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Alta Dirección – tres pasos para auditarle sin perder tu trabajo

¿Te toco auditar a la alta dirección y te has congelado?, llevas tiempo siendo auditor interno, dominas la norma ISO 9001 y siempre destacaste en los cursos para auditores internos, tus auditorias anteriores fueron impecables y por fin te toco auditar a la alta dirección¡Se supone que deberías confiar en tus competencias!

Muchos aseguran que es delicado auditar a la alta dirección, algunos lo dicen porque es un proceso crítico que lleva en los hombros el destino de la empresa y puede decidir sobre el futuro, dentro de la empresa, de cada trabajador.

La verdad es que no deberíamos hacer ningún trato especial, ni pretender que no vimos ningún incumplimiento, la norma ISO 9001:2008 es estricta en todos sus debes, como auditor interno tú tienes que seguir la misma línea.

Si te han asignado la tarea de auditar a la alta dirección, ¡Perfecto!… el auditor líder siempre piensa en sus mejores auditores internos para sacar esta tarea específica adelante… ¡Así que lo estás haciendo bien!

Si la alta dirección realmente está interesada en la empresa y su sistema de gestión, es una magnífica oportunidad para ti. Hacer una auditoría interna profesional te puede ayudar mucho, a los buenos directivos les interesa saber que en su barco hay personas profesionales en las que se puede confiar.

¿Cómo auditar a la alta dirección en tres pasos?

Paso uno – Haz un buen plan.

  1. Ponte al día con los últimos cambios y las estrategias que la empresa este adoptando: revisa el más reciente organigrama, los planes del negocio, nuevos productos, objetivos y planes para lograrlo.
  2. Te recomiendo leer a fondo el capítulo 5 de la norma ISO 9001:2008, junto con el diagrama de tortuga, los procedimientos del proceso de la alta dirección serán tu principal fuente de información para hacer tu lista de verificación. (Lee mi artículo “Cómo hacer una lista de verificación“)
  3. Más que enfocarte en hacer una lista de preguntas, enfócate en buscar evidencias de la conformidad.
  4. Re empápate de la cultura de la empresa, la cultura es casi siempre es un reflejo del modo de ser de la alta dirección, a veces estamos tan metidos resolviendo nuestros problemas que no volteamos a ver lo que pasa en el resto de la empresa.
  5. Preséntate como una persona profesional.
  6. Planifica un uso adecuado del tiempo requerido para la auditoria y del tiempo de la alta dirección.

Paso dos – Haz una buena ejecución.

Utiliza el método Entrevista – Evidencia para asegurar la conformidad de la auditoria a la alta dirección, sin olvidar, o hacer como que se te olvida, que la evidencia debe ser corroborada.

La entrevista…

Para ello, ya habrás planificado preguntas relevantes y en términos entendibles para la alta dirección:

  • Un buen objetivo, es buscar compromiso e implicación de la alta dirección con el sistema de gestión de la organización, la conciencia no siempre está ligada con la implicación, y la implicación siempre es acción.
  • Define clara y rápidamente la evidencia de la conformidad con los requisitos de la norma ISO 9001 en lo que a la responsabilidad de la alta dirección implique.

Corroborando la evidencia…

Todas las evidencias deben ser corroboradas, es decir, se debe comprobar que existe, se aplica, está disponible y que tiene relación con los requisitos… a fin de comprobar la conformidad.

La corroboración incluye:

  • verificación de la disponibilidad y relevancia de las políticas y los objetivos,
  • que está establecida la conexión entre las políticas y los objetivos,
  • verificación de que estas políticas y estos objetivos son eficaces  y todos los conocen y comprenden,
  • comprobar si las políticas y los objetivos son adecuados para la mejora continua del sistema de gestión y para el logro de la satisfacción del cliente,
  • determinar claramente si la alta dirección está involucrada directamente en las revisiones por la dirección.

La entrevista con la alta dirección siempre es necesaria a fines de comprobar la responsabilidad de la alta dirección y que las auditorías internas se están llevando a cabo…. ¡No hay escapatoria tienes que auditar a la alta dirección!

