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Cómo Asegurar La Revisión Y Aprobación De La Información Documentada

Documentos que no se adecuan al proceso y otros más con aprobaciones de personas que no conocen bien a fondo el proceso, suelen ser insuficiencias que los auditores encuentran en su diario trabajo.

¿Pero cómo resolverlo?

Primero, hacer las cosas oportunamente previene muchos problemas ¿o no?; segundo, es importante tener definido un flujo para la revisión y aprobación de la información documentada.

La nueva revisión de la norma ISO 9001 que está por salir, exige la suficiencia y adecuación de la información documentada antes de su publicación.

Para ello determina, la revisión y la aprobación de cada documento, como acciones que pretende asegurar que el documento contribuya al logro de la eficacia.

(Ver 7.5.2 Creación y actualización C. la revisión y aprobación con respecto a la suficiencia y adecuación, FDIS/ISO 9001:2015)

Estructurando el flujo de la revisión y aprobación.

Este flujo puede pasar por tres estados, que inician a partir de que se termina el primer borrador del documento:

  1. Presentación el borrador para su revisión.
  2. El borrador en estado de revisión.
  3. El borrador se convierte en un documento aprobado.

El estado de revisión es el más interesante de todos; si la persona que lo revisa detecta oportunidades de mejora debe aportar detalles específicos para mejorarlo; debe usar el mismo borrador para anotar esos elementos de mejora y regresarlo al elaborador del documento, esto es un ciclo de mejora que asegura la suficiencia y adecuación.

revisión y aprobación

En el flujo participan tres personajes y su perfil, es básico para asegurar la suficiencia y adecuación del documento:

  1. El elaborador del documento; es la persona asignada para documentar un elemento necesario del proceso ya que eso contribuye a la eficacia del mismo; “voluntariamente levanta la mano y dice ¡Yo lo haré!”, sus competencias son las de un experto en el proceso y tiene conocimientos de el estándar de la documentación determinado por la organización.
  2. El revisor del documento; es un experto en el proceso con las competencias pertinentes para revisar el documento y asegurar la suficiencia y adecuación del documento a las actividades que pretende soportar. Un experto en el proceso es alguien que domina y conoce las actividades que se están documentando; un año y medio trabajando en el proceso es tiempo suficiente para conocerlo a fondo.
  3. El aprobador del documento; es la persona que tiene la máxima autoridad en el proceso y esta posicionado en el organigrama. Es el líder consiente de la necesidad del documento para la eficacia de su proceso y designa al elaborador y el revisor.

Estos personajes cambian por proceso y según la actividad que se esté documentando; el personaje común a todos los documentos de un proceso es el aprobador.

Este es un zoom específico sobre el flujo de la revisión y aprobación; hay un cuarto personaje que esta fuera de este zoom, ¡a un pelo de rana calva!

El líder del proceso de gestión de la información documentada, que es quien establece, mantiene y mejora el estándar documental determinado por la organización y participa antes y después de este flujo de revisión y aprobación.

El elaborador del documento, al menos en la mente debe tener los tres estados del documento y los personajes que participan; para relacionarlos con los puestos y personas adecuadas y planificar su tiempo de realización, revisión y aprobación.

Para reforzar este flujo se pueden definir ciertas políticas, como por ejemplo.

  • El elaborador, revisor y aprobador del documento deben ser personas diferentes.
  • El elaborador debe involucrarse con las personas que trabajan directamente en la actividad que pretende documentarse para enriquecer, adecuar y lograr la suficiencia del documento.
  • El aprobador del documento siempre debe ser el gerente del proceso.
  • El aprobador nunca debe aprobar si antes tener evidencias de que el documento fue revisado a cabalidad.
  • El revisor puede involucrar en la revisión a otras personas que trabajen directamente en la actividad que se documenta para enriquecer el documento y verificar si es adecuado y suficiente.

Políticas como esta y las que la organización considere adecuadas para lograr la suficiencia y adecuación de sus documentos se pueden agregar en una política maestra para la creación y actualización de la información documentada.

¿Qué te parece?, ¿cómo controlas el flujo de la revisión y aprobación de documentos en tu lugar de trabajo?

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Guía implementación de ISO 9001:2008

Acerca de Daniel Jimenez

Ingeniero Industrial, Máster en Dirección y Gestión de la Calidad. Con gusto comparto mis experiencias y conocimiento sobre Sistemas de Gestión aquí. Me especializo en aportar soluciones a líderes de sistemas que quieren obtener mejores resultados de sus proyectos de implementación, mejora o auditoría, Clic Aquí Para Conocerlas Hoy.

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