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Auditorías: Los errores en la comunicación pueden arruinarlas

Auditorías  y la comunicación

Los errores en la comunicación no son baratos, en especial, en procesos como las auditorías internas y externas de ISO 9001. Retrasos en las fechas, información a medias, responsabilidades no definidas son síntomas de procesos en vías de mejorar y canales de comunicación no establecidos.

¿Pero cómo evitar lo anterior?

La comunicación en las auditorias es un elemento horizontal porque va del principio hasta el final, es también un elemento dinamizador y potenciador que activa la vida del proceso de auditorías.

Los trabajos realizados por un equipo auditor en una organización son de suma importancia, especialmente para la organización auditada; toda la documentación y comunicados emitidos por el equipo auditor son recibidos y comprendidos por el cliente-auditado facilitando el flujo del proceso y por lo tanto su eficacia.

Por este motivo, es importante visualizar cuáles serán las acciones de comunicación a realizar, quién las va a realizar y cómo se van a realizar.

Nos sentimos más seguros de los resultados de las auditorias, cuando conocemos las etapas del proceso, su secuencia y los resultados que se generan en cada una de ellas. Es así como se conocen a fondo los procesos y por lo tanto las oportunidades de mejorar su productividad y calidad.

De manera resumida en la siguiente tabla veraz un ejemplo:

Datos de auditorías a comunicar entre el auditor, el cliente y el auditado

auditorías-matriz-de-comunicación

Ser oportuno y conforme a lo que planificaste te permitirá tener un proceso de auditorías eficaz. La eficacia se trata de minimizar la diferencia entre lo que planificaste hacer y lo que realmente hiciste.

En el flujo del proceso de auditorías destaca la necesidad de comunicación entre el auditado y el cliente de la auditoría (cuando esto son diferentes), a la hora de hacer el seguimiento de las acciones correctivas derivadas de la auditoría, si el plan es mejorar los resultados deseados por el cliente.

Son muchos los elementos a controlar en un proceso de auditorías, la comunicación es uno de ellos, pero cuando tienes claro cuál es el flujo y cómo actuar empiezas a tener el control que necesitas.

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Me interesa conocer cómo te va con la comunicación en tu proceso de auditorías, si en algo te puedo ayudar usa la sección de comentarios.

Gracias por leerme.

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Guía implementación de ISO 9001:2008

Acerca de Daniel Jimenez

Ingeniero Industrial, Máster en Dirección y Gestión de la Calidad. Con gusto comparto mis experiencias y conocimiento sobre Sistemas de Gestión aquí. Me especializo en aportar soluciones a líderes de sistemas que quieren obtener mejores resultados de sus proyectos de implementación, mejora o auditoría, Clic Aquí Para Conocerlas Hoy.

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