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alcance del sistema de calidad
alcance del sistema de calidad

Cómo definir el alcance de la certificación ISO 9001 para tu empresa.

Un alcance mal definido puede incrementar los tiempos y costos necesarios para la certificación ISO 9001, aquí te digo cómo hacerlo lo mejor posible.

Una de las primeras actividades que tienes por hacer, es definir el alcance de la certificación que tienes por lograr. Sin temor a equivocarme un alcance bien definido es un excelente punto de partida para planificar cualquier proyecto de implementación, de diré por qué.

El alcance de la certificación…

Se trata de definir qué partes de la organización se incluyen en el sistema de gestión a certificar por ISO 9001, que líneas de productos o procesos estarán cubiertos por el nuevo SGC, incluso que requisitos del la norma ISO 9001 serán excluidos.

Su utilidad…

Aun que no sea tu primera vez implementando un SGC, una vez que declaras el alcance logras tener una visión clara del trabajo que tienes por delante ¡Y Eso! Relaja a cualquiera, algunas utilidades:

  • Te permite obtener más fácilmente cotizaciones de certificación por parte de organismos.
  • Logras definir qué actividades serán necesarias, así como los posibles tiempos.
  • Trazado lo anterior, podrás proyectar los gastos de certificación.
  • Tendrás un punto de referencia para aplicar los requisitos de la norma en los procesos que ayudan a mejorar la empresa y la satisfacción del cliente.
  • Ya no te sentirás perdid@ al tener una ruta sintetizada de lo que tienes que lograr.

¿Qué debes incluir en el alcance?…

Para facilitarte la identificación de lo que será certificado, el alcance de la certificación debe ser claro y definir:

  • Ubicaciones físicas

             Ejemplo: lugares de venta, o tal vez sólo de fabricación.

  • Los productos y / o servicios controlados por el SGC

             Ejemplo: Fabricación pero no instalación.

  • Los procesos dentro del SGC

             Ejemplo: Venta, producción, entrega a cliente.

  • Exclusiones ISO 9001 (sólo se permite en la Sección 7 y deberá justificarse)

             Ejemplo: si tú no diseñas, puedes omitir partes de 7.3

El alcance de la certificación, debes centrarlo en la naturaleza de los productos de tu organización requeridos por los clientes y sus procesos de realización, el resultado de la evaluación del riesgo, las consideraciones comerciales y requisitos contractuales, las legales y reglamentarias.

Las exclusiones son importantes, se reconoce que no todos los requisitos de la cláusula 7 de la norma ISO 9001 son relevantes para todas las organizaciones y solo estos se permiten excluir.

Un borrador…

Incluso para una cotización previa de una casa certificadora o una asesoría de implementación debes prepara un borrador de la declaración del alcance de la certificación que pretendes lograr, uno inicial puede ser así:

“Certificaremos bajo la norma ISO 9001:2008 las actividades de comercialización, fabricación y entrega a clientes de nuestra línea de aromatizaste ambientales eléctricos de uso domestico, realizadas en nuestra planta ubicada en Hermosillo Sonora, recalco que no realizamos actividades de diseño y desarrollo, y nos apegamos al cumplimiento de las normas legales aplicadas a nuestros productos”

Esta declaración sólo es para iniciar tu proyecto de certificación y será útil como base para cotizar costos y planificar tu plan de implementación, para el manual de la calidad tendrás que mencionar detalles más específicos de los procesos, productos, ubicaciones relacionándolos con sus respectivos elementos de control de documentos, de la misma manera relacionar específicamente los requisitos por excluir y una tremenda justificación muy convincente.

Para el manual de la calidad…

El alcance de la certificación debe estar claramente definido en el manual de la calidad de la organización y de los documentos a disposición del público y clientes, incluyendo cualquier material promocional y de marketing.

El certificado…

El certificado incluirá generalmente una descripción sintetizada del alcance de la certificación, pero no los detalles de los requisitos de la ISO 9001 que han sido excluidos. Sin embargo, puede incluir una nota para referirse al hecho de que las exclusiones se detallan en el manual de la calidad de la organización.

En la futura versión ISO 9001:2015…

En el Committee Draft publicado en junio 2013, se introduce el requisito “4.3 Determinación del alcance del sistema de gestión de la calidad”

Sobre el alcance, menciona lo siguiente:

La organización debe determinar los límites y la aplicabilidad del sistema de gestión de la calidad para determinar su alcance.

El contexto de la organización y las necesidades y expectativas de las partes interesadas

El alcance estará expresado en términos de los bienes y servicios, los procesos necesarios y las unidades del negocio incluidas.

Las exclusiones estarán sujetas a cuatro condicionantes:

  • Se deben documentar y justificar, ya no será suficiente una simple declaración.
  • Se limitaran al requisito 8, muy posiblemente al 4 y 7.
  • No deben afectar la capacidad o responsabilidad de asegurar la conformidad y la satisfacción del cliente.
  • No se podrá excluir sobre el argumento de que alguna función o proceso de la organización es realizado por un proveedor externo.

