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10 prácticas para un buen control de documentos informático

El control de documentos informático.

Tal vez te encuentres en la implementación de un sistema de calidad, es sumamente recomendable que el control de documentos de tu sistema tenga un soporte informático; tal vez ya tienes un sistema implementado y te encuentras interesado en mejorarlo, continua leyendo para conocer la recomendaciones básicas que tu interfaz electrónica de control de documentos debería tener.

control de documentos

1 La interfaz: Un gestor de contenido empresarial adecuado al tamaño de la empresa y la complejidad de los procesos es mucho mejor que tener una serie de carpetas con archivos en un disco duro propiedad de nadie.

2 La seguridad: Es importante contar con la protección antivirus, malware para revisar todos los documentos;  también debes contar con un sistema de respaldos diarios, semanales y mensuales;  además debe contar con un control de acceso a los usuarios.

3 WorkFlow; El flujo del documento debe ser claro y sencillo; un ejemplo de workflow para documentos puede ser así: Elaboración->Revisión->Aprobación->Publicación; para esto la interfaz ayuda mucho así que tómalo en cuenta al momento de decidir que interfaz electrónica es la adecuada para el control de documentos.

4 Perfiles de usuarios; la interfaz debería ser capaz de dar de alta usuarios, definir permisos de acceso, roles de edición y publicación; hay que recordar que no todos los usuarios tienen las mismas competencias informáticas así mismo no tendrán las mismas autoridades y responsabilidades  dentro de la interfaz informática.

5 Organización del almacenamiento: Crea secciones dentro de la interfaz en  primer nivel por procesos, segundo los manuales, tercero los procedimientos, ultimo los instructivos; algunos prefieren organizar conforme a los elementos de la norma, pero no hay que olvidar el enfoque de procesos y reflejarlo en todo lo que se hace.

6 Los documentos: En una interfaz adecuada puedes poner los documentos originales, por medio de los perfiles podrás cruzar roles; Juan puede editar y Pedro solo puede consultar y así. Todo lo que este dentro de la interfaz es documento controlado, lo que este fuera NO lo es.

7 Control de versiones: La interfaz electrónica que decidas debería tener capacidad para controlar y diferenciar las versiones más recientes de las obsoletas, así como el registro histórico de los cambios que se van dando en el documento.

8 Manual de usuario, procedimiento y políticas: Define reglas operativas de uso, que te ayude a generar un orden. En este caso un manual de usuario es indispensable para todos incluso será bueno para los auditores externos. Un manual bien hecho envía el mensaje al auditor de que casi todo está bajo control.

9 Documentos externos; aquí el secreto es compatibilidad, por ejemplo si has decidido una interface tipo Wiki tus procedimientos quedan en una página, si un proveedor subcontratado para elaborarte un producto, te envía su procedimiento en formato Word, ahí ya no hay compatibilidad; en tu procedimiento de control de documentos deberás de anotar la forma de proceder. NOTA en una Wiki puedes almacenar objetos como PDF o DOC relacionándolos como descargables.

10 Normas, guías y directrices relacionadas: ISO 10013 Directrices para la Documentación, ISO 15489 Gestión de Registros, Orientación sobre los requisitos de Documentación de la norma ISO 9001:2008, son estas normas las básicas para un buen control de documentos.

Hay empresas que tienen gestores de contenidos empresariales (ECM) como interfaz informática para su vida diaria (networking) y aparte un sistema informático para ISO. Debes pensar siempre en Lean, los ECM´s son capaces de llevar todo tu control de documentos y así tendrías una sola herramienta que simplifica el trabajo, algunos ejemplos de ECM’s son Alfresco y SharePoint.

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Guía implementación de ISO 9001:2008

Acerca de Daniel Jimenez

Daniel Jiménez tiene un máster en dirección y gestión de la calidad; es autor de varios ebooks sobre calidad además del blog Pymes y Calidad 2.0, donde comparte métodos y estrategias novedosas para ayudarte a implementar y mejorar sistemas de gestión. Si estás trabajando en este campo, y quieres hacerlo diferente y mejor, ¡Este blog es para ti!.

4 Comentarios

  1. Gracias saludos

  2. Consultora Karla Miranda

    Son muy buenos puntos, para tomar en cuenta cualquier software para control de documentos

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