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Cinco básicos que debes considerar al integrar sistemas de gestión

Las organizaciones actuales desarrollan su actividad en un contexto organizacional híper competitivo y cambiante, la globalización, el desarrollo sustentable, las tecnologías son algunos de los disparadores del cambio.

Pero cómo, a nivel local e individual, puede una organización no sólo adaptarse sino crear una nueva realidad para sí.

En este contexto, los sistemas integrados de gestión, ayudan a las organizaciones a resolver de manera particular y local, las necesidades en cuestión de salud, comercio, seguridad de la información o del medio ambiente, identificadas a nivel global, incluso las dictadas a nivel local y global por organismos de regulación.

La norma UNE 66177:2005 “Guía para la integración de los sistemas de gestión”, es una referencia imperdible si pretendes integrar sistemas de gestión; en ella se establecen algunos básicos, que la organización debería analizar a fondo, para identificar el método de integración más adecuado para su caso. Estos aspectos son:

•    Ciclo P-H-V-A
•    Madurez
•    Complejidad
•    Alcance
•    Riesgo

#1 Ciclo P-H-V-A al integrar sistemas de gestión

Un principio básico en la gestión por procesos al integrar de sistemas de gestión, es la aplicación del Ciclo de Deming o PDCA, en español PHVA (Planificar + Hacer + Verificar + Actuar).

Se trata de un ciclo lógico y natural que debe mantenerse en el diseño de los procesos y por supuesto al integrar sistemas de gestión.

ciclo phva integrar sistemas de gestión

Aplicación del ciclo PHVA al integrar sistemas de gestión

#2 La madurez en la gestión por procesos.

La organización que se plantea la integración de sus sistemas de gestión de diferentes ámbitos, tiene que analizar ¿cuál es el nivel de madurez o capacidad de tu organización para la gestión por procesos?

Se entiende que la madurez es la capacidad que una organización tiene para alcanzar resultados a través de su conocimiento y experiencias en la aplicación de los sistemas de gestión.

Entonces el nivel de madurez es la medida de esa capacidad.

Para determinar el nivel de madurez en la gestión de procesos, una organización, puede analizarse según 5 niveles, establecidos en la norma ISO 9004:2009, también desarrollados en la norma UNE 66174:2010.

Estos niveles son:

Nivel 1 – LOS NATIVOS. Con cierto nivel de organización (¡Nos organizamos como podemos!) sin aproximación formal a un sistema de gestión en la organización: la actividad o proceso (sin caracterización total) se realiza total o parcialmente, pero sin un estándar adecuado; lo mismo, lo hace Juan de una forma y Pepe de otra. Tienen objetivos, que de no ser sólo por el modelo de negocios, hace unos instantes eran sueños.

Nivel 2 – LOS BÁSICOS. Tienen cierto nivel de organización pero se la viven reaccionando a eventos no previstos, reina la aproximación reactiva en su sistema de gestión: La actividad o proceso se realiza totalmente y se estandariza de manera adecuada pero existen mínimos datos que hablen sobre la mejora. Tienen un modelo de negocios que están aprendiendo a gestionar.

Nivel 3 – LOS AVANZADOS. Su aproximación a un sistema de gestión es formal y estable: su actividad o proceso se realiza y revisa; se toman acciones derivadas del seguimiento y análisis de datos. Hay pistas sobre la adopción de la mejora en etapas tempranas del proceso o al menos cerca de la auditoría externa más próxima. Tienen un modelo de negocios y un sistema de gestión.

Nivel 4 – LOS EXPERTOS. Están casados con la mejora continua de la organización usando su sistema de gestión: La actividad o proceso se realiza, revisa, se analiza y se toman acciones sin demora. El proceso es eficaz y eficiente. Tienen un modelo de negocios integrando a un sistema de gestión y pretenden integrar las necesidades de otras partes interesadas.

Nivel 5 – LOS PREMIUM. El desempeño de la organización es el “Mejor De Su Clase”: La actividad se realiza y se revisa teniendo en cuenta su conocimiento y experiencias aprendidas, toman en cuenta lo hacen los mejores en el sector y crean a partir de ello, miden el nivel de satisfacción de las partes afectadas. Se mide la eficacia y eficiencia de la actividad y se mejora continuamente para optimizarla. Tiene un modelo de negocios hábil y flexible que integra y se anticipa gestionando las necesidades de terceros.

proceso al integrar sistemas de gestión

Los factores más importantes en la madurez de la gestión por procesos podrían ser:

  • La experiencia y eficacia en el uso de los sistemas de gestión y en el uso de herramientas de gestión.
  • La estructura organizacional y funcional de la organización.
  • El nivel de competencias del personal de la organización.

