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Cinco Errores Que Debes Evitar En El Mapeo De Procesos

Implementar un sistema de gestión de la calidad ofrece al usuario la oportunidad de identificar desperdicios y mejoras en sus procesos; el mapeo de procesos es la herramienta fundamental en la que ésto puede lograrse.

Sin embargo hay errores que pueden impedir el logro de los beneficios que un buen mapeo puede aportar; conoce aquí las 5 etapas de la realización de un mapeo, los posibles errores y cómo solucionarlos.

Cinco etapas para hacer un buen mapeo de procesos:

1. Construir un equipo multi-funcional para crear el mapa.

Al construir mapas de procesos, debes asegurarte de que se cubre todo lo que sucede en los procesos, es necesario involucrar a las mapeo de procesos - trabjar en equipopersonas que trabajan directo en los diferentes procesos que están dentro del alcance del sistema de la organización.

Esto permite captar el aporte de diferentes puntos de vista, y facilita la aceptación de toda la empresa, cuando llegue el momento de poner en práctica soluciones.

ERROR UNO: Es precisamente lo contrario, no involucrar a nadie o a los que no participan en el proceso; parte de la errónea creencia de que un SG es responsabilidad de una persona o un limitado equipo de personas.

FORMAS DE SOLUCIONARLO: Desde el principio debe clarificarse el alcance del sistema de calidad, los procesos dentro deberían tener un líder o propietario, el cual se encargara de involucrar a los que trabajan directo en cada actividad. ¡INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN!

2. Determinar qué proceso o cadena de valor se debería mapear.

No trates de mapear cada proceso y flujo de procesos de buenas a primeras; eso sólo hace que sea más difícil de empezar para el mapeo de procesos - ¿Qué procesos?equipo.

Puede que sea mejor mapear los procesos que causan el mayor dolor para el cliente.

Puedes, también mapear, agrupar procesos que elaboran varios productos o servicios relacionados que siguen un flujo de actividades similares.

ERROR DOS: No definir claramente el alcance del nuevo sistema de calidad o pensar que el mapeo es por departamentos o áreas, esto es consecuencia de no involucrar al cliente de la organización y del desconocimiento del enfoque de procesos.

FORMAS DE SOLUCIONARLO: Clarificar los objetivos y política de la calidad, el alcance del nuevo y sistema, y mapear pensando en el flujo de valor para el cliente; el cliente debería ser el disparador y el que cierra el proceso.

3. Crear un mapa del estado actual que muestra el flujo de materiales e información, a través del proceso elegido o cadena de valor requerida para hacer el producto o prestar su servicio.

Asegúrate de tener la perspectiva del cliente al realizar este paso; es la única forma probable que veamos cuestiones importantes que tienen un impacto en el cliente.

Implementar un sistema de calidad ofrece la oportunidad de analizar los procesos y detectar en ellos los desperdicios u oportunidades de mejora, esto tiene muchos efectos positivos en el aumento del valor para el cliente.

ERROR TRES: Hacer mapas de procesos sólo para cumplir el requisito, sin ir más allá del ámbito de la mapeo de procesos - mapa inicialmejora. No involucrar el cliente externo e interno. Reservarse información crítica para el mapeo de procesos y la mejora, generalmente efecto de: “¡Si se enteran que no le he estado haciendo bien!”

FORMAS DE SOLUCIONARLO: Determinar un control de documentos adecuado para los mapas de procesos donde se pueda ver la evolución y mejora del proceso. Informar al usuario sobre los objetivos del mapeo de procesos, se le está ayudando a mejorar. “La información despeja los miedos y genera ambientes de confianza”

4. Desarrolla un mapa del futuro estado que muestra el proceso de mejorado o flujo de valor creado, a partir de la identificación de los desperdicios, la solución de problemas, y con propuestas de cambio.

En este paso es donde se puede diseñar formas de eliminar los problemas del proceso, de suavizar el flujo de material e información,mapeo de procesos - nuevo mapa de poner en marcha todas las mejoras que estaban pendientes.

