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Auditorias: Cómo hacer una lista de verificación usando un diagrama de tortuga.

Si eres auditor interno, te comparto aquí un método para hacer tu lista de verificación de tu próxima auditoria.

Veremos cómo le podemos sacar provecho a todos esos diagramas de tortuga que realizaron tus compañeros cuando implementaron el sistema de calidad.

El máximo aporte que un SGC puede hacer a una empresa que requiere mayor auditoria diagrama de tortugaorganización es el uso del enfoque de procesos (Que el rey salve a los organigramas) y de la misma manera podemos hacer una auditoria.

Recordaras que un diagrama de tortuga es un gráfico que te muestra las entradas y salidas del procesos, con él podemos decir que recursos utilizamos, el cómo hacemos las cosas (procedimientos), quién participa y cuáles son sus competencias, además de declarar que objetivos e indicadores usamos para mejorar nuestro proceso.

Si no se te hace familiar un diagrama de tortuga te invito a leer el siguiente artículo: Cómo hacer un diagrama de tortuga

Descárgate aquí un ejemplo de diagrama de tortuga.

Formular tu lista de verificación para auditar no es enchílame una.

Uno tiene que formular las preguntas correctas y cerrar el círculo al usar el enfoque de procesos… ¡La tienes ganada! Como auditor interno tu trabajo se limita a auditar procesos específicos pero eso no te excluye de aplicar los principios y requisitos propios del proceso y estipulados por la ISO 9001.

Aquí los pasos del método:

#1 Solicita a tu auditado el diagrama de tortuga de su proceso; asegúrate de recibir copia conforme al procedimiento de control de documentos… Haz un verificación rápido antes de usarlo, algunas preguntas pueden ser:

•  ¿Es la última versión?
•  ¿Las entradas y salidas están claramente definidas?
•  ¿Han declarado en el diagrama todos los recursos (Hardware y software)?
•  ¿Todos los objetivos e indicadores están incluidos?
•  ¿Vienen relacionados todos los procedimientos e instrucciones?
•  ¿Todos los puestos de trabajo están relacionados?

Si no existe un diagrama del proceso no podrás continuar con los siguientes pasos; si has contestado “No” a más de una pregunta tampoco podrás usar el método.

#2 Ahora, basándonos en la misma estructura del diagrama de tortuga podemos hacer una plantilla como la mostrada en la imagen, le llamo mapa de preguntas.

lista-de-verificación-diagrama-de-tortuga

¿Y ahora que pregunto en la auditoria?

Si te fijasen en la imagen, he formulado preguntas de tipo general en cada una de las partes que componen el diagrama de tortuga… simplemente para trazar una ruta a seguir y después formular preguntas específicas en la lista de verificación para la auditoria.

Tener un mapa de preguntas nos quita esa pequeña angustia de no saber que preguntar o qué estrategia seguir…

#3 Haciendo la lista de verificación… toma tu lista de verificación en formato electrónico y pon los siguientes encabezados en donde van las preguntas, dejando un espacio (entre encabezado y encabezado) para tres o las preguntas necesarias y que posteriormente redactarás:

•  Entradas / ¿Quién es el cliente?
•  Entradas / ¿Qué necesita el cliente?
•  Entradas / ¿Qué debemos recibir?
•  Recursos / ¿Con qué equipos, instalaciones?
•  Objetivos, Indicadores / ¿Cómo medir?
•  Personas, formación / ¿Con quién?
•  Procedimientos, instrucciones / ¿Cómo?
•  Salidas / ¿Quién es el cliente?
•  Salidas / ¿Qué le entregamos al cliente?
•  Salidas / ¿Qué debemos enviar?

Para cada encabezado redacta las preguntas de auditoría pertinentes, siempre relaciona el requisito o numeral de la norma ISO, algunos lineamientos para redactar preguntas de auditoría pueden ser los siguientes:

•  Siempre usa preguntas y con su respectivo signo de interrogación.
•  Lo más entendible posible, apegadas a los términos cotidianos, sin jerga.
•  Que deriven en una comprobación o requieran evidencia.
•  Enfocadas a determinar la conformidad del cumplimiento.
•  Entono amable pero a la vez exigiendo una respuesta objetiva.
•  Siempre apagadas a las normas.

Ahora te muestro un ejemplo de lista de verificación completa y usando el método del diagrama de tortuga:

lista de verificación auditoria iso 9001

Al usar un diagrama de tortuga para formular una lista de verificación de auditoría, uno puede estar seguro de que está aplicando el enfoque de procesos, es como tener un buen mapa trazado para llegar al objetivo.

Tu turno, ¿Qué te parece el método?

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Guía implementación de ISO 9001:2008

Acerca de Daniel Jimenez

Daniel Jiménez tiene un máster en dirección y gestión de la calidad; es autor de varios ebooks sobre calidad además del blog Pymes y Calidad 2.0, donde comparte métodos y estrategias novedosas para ayudarte a implementar y mejorar sistemas de gestión. Si estás trabajando en este campo, y quieres hacerlo diferente y mejor, ¡Este blog es para ti!.

14 Comentarios

  1. WOOOOOOOOO EXCELENTE!!!!! ESTO ES COACHING EMPRESARIAL, MUCHAS GRACIAS POR COMPARTIR. SALUDOS FRATERNOS.

  2. Amigo, estas de 10, al compartir esto, seguramente algo bueno se te regresara en algun momento; por lo pronto te lo agradezco y estamos en contacto.

  3. Sencillo, pero elemental y eficaz; muchas gracias Daniel.

  4. Enrique Dominguez

    Saludos Daniel, solicitando tu autorizacion para hacer benchmarking.
    Gracias!
    Enrique Dominguez

  5. Excelente, no conocía una lista de verificación realizada de esta manera.

  6. Ricardo Ugalde

    Muy buenas sugerencias y guía, gracias Daniel, yo le añadiría 3 columnas con relación a Cumple (C) No Cumple (NC) y No Aplica (NA) en el caso de que alguno pudiera ser así, aunque difícilmente pues son bien dirigidas, pero creo podrían ayudar salvo tu mejor opinión, incluyendo quizá un espacio para “Observaciones” o “Comentarios”, gracias de nuevo y gracias por el obsequio, valiosa es toda la información que no permita seguir aprendiendo y creciendo, saludos y felicitaciones!!!

  7. buenas, actualmente estoy desarrolando mi proyecto de pasantias el cual consta de 2 fases , la primera actualizacion del Manual de la Calidad, la segunda elaborar una propuesta de adaptacion en base a los futuros cambios previstos en la nromaa ISO9001:2015… MI PREGUNTA:como deberia realizar la propuesta ?

    • Hola Jesús, es demasiado pronto para planificar propuestas de adaptación, la nueva norma será publicada en septiembre del 2015, esta en etapa de DIS, se están desarrollando cambios y serán sometidos a votación en noviembre del 214, entonces tendremos FDIS y finalmente la edición final en el 2015.

      Si bien los cambios previstos ya son muy claros (desaparece el manual de calidad entre ellos) deberemos esperar la edición final para planificar un protocolo de transferencia.

  8. luis carmin damian

    buenos artículos, excelente estimado un 20.

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