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Como hacer compras efectivas en pymes

Demasiados bolígrafos en el cajón…

En el 2008, al estar laborando en una empresa y recién iniciada la última crisis economica, nos pasaron la línea de reducir todos nuestros gastos; al contador de la empresa se le ocurrió una idea que termino por reflejar la actitud del personal ante las compras. Abrió su cajón del escritorio y se dio cuenta que tenía innecesariamente muchos bolígrafos nuevos, así que tomo una caja y coloco dentro toda la papelería que tenia sobre inventariada en su propio escritorio…decidió recorrer todas las oficinas del personal administrativo haciendo el mismo ejercicio; al final logro recabar dos cajas de papelería nueva de oficina (bolígrafos, post it, lapiceros, puntillas, cuadernos de notas, grapas, cintas adhesivas, paquetes de hojas para impresoras), el costo total era equivalente a tres meses de compras de papelería.

La función de compras en los pequeños negocios tiene una gran responsabilidad. Es como hacer comprasla tarea de encontrar los bienes o servicios al mejor precio, en la cantidad deseada, con la calidad requerida y en cuestiones de tiempo…de manera oportuna.

Las compras son una de las principales salidas del efectivo en un pequeño negocio; pero también son una inversión cuando están  basadas en las necesidades internas y los deseos del cliente. Las compras es un proceso que no debe escaparse al control y la organización.

“Comprar para vender, no inicia con encontrar proveedores de calidad, sino con saber claramente que necesitan nuestros clientes”.

Comprar efectivamente es una acción estratégica que todo pequeño negocio debe emprender.

¿Qué pasa si no controlamos nuestras compras?:

Los gastos pueden elevarse; compras indiscriminadas, todo mundo comprando.
Costo isberg; las compras no se sincronizan con la demanda, muchos bolígrafos en el cajón.
Compras de emergencia; malos proveedores, malos productos, altos costos.
Ausencia de productos en la sala de ventas; los clientes se van y ya no regresan.
Sobre inventarios; el desperdicio más alto que puede tener una empresa.

Procedimiento para hacer compras más efectivas:

1.Identifica las necesidades de compras… ¿Qué necesitas comprar?

2.Selecciona los productos o servicios que satisfagan las necesidades.

3.Define a quien le puedes hacer las compras…encontrando proveedores.

4.Declara las especificaciones, requisitos de compras y condiciones de pago.

5.Determina presupuestos de compras… ¿Cuánto puedes gastar?

6.Investiga y selecciona a proveedores (capaz, productos duraderos y precio).

7.Solicita cotizaciones u ofertas… ¡tres mínimo!

8.Selecciona a un proveedor y emite una orden de compra.

9.Recibe y evalúa las características de calidad de las compras.

Buenas prácticas en las compras

•Define autoridades y responsabilidades para las compras.

•Redacta un procedimiento (administración en una sola hoja), incluye el manejo de órdenes de compra y autorizaciones.

•Lleva registros y has estadísticas; cantidades y frecuencias de ventas por líneas de productos, esto te permitirá decidir cuándo y cuanto comprar.

•Conoce tus productos: ¿se venden todo el año?, ¿por temporadas?, toma nota de las fechas apropiadas para hacer las compras oportunas preparándote para las temporadas.

•Fija un presupuesto de compras; define cuanto puedes y debes gastar en compras por mes y anualmente, cada fin de mes comparar los resultados de lo comprado contra lo presupuestado en compras.

•Lleva un sistema informático para administrar tus cuentas por pagar y cuentas bancarias.

•Crea un código de ética ante los vendedores y las compras.

•Únete a un club de precios.

¿Qué tan bien estas comprando?

Establecer indicadores de desempeño para tu proceso de compras te ayudara a lograr las metas deseadas, los indicadores debes alimentarlos al realizar cada compra y revisarlos al menos una vez al mes, con el fin de ver el desempeño y realizar acciones de mejora.

Ejemplos de indicadores:

Entregas a tiempo.

Si has pactado una fecha de entrega de productos por parte de tus proveedores, toma nota del cumplimiento; si durante un mes programaste 6 entregas en días determinados y solo te cumplieron a tiempo 5 entregas, tu indicador de entregas se formula 5 entregas a tiempo entre 6 entregas planificadas, tendrás un indicador con un 83.3% de desempeño.

Cantidad.

Las órdenes de compra se convierten en mini contratos inmediatos y son la primera referencia para saber si las cantidades solicitadas se están cumpliendo, también te da referencia de la capacidad de servicio y producción de tu proveedor, divide las cantidades entregadas a tiempo entre las cantidades solicitadas en tu orden de compra; ejemplo solicitaste 30 barras de pan bimbo y te entregaron 25 barras, tu indicador (25/30) es igual a 83.3%.

Costos unitarios.

Este indicador importante, va así, si un producto te cuesta normalmente $20.00 mx y haces una compra local de 100 piezas, tu costo total normal será de $2,000 mx, este costo te permitirá tener el buen margen de ganancias; si en un momento tu proveedor falla y tienes que comprarlo fuera para darle el soporte a tu cliente, suponiendo que el costo de envió de las 100 piezas fuera de $400.00, tu costo unitario aumentaría a $24.00 castigando tu margen de ganancias.

Establecer políticas, procedimientos e indicadores para realizar las compras en tu pequeño negocio te permite administrar estratégicamente tus ganancias y contribuye de manera efectiva a la satisfacción del cliente.

Formato orden de compra descargable en excel:

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Guía implementación de ISO 9001:2008

Acerca de Daniel Jimenez

Ingeniero Industrial, Máster en Dirección y Gestión de la Calidad. Con gusto comparto mis experiencias y conocimiento sobre Sistemas de Gestión aquí. Me especializo en aportar soluciones a líderes de sistemas que quieren obtener mejores resultados de sus proyectos de implementación, mejora o auditoría, Clic Aquí Para Conocerlas Hoy.

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2 comentarios

  1. Te felicito pot esta publicacion, el tema y formato son muy utiles, gracias por compartirlos.

    Me gustaria conocer tu opinion sobre el capacitar a las pymes en el uso de modelos de pronosticos y puntos de reorden para poder cumplir algunas de las recomendaciones que propones.

    Crees que podrian usarlas y ser adecuadas a la operacion menos compleja de una pyme?

    O seria solo una buena idea que no usaran?

    Saludos!

  2. Daniel Jiménez

    Hola Mario, Feliz Año nuevo.
    En cuanto a la pregunta, la mayoría de las pymes no usan móldelos de pronósticos y puntos de reorden y más que nada por el desconocimiento de dichas herramientas y cuando se las llegamos a plantear es con un enfoque complicado y eso evita que le saquen provecho.

    Las pymes deberían usar estos modelos en su contexto, pero debemos planteárselos sencillos; una estadística básica de registros, promedios, mínimos, máximos, líneas de tendencias y un software que les facilite las cosas te ayuda a llevarlos de la mano de lo fácil a lo complicado.

    Muchos modelos de inventarios y puntos de reorden ya están integrados en software para administrar inventarios, solo que nadie sabe para qué son esas opciones y nadie las usa.

    El inventario justo ayuda a dar un buen servicio y mantener los costos de las pequeñas y medianas empresas…hay que capacitarlos en su contexto.

    En mi opinión las herramientas plantadas de manera sencilla tienen muchas posibilidades de éxito al implementarse y al asegurar el uso constante de la misma.

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