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4 Diagramas Para Identificar El Alcance Del SGC Y Sus Procesos

Un Sistema de Gestión de Calidad proporciona una visión general de alto nivel estructurada del conjunto de procesos empresariales de una organización. También le permite identificar procesos candidatos sujetos al cambio o mejora de procesos de negocios.

Al implementar un Sistema de gestión de calidad, podemos documentar la declaración de su Alcance, pero también se debe considera la posibilidad que tienen los distintos diagramas para trazar visualmente el Alcance y analizar cómo interactúa un proceso de ámbito empresarial con su contexto organizacional.

El objetivo principal de usar un diagrama para visualizar el Alcance del SGC. es definir y acordar los límites de un sistema o un proceso. También los diagramas son la herramienta ideal para identificar y mejorar las líneas de la comunicación con las partes interesadas.

Para visualizar el Alcance de un SGC y sus procesos, podemos elegir entre diferentes tipos de diagramas.

Veamos estos cuatro.

El diagrama de contexto IDEF0

El diagrama IDEF0 o IDEFØ (Integration Definition for Function Modeling) representa cómo las actividades de un proceso se interrelacionan, cómo los recursos son utilizados por un proceso, y cuál es el resultado o salida de cada proceso. El modelo consta de gráficos simples que le soportan como el cuadro, flechas y texto asociado.

La esencia de un diagrama IDEF0 es que nos permite centrarnos en cómo el proceso interactúa con su entorno. Es ideal para determinar el contexto y alcance de un proceso.

Un diagrama IDEF0 describe cuatro tipos de interfaces (ICOM):

  • Entradas (I) de recursos, provienen de personas o procesos; es lo que necesita el proceso para arrancar.
  • Salidas (O) hacia otras personas u otros procesos, es el resultado del proceso.
  • Interacciones con fuentes que controlan el proceso, los controles (C) son las reglas, leyes, metodologías que gobiernan el proceso.
  • Interacciones con mecanismos que permiten el proceso; los mecanismos (M), apoyo, son todo lo que implica maquinaria, equipamiento, personal, tecnología que sirve para producir.

Los diagramadores IDEF0 empiezan por el diagrama Contexto o A-0 y luego “entran” en vistas más detalladas de sus sistemas; un diagrama de contexto siempre es la representación de nivel superior en el modelo y contiene solamente un proceso.

Ejemplo:

diagrama IDEFO IDEF0

El diagrama IGOE

El diagrama IGOE es una variación de IDEF0, el acrónimo IGOE significa “Input-Guides-Outputs-Enablers”.

El diagrama se utiliza para definir el alcance de un proceso, incluyendo los tipos de problemas que uno podría enfrentar en el análisis del proceso en su relación con su alcance. Además relaciona las interacciones entre el proceso, los procesos ascendentes o descendentes, los documentos pertinentes, las partes interesadas, etc.

  • Entradas (I) – información, materiales, personas.
  • Guías (G) – políticas, estrategias, reglamentos, leyes.
  • Facilitadores (E) – sistemas, equipos, herramientas, activos.
  • Salidas o resultados (O) – resultados, entregas, productos, información, personas.

Este diagrama se puede centrar también en cuestiones como:

  • Problemas con las entradas.
  • Problemas con las salidas.
  • Problemas con los controles.
  • Problemas con los facilitadores

Y podría utilizarse para registrar y documentar las IGOE de lo que hace una organización dentro de su alcance y control.

Ejemplo:

diagrama IGOE

El diagrama SIPOC

Una técnica conocida es el diagrama SIPOC. Representa una visión de alto nivel de un proceso. Muestra los Proveedores, Entradas, Procesos, Productos y Clientes.

Los clientes reciben o usan los resultados de un proceso; los clientes no son sólo compradores de un producto o servicio, sino también receptores o usuarios de los productos o servicios realizados en cada paso del proceso. Son considerados como partes interesadas.

Los insumos son los requisitos clave necesarios para que el proceso funcione y representan lo que los proveedores proporcionan. Los proveedores son aquellos que proporcionan insumos; también son partes interesadas.

Los resultados son los resultados de las diferentes etapas del proceso y pueden utilizarse como base de las discusiones con los clientes para identificar sus necesidades.

Los diagramas SIPOC son útiles para enfocar una discusión y ayudar a los miembros del equipo de trabajo a ponerse de acuerdo sobre un lenguaje común y la comprensión de un proceso para la mejora continua del mismo.

En Six Sigma, SIPOC se usa a menudo durante la fase de “definición” de los pasos de mejora de DMAIC.

Ejemplo:

diagrama sipoc

Modelo de interacción empresarial

El propósito de un modelo de interacción empresarial (BIM) es proporcionar una vista de helicóptero de las interacciones de negocios entre las partes interesadas que desempeñan un papel dentro del contexto organizacional bajo el control de la organización.

Su enfoque de desarrollo común es el siguiente:

  • Identificar a los actores dentro del ámbito de dominio empresarial.
  • Identificar clientes y sus interacciones.
  • Identificar proveedores y sus interacciones.
  • Identificar competidores relevantes, reguladores y partes externas según sea necesario.

Al igual que un mapa de relaciones Rummler-Brache, este diagrama proporciona una manera conveniente de establecer gráficamente los límites de los procesos a considerar para un examen más detallado.

Ejemplo:

Ejemplo de contexto de la organización

Declarar el Alcance del Sistema de Gestión de Calidad es uno de los requisitos de la norma ISO 9001:2015, utilizar diagramas de este tipo permitirá a los implementadores tener una visión de “¿Hasta dónde la organización tiene el control?” que les facilitará declarar el Alcance de su SGC.

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Guía implementación de ISO 9001:2008

Acerca de Daniel Jimenez

Ingeniero Industrial, Máster en Dirección y Gestión de la Calidad. Con gusto comparto mis experiencias y conocimiento sobre Sistemas de Gestión aquí. Me especializo en aportar soluciones a líderes de sistemas que quieren obtener mejores resultados de sus proyectos de implementación, mejora o auditoría, Clic Aquí Para Conocerlas Hoy.

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2 comentarios

  1. Jacinto Leopoldo

    Excelentes herramientas graficas; destaco la importancia de hacer este tipo de diagramas para posteriormente hace la declaración textual de nuestro alcance. Saludos a todos

  2. Gracias por ilustrarnos con excelentes herramientas, son valiosos recursos para nuestros SGC.

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