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Auditorías Internas: Caracterizando El Proceso.

¡Levanta La Mano Si te Gustan Las Auditorías Internas! – Te he visto y no lo has hecho, tienes que convencerte de la capacidad que tienen para detectar oportunidades de mejora para la organización y tu perfil como profesional en el campo de los sistemas de gestión.

Es que a nadie le gusta que una segunda persona husme en su trabajo, las auditorías internas son un engrane del sistema… yo diría que el más efectivo para impulsar la mejora de la empresa, la competencia de auditados y auditores… entre más definido esté un proceso, entre más claro sea el papel de los actores y los objetivos a lograr menos golpes de marro y más mejora continua.

memes auditorías

Aquí te comparto hoy la caracterización del proceso de auditorías internas por si te encuentras implementando o mejorando tu sistema de gestión, ¡Adelante!

Misión del proceso de auditorías:

“Determinar que el sistema de gestión de la calidad se ha implementado y se mantiene funcionando de manera eficaz, además, que es conforme con la planificación realizada, los requisitos de la norma ISO 9001 y los establecidos por la organización”

Cliente del proceso:

  • El principal cliente es la alta dirección; según la estructura de la organización otros clientes pueden ser: el comité de calidad, el representante de la alta dirección o líder del SGC.
  • Se puede considerar que la casa certificadora que otorga el certificado de ISO 9001 es otro cliente que realizara requerimientos a este proceso.
  • Los clientes de la organización que han requerido auditorias a la organización bajo condiciones contractuales u otras.

Proveedores del proceso:

  • Auditores internos y auditor líder; la alta dirección como un proveedor de recursos y requerimientos de auditoría, la política y los objetivos de la calidad.
  • Los  auditados, líderes  y colaboradores del proceso que reciben la auditoria y proveen evidencia de la conformidad.
  • El experto técnico que puede acompañar al auditor,  puede proveer puntos de vista objetivos y técnicos, y validaciones que ayuden al auditor en el escrutinio de los hallazgos.
  • Los clientes y sus requerimientos se vuelven un cliente pertinente del proceso de auditorías –Los Auditores Pueden Ser Los Ojos Del Cliente-
  • Todas las partes interesadas como el comité de calidad, socios, organismos legales y reglamentarios, normativos, la sociedad.
  • NOTA: En ocasiones un proveedor es también un cliente, sucede cuando da o requiere y al mismo tiempo espera un resultado.

Salidas / Resultados

  • Estado de la conformidad del sistema de gestión de la calidad o procesos específicos de la organización versus los requisitos de la norma ISO 9001:2008.
  • Grado de implementación del sistema de la calidad, niveles de eficacia del desempeño. Estado de los objetivos de la calidad y aplicación de la política de calidad.
  • Análisis del riesgo de auditoría y planes de mitigación.
  • Plan anual de auditorías, su avance real versus el planificado al inicio del periodo.
  • Reportes de auditorías realizadas, evidencias de hallazgos, minutas de reuniones, listas de verificación, registros y evidencias en otros medios de soporte.
  • Requerimientos de acciones correctivas a no conformidades, preventivas a potenciales… evidencia de verificación y seguimiento de las acciones tomadas por los auditados.
  • Evaluaciones del desempeño de los auditores, plan de formación de auditores, perfiles de auditores internos y lideres.

Entradas / Requisitos

  • Requerimientos de la alta dirección de auditorías, requerimientos de clientes y partes interesaras sobre la realización de auditorías.
  • Documentación del estado actual del SGC para prepara listas de verificación. Informes de auditorías anteriores, informes de seguimiento de acciones correctivas tomadas.
  • Mapa de procesos, importancia y prioridades de los procesos para auditar.
  • Evaluaciones sobre el desempeño de los auditores, estado de sus competencias, acciones formativas.

Propietario

  • El Auditor Líder es el propietario del proceso; en ocasiones puede ser un personaje desligado del líder del sistema de gestión de la calidad o representante de la dirección.
  • Reporta directamente a la alta dirección, trabajando en equipo con el líder del SGC; es recomendable que el puesto de auditor líder rote cada año entre los auditores internos más destacados.

Recursos

  • Partidas financieras destinadas a la formación de auditores, presupuesto de gastos de auditoría (viáticos de ser necesario)
  • Hardware y software, espacios físicos, equipo de seguridad, dispositivos y medios para presentación de informes finales.

Indicadores

  • Porcentaje de avance del programa de auditorías internas, auditor líder, expresado en % porcentaje.
  • Estado de conformidad del sistema de calidad con la norma, número de no conformidades detectadas entre número de elementos de la norma auditados, expresado en %, responsable de determinar el auditor líder.
  • Estado de no conformidades detectadas en auditorias, número de NC verificadas y cerradas.
  • Resultados de evaluación de las competencias de los auditores internos.
  • Incidencias de riesgos de auditorías que se presentaron a pesar del plan de manejo de riesgos.

Controles

  • Procedimiento de auditorías internas, instrucciones y registros de auditorías.
  • Manual del sistema de gestión de la calidad de la organización.
  • Procedimientos internos de la organización.
  • Norma ISO 19011:2011
  • Norma ISO 9000:2005
  • Norma ISO 9001:2008

Quiénes

  • Auditor líder, auditores internos, expertos técnicos, líder del sistema de la calidad, representante de la dirección, alta dirección.

Cómo – pasos

Paso 1 Planificación: Establecemos el programa de auditorías, identificamos los riesgos de auditoría y el plan de mitigación, definimos objetivos, responsabilidades, recursos, criterios y los procedimientos de auditoría.

Paso 2 Desarrollo: Implementación del programa, calendario, equipo de auditores competentes, recopilación de hallazgos, clasificación.

Paso 3 Seguimiento, evaluación: Acciones correctivas, oportunidades de mejora, evaluación de las competencias de los auditores.

Paso 3 Cierre de la auditoria: Dado la efectividad de las acciones tomadas por los auditores se pueden evaluar las acciones  tomadas y cerrar la auditoria ejecutada.

Diagrama del proceso.

auditorias internas diagrama

¡Suficiente! Es hora que quitarse el saco y corbata, subirse las mangas y salir al piso – Decía un auditor de 58 años que llegue a conocer. Es todo por hoy, te invito a compartir este artículo con tus amigos en tus redes sociales y a compartir tus dudas y comentarios, Saludos.

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Guía implementación de ISO 9001:2008

Acerca de Daniel Jimenez

Ingeniero Industrial, Máster en Dirección y Gestión de la Calidad. Con gusto comparto mis experiencias y conocimiento sobre Sistemas de Gestión aquí. Me especializo en aportar soluciones a líderes de sistemas que quieren obtener mejores resultados de sus proyectos de implementación, mejora o auditoría, Clic Aquí Para Conocerlas Hoy.

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Un comentario

  1. Excelente artículo, como siempre Daniel. Gracias

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