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Acciones Correctivas – 60 Notas que Debes Tener en Mente

Acciones correctivas – 60 Notas

Todos los problemas tienen solución, hay más de un camino para llegar a la solución, es lo que dicen… Pero todo comienza con un definición clara del problema, aquí tienes una lista de 60 pequeños apuntes sobre acciones correctivas, se creó gracias a esos pequeños momentos de reflexión, charlas con amigos y clientes, experiencias in situ, píldoras de cursos y libros. Son esas pequeñas notas que todos hacemos en los momentos en que encontramos claridad.

acciones correctivas
Cuando las acciones correctivas son efectivas

Requisitos de las acciones correctivas en la norma ISO 9001

1. Es un DEBE tomar acciones para que las causas de las No Conformidades sean eliminadas y evitar que vuelvan a ocurrir… ¡caray! Nunca de los nunca.

2. Las acciones correctiva tomadas DEBEN ser apropiadas a los efecto de las no conformidades. En otras palabras, la organización debe evaluar, entre otras consideraciones, el riesgo e impacto potencial sobre la satisfacción del cliente, y luego tomar la acción que, lógicamente, se ajuste a la descripción de “apropiado”.

3. DEBES tener un procedimiento documentado que incluya: revisar las no conformidades, determinar las causas, evaluar la necesidad de adoptar acciones, determinar e implementar acciones, registrar los resultados, revisar la eficacia de las acciones tomadas.

4. La norma no nos impone que iniciemos acciones correctivas con cada no conformidad. Sólo pide que: § Determinemos las causas de la no conformidad § Evaluemos la necesidad de iniciar acciones correctivas y si es necesario emprendamos AC. Ver 8.5.2 inciso C.

5. Solo en el caso de auditorías, las NC´s detectadas deben corregirse y tomar acciones correctivas sin demora justificada, ver punto 8.2.2. Cosa que da al traste con el punto 8.5.2 donde puede evaluar la necesidad de adoptar acciones.

Revisión y cierre de las acciones correctivas

6. La revisión implica: Respuestas a las acciones correctivas y eficacia de las acciones tomadas.

7. La respuesta puede integrarse por: • corrección, análisis de la causa, y acción correctiva ó • análisis de causa, corrección, y acción correctiva.

8. Cuando se detecta una no conformidad cabe esperar tanto la corrección como la acción correctiva.

9. La alta dirección DEBE revisar el estado de las acciones correctivas.

10. En las auditorías internas se debe verificar el estado de las AC del proceso cuestión.

11. Dos o más no conformidades con una misma causa raíz pueden ser tratadas con una sola acción correctiva, más la evaluación de la efectividad será individual.

Definiciones.

12. No conformidad: incumplimiento de un requisito (ISO 9000:2005, cláusula 3.6.2)

13. Corrección: acción tomada para eliminar una no conformidad detectada (ISO 9000:2005, cláusula 3.6.6)

14. Acción correctiva: acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación indeseable (ISO 9000: 2005, cláusula 3.6.5)

Procesos.

15. Las no conformidades se originan en un proceso que ha fracasado.

16. La causa raíz del problema es la debilidad en el proceso que origina el problema.

17. Al abordar las acciones correctivas desde la perspectiva del enfoque de proceso, las soluciones a largo plazo y mejores resultados en general, son alcanzables.

18. Para que un proceso sea capaz de para producir los resultados deseados, se debe seguir algunas reglas básicas:

• El proceso debe ser definido por los encargados de planificar el trabajo
• El proceso debe ser entendido por aquellos que hacen el trabajo
• El proceso debe ser fácil de llevar a cabo por quienes ejecutan le trabajo
• El proceso debe ser medido para entender los resultados

Liderazgo, autoridades y responsabilidades.

19. Las Acciones Correctivas requieren a los dueños y gerentes de empresas que realmente se preocupen por la empresa y sus clientes.

