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6 Acciones Para Formalizar Los Indicadores De Tu Sistema De Gestión

– ¿Cómo vamos en tal cosa? – Pues, vamos bien, creo.

El diálogo anterior suele ser muy común en las organizaciones que están en vías de formalizar sus métodos de seguimiento al logro o avance de sus propósitos.

En esta etapa, también suele cometerse el error de medir las cosas de una forma y al día siguiente de otra… es más feo, cuando la estrategia ya está en marcha y aún seguimos experimentando formas de seguimiento.

Invierte antes un poco de tiempo.

Bien vale la pena, darse el tiempo necesario para clarificar el propósito de un proceso y los métodos formales para darle seguimiento su propósito, aquí encontrarás seis acciones para formalizar indicadores.

Un indicador no debe dar lugar a interpretaciones diferentes, por ello, el líder del proceso deberá aplicar criterios funcionales para formalizar sus indicadores de acuerdo a sus necesidades.

Seis acciones que puedes considerar a la hora de definir los indicadores:

1. ¿Qué indicadores te interesa poner en marcha?”

Sólo se deben desarrollar aquellos indicadores que son rentables para la organización, darle seguimiento a algo también cuesta; concéntrate en aquellos que te proporcionen información relevante, sólo de esta forma podrás justificar el esfuerzo necesario para su obtención.

Para decidir que indicadores emprender toma en cuenta lo siguiente:

  • Deberían mostrar un grado de avance o retroceso de los propósitos del proceso y de las acciones tomadas para acercarse al objetivo;
  • Deberían expresar la evolución de factores críticos de éxito de la organización o el área evaluada (algunos de estos factores son: satisfacción de clientes y partes interesadas, resultados económicos, productividad, clima laboral…)
  • Deberían mostrar la evolución de las áreas, procesos; el resultado de acciones tomadas sobre parámetros conflictivos que desean resolverse o con riesgos reales o potenciales a tratarse.

Los indicadores deben tener una estrecha relación con el propósito del proceso, bien vale la pena dedicarle tiempo a una declaración escrita del propósito: ¿Por qué eres consultor?, ¿Por qué brindas servicios médicos?, ¿Por qué hacer autos?

Analiza también, en un primer nivel, las tareas esenciales del proceso, ésto te servirá para clarificar aún más el propósito.

2. ¿Sobre qué se quiere llevar la medida?

Debes denominar lo que te interesa medir en función del propósito y los factores de éxito, ¿Qué concepto valorarás?

Por ejemplo: En una clínica de servicios médicos, que también es un negocio que debe buscar la rentabilidad, ¿qué es más valioso a futuro?, ¿dar muchas consultas médicas sin pensar en el resultado o dar muchas consultas médicas con tratamientos exitosos?, ¿cuál es el factor crítico del negocio?

Algunos indicadores se denominan en términos de: rapidez de gestión, porcentaje de tratamientos médicos exitosos, número de nuevos clientes, número de suscriptores nuevos al boletín, nivel de satisfacción de los cursos impartidos, índice de accidentalidad, productividad mensual, etc.

Al denominar tus indicadores evita la redundancia y concéntrate en aquellos que aportan valor.

Al describir la denominación de tu indicador debes ser específico, por ejemplo:

– El indicador “Las citas médicas” puede quedar como
– “Total de las citas médicas generales realizadas en el mes”

3. ¿Cómo lo vas a calcular?

Define el sistema que emplearás para procesar matemáticamente la información y llegar al resultado.

Define las observaciones (recopilaciones) necesarias y el medio para registrar la información recopilada, junto con la periodicidad con la que calcularás el indicador: diario, semanal, mensual, trimestral, anual, etc.

Matemáticamente el indicador puede expresarse como:

– un recuento;
– un grado de medida o una estimación sobre una escala de valor;
– un porcentaje;
– un ratio;
– una nota estimada en función de una tabla de datos;
– etc.

Además, conviene especificar cuáles son las fuentes empleadas para obtener los datos utilizados en el cálculo del indicador.

4. ¿Cómo lo vas a representar visualmente?

El dicho “Una imagen dice más que mil palabras”, representar en un gráfico los resultados del cálculo de la informaficha para formalizar indicadoresción es más atractivo que un texto.

En un gráfico de barras o puntos puedes representar la evolución del indicador, de tal manera que muestre de forma clara al personal involucrado los resultados alcanzados.

Las gráficas como histogramas, sectores, radial, curvas, pastel son muy útiles; compleméntalas usando diferentes colores para conseguir contrastes; puedes usar símbolos o dibujos para resaltar detalles.

5. ¿Quién será el líder del indicador?

Generalmente, cuando todos asumen que alguien más hará el trabajo; el trabajo queda sin hacerse.

Define responsabilidades para:

– ¿Quién recopilara la información del indicador?
– ¿Quién realizará el cálculo y análisis del indicador?
– ¿Quién comunicará los resultados a los interesados?
– ¿Quiénes evaluarán los resultados y emprenderán mejoras?

6. ¿Cuándo estarás dentro o fuera de control?

A veces, el “No Hacer Nada” es también una acción acertada.

Los objetivos a conseguir pueden llevar a definir umbrales para ciertos indicadores; los umbrales son esos pequeños márgenes arriba o abajo del objetivo, suelen expresarse en términos de:

− Mínimo y/o máximo a respetar sin modificar el proceso;
− Valor a conseguir;
− Consecución sucesiva de valores en el tiempo.

Los umbrales funcionan como alertas y disparadores de acciones, algunos los representan como fronteras de colores que reflejen la cercanía con el objetivo (rojo, amarillo, verde)

Según los umbrales, se pueden emprender acciones para mejorar los resultados o simplemente no hacer nada extraordinario y seguir con la estrategia.

Define qué umbrales usarás, cómo los representarás y cómo actuarás al pasar la frontera de cada uno.

Bien, estos seis pasos básicos te serán útiles para examinar el propósito y objetivos de tu proceso, clarificar las tareas críticas, denominar el indicador, trazar las formas de recopilación y cálculo, trazar las formas de representarlos, definir responsabilidades y los modos de actuación ante los resultados, te dejo ahora una plantilla descargable para que empieces con la formalización de tus indicadores.

Ficha para formalizar indicadores zip/xls

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Acerca de Daniel Jimenez

Ingeniero Industrial, Máster en Dirección y Gestión de la Calidad. Con gusto comparto mis experiencias y conocimiento sobre Sistemas de Gestión aquí. Me especializo en aportar soluciones a líderes de sistemas que quieren obtener mejores resultados de sus proyectos de implementación, mejora o auditoría, Clic Aquí Para Conocerlas Hoy.

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2 comentarios

  1. Buenos días Daniel, un artículo de mucho interés. La obtención de indicadores, y en especial en empresas donde no disponemos de herramientas para un procesado ágil de los mismos, nos llevan a veces a disponer de ellos como meros justificantes de cara a auditorias, etc. Desafortunadamente este es mi caso. Aplicaré tus recomendaciones, en especial la concreción y que realmente sea útil para la empresa. Muchas gracias por el artículo.

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