El mapa del estado futuro te permite predecir cuáles son sus plazos de entrega optimizados y cuánto inventario o capacidad de servicio es necesario tener a la mano.

El futuro estado también debería mostrar los pasos reducidos y registrar la diferencia de la situación actual de tal manera que el valor del mapeo sea evidente.

ERROR CUATRO: No llegar a este paso, son muchas las implementaciones de ISO 9001, donde sólo se hace un mapa que muestra los actuales procesos, de esta manera se salva el requisito y se logra la certificación pero no se obtienen los beneficios que deberían venir con la implementación de un sistema de calidad.

FORMAS DE SOLUCIONARLO: Darle al mapeo de procesos la importancia necesaria en la implementación del SGC, reservando un tiempo para hacer un examen crítico de cada actividad en los procesos.

De nuevo, la adecuada formación, manejo de la información y su comunicación son clave en la realización de un buen mapeo de procesos.

5. Implementar los cambios propuestos y medir la mejora resultante.

La brecha entre el estado actual (Punto 3) y el estado futuro (Punto 4) es tu hoja de ruta para hacer cambios y asegurar una mapeo de procesos - mejora continuaimplementación de ISO 9001 que genere beneficios inmediatos.

Una vez que se identifican las oportunidades de mejora y sus soluciones, hay que realizar un plan sencillo pero detallado: ¿Quién?, ¿Qué?, ¿Cómo? y ¿Cuándo?, se trata de poner en marcha las mejoras.

El mapeo de procesos o no debe ser un evento de una sola vez.

No sabrás realmente que tanto se puede mejorar el proceso hasta que haya pasado por la realización del mapeo del proceso varias veces.

ERROR CINCO: Ser consciente de las oportunidades de mejora detectadas y hacer un plan sin priorizar las acciones de mejora (peor aún no ponerlo en marcha), primero se deberían realizar aquellas que impacten positivamente al cliente; segundo, se deberían realizar aquellas mejoras que beneficien a la organización en rapidez, costos y calidad.

FORMAS DE SOLUCIONARLO: Priorizar las acciones de mejora en el plan, emprender en equipo cada una de las mejoras; un diagrama de Gantt es buena herramienta para monitorear el avance de cada mejora, un líder de mejora en cada proceso puede ser una buena idea para darle dirección.

Mapear y remapear procesos es mejora.

Las organizaciones exitosas revisan continuamente los flujos de sus procesos y realizan mejoras continuas en ellos – convierten el mapeo en una práctica que mantiene a sus clientes continuamente satisfechos con los productos y servicios finales.

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Guía implementación de ISO 9001:2008

Acerca de Daniel Jimenez

Ingeniero Industrial, Máster en Dirección y Gestión de la Calidad. Con gusto comparto mis experiencias y conocimiento sobre Sistemas de Gestión aquí. Me especializo en aportar soluciones a líderes de sistemas que quieren obtener mejores resultados de sus proyectos de implementación, mejora o auditoría, Clic Aquí Para Conocerlas Hoy.

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3 comentarios

  1. Ing Karla Miranda

    Mapear por cumplir el requisito es el error más común también mapear sin dominar la diagramación.

    Ya vi su nuevo proyecto para el sitio nuevo dedicado a la ISO 9001:2015 felicidades!!!

  2. Angelica Ma Castillo

    Daniel, excelente y PRACTICO aporte. Muchas gracias!

  3. Cómo quisiera que la empresa que me “asesora” se diera cuenta de que de los 5 puntos que mencionas … ellos caen 4 veces en los errores .. y así esperan que veamos un cambio .. y lo peor es que el director les tiene tanta confianza que cree todo lo que les dice y no se dan cuenta que no tiene experiencia… y yo que no tengo conocimiento ni nada parecido sin embargo, tu pagina me ha servido muchisimo .. de antemano te agradezco todo lo que publicas 🙂

    saludos desde mexico.

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