20. Requieren a los líderes medios que reaccionan rápidamente a los problemas para minimizar el impacto en el cliente.

21. El líder del proceso, en el que se levanten no conformidades, será el responsable de llevar a cabo el procedimiento de acciones correctivas.

22. Solo las personas capacitadas internamente pueden levantar no conformidades y solicitar las acciones necesarias para evitar que se repitan.

23. Solo las personas capacitadas en el procedimiento de acciones correctivas deben emprender acciones ante las no conformidades.

24. Es labor del responsable de calidad, elaborar el procedimiento de acciones correctivas así como de velar por su correcta aplicación.

25. Es labor de la alta dirección promover el uso de las acciones correctivas como una herramienta de mejora para la organización, aportar los recursos necesarios para que estas se lleven a cabo y revisar periódicamente su estado.

26. Es autoridad y responsabilidad de los auditores levantar no conformidades de acuerdo a los hallazgos de incumplimientos, buen fundamentadas, y darle seguimiento hasta su cierre debido a una acción correctiva eficaz.

27. Es recomendable tener acuerdos con los proveedores que incluyan el alcance y los procedimientos de acciones correctivas.

Fuentes.

28. La necesidad de aplicar acciones correctivas puede provenir de:

• Quejas de clientes.
• Reclamaciones en periodo de garantía.
• Problemas con proveedores.
• Casos de no conformidades.
• Adaptación o reparaciones.
• Informes de auditorías.

La causa raíz.

29. Hay cuatro posibles “causas raíz” a cualquier problema:

• Inadecuada definición del proceso.
• La insuficiente comprensión del proceso.
• Obstáculos en el proceso que conduce a “errores” o “salidas”.
• Proceso de Incapaces, como lo demuestran los datos mensurables.

Eficacia de las acciones tomadas.

30. Las No Conformidades suceden cuando un conjunto de elementos no controlados (a veces ni definidos) del proceso se disparan (situaciones), la eficacia se demuestra después de detectar y haber solucionado esos disparadores evitando así la recurrencia.

31. La causa raíz del problema es la debilidad en el proceso que origina el problema.

32. Nunca será conveniente ser juez y parte, una tercera persona bien puede verificar formalmente la efectividad de las acciones tomadas.

33. Una vez aplicadas las acciones correctivas, bien vale definir con rigor una fecha para verificación, de no hacerlo a muchos se les olvida y resulta grave cuando llega otra auditoría externa.

Métodos de solución.

34. Según Crosby, autor de una metodología para el análisis y la eliminación de problemas, la cual se basa en cinco pasos:

1. Definir la situación actual
2. Remediar temporalmente
3. Análisis de causas raíz
4. Tomar acción correctiva
5. Evaluación y seguimiento

35. Las investigaciones acerca de los problemas no son casuales, sino sistemáticas y racionales.

36. Considera el uso de equipos multi-funcionales, para el análisis causa raíz, incluyendo la posible participación de un representante designado al cliente.

37. El secreto se encuentra en la obtención de una simple comprensión de lo que hace que un proceso funcione bien cuando lo hace.

38. Cuatro preguntas de investigación que puedes utilizar para encontrar la causa raíz de cualquier problema relacionado con el proceso:

• ¿El proceso está formalmente definido y documentado?
• ¿Pueden quienes realizan el trabajo demostrar la comprensión completa del proceso definido?
• ¿Hay obstáculos en el proceso que impiden que se realice debidamente el proceso definido?
• ¿Los resultados obtenidos muestran que el proceso es capaz de cumplir de forma consistente los requisitos?

Indicadores de desempeño.

39. Tiempo de ciclo apertura-cierre de acciones correctivas.

40. Recurrencia de problemas en los que se ha tomado ya acciones.

41. Número de acciones correctivas abiertas.

42. Costo beneficio de cada acción.

Otros.