#3 La complejidad de las partes interesadas

La complejidad de las necesidades de los clientes y otras partes interesadas (sociedad, personas de la organización, proveedores y colaboradores, y accionistas), podría estar determinada por su número o volumen, su grado de exigencia y homogeneidad, su grado de dependencia, el producto o servicio.

¿Qué nivel de complejidad de las necesidades y expectativas de clientes y otras partes interesadas conoces?

Los requisitos esenciales de las partes interesadas que influyen en la complejidad del sistema de gestión de la organización, pueden ser:

  • Los requisitos de clientes, la sociedad, personal de la organización, propietarios y socios, legales y reglamentarios.
  • Otros requisitos propios del sector de la organización.
  • Los propios requisitos que ha establecido la organización para el logro de sus objetivos.

#4 El alcance de sus sistemas

El alcance o extensión de los sistemas de gestión está delimitado por el número y las características de:

  • Los centros de trabajo de la organización.
  • Los productos o servicios finales a clientes externos a la organización.
  • Los suministros o subcontratación de las actividades de negocio.
  • Las áreas de gestión a integrar (calidad, medio ambiente, seguridad y salud en el trabajo, seguridad de la información, legales y reglamentarios)
  • Los procesos (cantidad, nivel de homogeneidad y simplicidad de las actividades que engloban, número de personas que intervienen)
  • Las áreas geográficas donde se pretende comercializar los productos o servicios (locales, exportaciones internacionales)

¿Hasta qué punto la organización ha extendido o desplegado el sistema de gestión en sus procesos?

El alcance de un sistema de gestión está definido por dos cosas:

  • La distancia física e influencia que alcanzan las acciones del SG en las operaciones de la organización.
  • La importancia, trascendencia o valor de las acciones sobre los objetivos del SG.

En concreto el alcance del sistema de gestión que podría considerarse, en una organización que pretenda la gestión integrada, es:

  • El inventario de los sistemas y normas de gestión implementados.
  • Las leyes y reglamentos aplicables localmente, e internacionales en casos de exportaciones.
  • Los productos y/o servicios afectados por los sistemas de gestión actuales y futuros.
  • Los procesos involucrados en los sistemas de gestión y su información documentada (mapa de procesos) para todos los sistemas.

#5 Los riesgos asociados.

La organización que se plantea la integración de sistemas, debe conocer y aplicar con efectividad y rigurosidad las leyes y reglamentos que le aplican, por la actividad que desarrolla.

¿Cuál es el nivel de riesgo, debido a incumplimientos legales o fallas asociadas al proceso de integración?

El riesgo asociado al proceso de integración, dependerá de:

  • El volumen y grado de exigencia de la normativa legal aplicable a la actividad de la organización.
  • El impacto en caso de incumplimiento de la normativa aplicable (gravedad, probabilidad de prevención).
  • El nivel de implicación de las personas de la organización y de la Dirección.
  • Los recursos y cambios organizacionales (capacidades).

Así como hay riesgos en la integración también hay oportunidades.

La oportunidad está en el nivel de cumplimiento, que puede derivarse de la integración de sistemas, puede evaluar:

  • El grado de cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios, asociados a los productos y servicios, a los aspectos ambientales y a la seguridad de los trabajadores y entornos de trabajo.
  • El nivel de riesgo y valoración de las consecuencias inherentes al cumplimiento legal.
  • El nivel de riesgo y valoración de las consecuencias o fallos derivados del proceso de implementación de la integración.

Los cinco básicos anteriores constituyen el análisis del contexto previo a la planificación de un proyecto de integración y sirven para responder a las siguientes preguntas:

  • ¿Qué capacidad y experiencia posee mi organización para abordar el proceso de integración?
  • ¿Cuáles son las necesidades y expectativas de mis clientes y otras partes interesadas a las que debe satisfacer mi sistema integrado?
  • ¿Qué sistemas de gestión posee mi organización para dar respuesta a esas necesidades?
  • ¿Qué riesgos tiene la integración en mi organización?

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Guía implementación de ISO 9001:2008

Acerca de Daniel Jimenez

Ingeniero Industrial, Máster en Dirección y Gestión de la Calidad. Con gusto comparto mis experiencias y conocimiento sobre Sistemas de Gestión aquí. Me especializo en aportar soluciones a líderes de sistemas que quieren obtener mejores resultados de sus proyectos de implementación, mejora o auditoría, Clic Aquí Para Conocerlas Hoy.

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Un comentario

  1. Cristian Medina

    muchas gracias por el articulo, me sirvio como guia para desarrollar mi master,

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