En la nueva versión no habrá manual de la calidad, por lo que, en la información documentada deberá aparecer el alcance… es algo que en el CD no está muy claro, al momento no estamos para angustiarnos por eso, seguramente el trabajo del comité de desarrollo en algún momento clarificara el destino documental del alcance.

Y como dice George Bernard Shaw: Dad al hombre salud y metas a alcanzar y no se detendrá a pensar sobre si es o no feliz. Saludos

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Guía implementación de ISO 9001:2008

Acerca de Daniel Jimenez

Ingeniero Industrial, Máster en Dirección y Gestión de la Calidad. Con gusto comparto mis experiencias y conocimiento sobre Sistemas de Gestión aquí. Me especializo en aportar soluciones a líderes de sistemas que quieren obtener mejores resultados de sus proyectos de implementación, mejora o auditoría, Clic Aquí Para Conocerlas Hoy.

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13 comentarios

  1. Henry Rodríguez Valencia

    Es posible certificar sólo el proceso misional y dejar los estratégicos de apoyo y evaluación por fuera del alcance de la misma

    • Eso ya no es un sistema, todo proceso esta relacionado y necesita de los procesos de soporte y estratégicos, no hay proceso que ande sin dirección y proveeduría; hay muchas cosas que se están haciendo mal hoy en día, habrá quienes te los certifique tan solo por dinero, pero eso no es un sistema de calidad.

      Que esa respuesta te la de alguna casa certificadora, yo me reservo la respuesta.

  2. Feliciano Ruiz

    Tengo una Duda, estoy certificado en ISO-9001 y tengo definido mi alcance correctamente, esto desde hace 5 años, pero estamos en proceso de actualización y e detectado que debo incluir mas “Procesos” a mis sistema de calidad, se que tengo que actualizar en el manual de calidad mi alcance y notificar a la casa certificadora,… pero al momento de realizarlo esto repercute con mi casa certificadora para el costo de las auditorias de seguimiento?

    • Es probable; hay muchos factores para determinar el costo de las auditorías, uno de ellos es el número de empleados dentro del alcance de tu SGC, se maneja por rangos; en algunos casos al ampliar el alcance, podrías caer en un rango superior, eso incrementaría los días de auditorías y el número de auditores, y por lo tanto los costos… puede darse el caso que al ampliar el alcance caigas en el mismo rango entonces no pasaría nada… creo que es un tema que debes tratar detalladamente con tu casa certificadora. Saludos.

  3. ¿Es posible estar certificado en ISO o ganar un premio de calidad sin tener en realidad un sistema implementado?

  4. Francisco Zamorano

    Saludos……

    tengo un taller industrial que isos podria implementar en la empresa en basicamente servicio,

    • Si necesitas controlar y mejorar los procesos administrativos y operativos; lograr objetivos de ventas, utilidades y resultados estratégicos; eliminar el desperdicio organizacional y multiplicar el conocimiento y experiencia del personal… La norma para ti sería la ISO 9001:2008

  5. Quiero comenzar un proceso de SGC en varios talleres de servicio, donde se realiza venta de llantas e instalación de las mismas en los talleres y otros servicios como; suspensión, frenos,, etc…la pregunta es?,, puedo tener un solo esquema de certificación, si cada taller opera con un número de personas diferentes e incluso no existen los mismos puestos,?,,,pudiera certificar bajo el mismo esquema de certificación para todos los talleres, ?….

  6. Guillermo L Usuga C

    Deseo saber si tienes una guía similar para la aplicacion de la NTC GP 1000. Cuál sería el costo?

  7. Cristian Ortiz

    Hola Daniel,
    Tengo un SG ISO 9001:2008 en donde el alcance consideró la venta y producción de productos ya definidos, por lo tanto quedó fuera D&D; paralelamente sólo condideró el ensamblaje de productos y dejando a la fabricación de repuestos como un proveedor. Para la versión 2015 ese alcance podría mantenerse?

    Agradecido de tu apoyo de dejo un abrazo.

  8. Hola daniel, espero tu ayuda en lo siguiente:
    El alcance del certificado de iso es: Pintura y Confección.
    Sin embargo, el producto que se ofrece al cliente involucra tes componentes: la pintura, la confección y el pegado; en este sentido, te pregunto si yo podria excluir los requisitos del cliente del tercer componente(Pegado) por no estar establecido dentro del alcance y de esta froma no llevar la estadistica de este no conforme , o si independiente de lo definido por el alcance, debo verificar el cumplimiento de los tres componentes porque son los exigidos por el cliente en la entrega del producto.
    Mil gracias

  9. estoy definiendo el alcance en una empresa de transporte de pasajeros, ellos tienen tres procesos misionales que son transporte especial, transporte urbano y transporte intermunicipal. ellos quieren certificar unicamente el servicio especial bajo la ISO 9001:2015, se puede realizar??? y que quede bajo el alcance

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