43. Todas las “No Conformidades” requieren “Correcciones”, pero no todas las “NC” requieren “Acciones Correctivas”

44. Las Acciones Correctivas que no se cierran en tiempo y forma, la mayoría de las veces no se deben a falta de método e ideas de solución, generalmente se deben a Procastrinación (falta de productividad personal)

45. Una Acción Correctiva puede quedar abierta el tiempo necesario, el problema es la falta de seguimiento.

46. Las fechas límite (deseables no estrictas) de cierre de una Acción Correctiva son sanas y un buen ejercicio para la disciplina que requiere la calidad.

47. ¿la mejora continuada tiene fechas?

48. Si todo el mundo está implicado que no nos importen las fechas, conseguiremos nuestro objetivo.

49. Lo importante de una acción correctiva es que elimine la causa de una no conformidad.

50. Es importante que facilite los recursos adecuados para garantizar que las actividades de la acción correctiva requerida o acordada puede llevarse a cabo.

51. No es necesario gastar un millón de dólares para solucionar un problema de diez dólares.

52. La misión de los auditores es comprobar que las acciones correctivas surtan efecto.

53. Evaluar la importancia de aplicar no conformidades en términos de su impacto sobre

– costos de operación,
– el costo de la no conformidad y su corrección,
– el rendimiento del producto, fiabilidad, seguridad,
– los requisitos reglamentarios;
– afecta a los clientes sobre el producto y los procesos;
– cualquier otro riesgo a la satisfacción del cliente

Humor

54. Toda empresa tiene un pelotón de empleados, dedicados todos ellos a encontrar problemas antes de que se conviertan en malos productos o servicios… ¿Sí o sí?

55. ¿De quién fue la idea?, poner una caja de sugerencias para que todos aporte sugerencias de solución es brillante, sobre todo cuando lleva más de 7 meses vacía.

56. Debes tener un plan para revisar las no conformidades cuando se presentan, incluso todos los reclamos de los clientes, en él no debes incluir “Hacer una carrera a fondo para ignorarlas”

57. Para determinar la causa raíz de la no conformidad y evitar la recurrencia, hay que mantener al jefe alejado de esto, ya sabemos todo que pasa cuando se pone a trabajar.

58. Averiguar si el problema necesita algún tipo de acción para evitar que suceda otra vez. ¡no que va! Que nos gusta atender problemas aquí.

59. Los milagros solo nos suceden a las buenas personas, los demás tienen que aplicar acciones correctivas.

 60. Después de un MBA, una renovación ISO 9001, él sigue preguntando: ¿Y las acciones correctivas de que van?

¿Tienes alguna experiencia, nota o comentario sobre el tema? hagamos esta lista más grande ¡COMENTA!

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Guía implementación de ISO 9001:2008

Acerca de Daniel Jimenez

Ingeniero Industrial, Máster en Dirección y Gestión de la Calidad. Con gusto comparto mis experiencias y conocimiento sobre Sistemas de Gestión aquí. Me especializo en aportar soluciones a líderes de sistemas que quieren obtener mejores resultados de sus proyectos de implementación, mejora o auditoría, Clic Aquí Para Conocerlas Hoy.

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6 comentarios

  1. Buenas Tardes Daniel.

    Siempre reviso tus boletines y de verdad muchas gracias por toda esa valiosa información que nos suministra. No obstante, no todo el tiempo puedo leerlos completos y quiero saber como hacer para descargar tus artículos o poder guardarlos, para luego revisarlos detenidamente y tenerlos como parte de las herramientas que a veces no ayudan o nos sirven para considerarlos al momento de tomar acciones cuando trabajamos con sistemas de gestión de la calidad.

  2. Muy bueno, no solo este, el mapa menta, etc.

    Me gustaria tener este articulo de 60 items a tener en cuenta con las acciones correctivas.

    Jorge Davila
    Ing Industrial (Colombia)

  3. Luis Alberto Gonzalez

    Don Daniel, gracia por sus articulos, muy didacticos y asertivos. La duda ¿Como los guardo en mi Pc para futuras consultas y posibles aplicciones. Nuevamente gracias. Luis Alberto Gonzalez re3sidente en Colombia

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