Una vez iniciada la auditoría a la alta dirección, y para concluirla bien, debes asegurarte de que cada pregunta de tu lista de verificación cuente con respuesta y evidencia capaz de corroborase.

La evidencia debe ser revisada cuidadosamente, con el fin de que este completa y sea relevante para llegar a una buena conclusión de la auditoría.

Paso tres – Haz un reporte memorable de la auditoría.

¡Casi estas por terminar! Lo harás cuando el reporte este aprobado y entregues copia a la dirección y a las partes interesadas; y cuando todas las actividades que planificaste para la auditoría puedas declararlas como terminadas.

Con la dirección del auditor líder, analiza los hallazgos de la auditoría y redacta el informe en el formato aceptado y adoptado, de nuevo no dejes de comprobar las evidencias y revisar su validez antes de hacer el informe.

La utilización de un formato y contenido normalizado para el informe de los resultados permitirá una mejor lectura y entendimiento del mismo.

Todos los informes de auditoría pueden presentar las siguientes características:

  • Explicar claramente el alcance y los objetivos de la auditoría.
  • Presentar de forma fiel, total y con imparcialidad, los hallazgos fundamentados en hechos.
  • Ser concisos, claros y completos.
  • Detallar los hallazgos y las conclusiones de manera objetiva, clara y sencilla.
  • Incluir, cuando sea preciso, recomendaciones de acciones de mejora en las áreas problemáticas e información sobre las causas fundamentales de los problemas.
  • Incluir sólo información objetiva.
  • Enfatizar las mejoras que deben llevarse a cabo.

El informe de auditoría a la alta dirección debe proporcionar un registro completo, preciso, conciso y claro de la auditoría.

Puede ser que la alta dirección requiera una presentación especial donde le muestres específicamente sus resultados o tal vez solo requiera el reporte final bien explicado, tienes primero que hacer el reporte estándar e indagar si requiere algo adicional… la mejor forma es indagar.

¡BIEN! si eres auditor interno y te ha tocado auditar a la alta dirección espero que estos consejos te sean útiles.

Te invito a comentar tus dudas o aportar tus experiencias con este proceso en la sección de comentarios.

Saludos

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Guía implementación de ISO 9001:2008

Acerca de Daniel Jimenez

Ingeniero Industrial, Máster en Dirección y Gestión de la Calidad. Con gusto comparto mis experiencias y conocimiento sobre Sistemas de Gestión aquí. Me especializo en aportar soluciones a líderes de sistemas que quieren obtener mejores resultados de sus proyectos de implementación, mejora o auditoría, Clic Aquí Para Conocerlas Hoy.

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3 comentarios

  1. INGRID PAOLA BAUTISTA

    hola buen dia, soy el encargado de llevar a cabo la implementacion del SGC ya llevamos un año y aun no he logrado crear conciencia a los funcionarios ellos aun creen que el tema de calidad es unicamente del area de control interno y calidad. el año pasado audite la alta direccion, soy poco experta en el tema, y la verdad creo que no se obtuvo el resultado esperado. estos consejos que das son fantasticos, y los pondre en practica para la proxima auditoria de la alta direccion.. esta auditoria me causa miedos porque no se que debo preguntar, la norma habla de muchos debes pero en realidad esos debes unicamente los se yo porque estoy al frente del SGC. agradezco mas orientaciones.. esta pagina esta genial… exitos y bendiciones de Dios..

    • Hola Ingrid, te comento, la generación de conciencia lleva tiempo y es una labor permanente.

      No a todos nos fue bien en la primera auditoría a la alta dirección, ¡la práctica genera maestría!

      Los “Debes” para una auditoría a la dirección están clarificados en el capítulo 5, yo siempre recomiendo a líderes de SGC como tú, que lean el libro “Líder 360 grados de John Maxwell” porque ofrece prácticas de liderazgo muy útiles para este perfil laboral

      Gracias por comentar y saludos

  2. Hola Daniel, muy interesante esta publicación. Me resultó muy útil. Saludos

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