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Cómo Motivar A Tu Equipo De Auditores Internos – 10 Tips Rápidos

Si afirmamos que la alta dirección es el cliente número uno de los resultados de las auditoría internas, éste debería mostrar un gran interés en dicho proceso.

Los equipos de auditoría interna pueden quedar desmoralizados fácilmente si sienten que sus actividades no tienen ningún valor para su cliente principal… de hecho cualquiera podría.

Por el otro lado, los auditores internos deben conocer lo que la alta gerencia espera de ellos.

¿Y cómo se hace esto? – ¡Comunicación!

La alta dirección debería dedicar un tiempo, aunque sea breve a recibir sus aportes en sus palabras.

Considera tener a tu equipo auditor cuando se presenten sus hallazgos durante la revisión por la dirección, aunque sólo sea para ese ítem de la revisión.

Si los auditores internos sienten que sus esfuerzos son apreciados y conducen a mejoras en el negocio, sus auditorías se harán más eficaces.

Pero si tu equipo de auditores internos se ha montado en una larga racha de informar hallazgos sobre cuestiones menores, por ejemplo de control de documentos: ¡Pepito no firmó el día que debía sino un día después!, a continuación, la alta dirección dejará de estar interesado.

Dirección: ¡Pepito! ¿Por qué no firmaste el procedimiento de colocación de estampillas en los sobres de publicidad el día que debías?
Pepito: Estaba en Cancun
Dirección: ¡Ah te tomaste días de vacaciones!
Pepito: No, cerraba una venta de $ 1,000,000 USD
Dirección: Ok, equipo auditor, por favor pasen a RH

¡Ok Es Un Mal Chiste!

Prácticamente te puedo decir que algo anda mal con tu equipo de auditores internos… ¿Tu equipo de auditores internos tiene una orientación empresarial o siguen pegados a la norma?

¡Tanta Caña Nooo!

Los auditores deben estar informando sobre la salud y la eficacia del sistema de gestión de calidad. La auditoría interna no se trata sólo de denunciar las cuestiones negativas; está bien de hablar de lo que está funcionando bien ¡ESTA PERMITIDO!, ¡ES VALIDO! 🙂

Hablar de las cosas que van bien suele tener un efecto en la motivación de los auditores internos.

Recuerda: no es el trabajo de los auditores internos resolver los problemas, sólo deben encontrar lagunas relevantes en el sistema de gestión; los líderes de procesos, con la ayuda de sus supervisores si es necesario, deben desarrollar soluciones efectivas.

No trates de convertirte en el “gerente de línea” en el área que estas auditando, eso produce empuje muy negativo contra las auditorías internas impulsado casi siempre por el pensamiento interno de algunos: “A parte de inmiscuirse en nuestro trabajo viene a decirnos cómo hacer las cosas”

Los auditores internos deben ser conscientes de que el trabajo como auditores es importante.

Si es posible, haz que la alta dirección aparezca al menos unos minutos en alguna sesión de entrenamiento o reuniones de auditores internos… ¡Sé lo que estás pensando! Pero si hay directivos así, escasos por existen.

Otro factor que puede desmoralizar a los auditores es si sus acciones correctivas no reciben ninguna actividad de respuesta.

¿Por qué hago la auditoría de nuevo si los hallazgos de la auditoría pasada no fueron corregidos? se preguntan muchos auditores – esto se acentúa más cuando el hallazgo reportado era algo que la alta dirección consideró procesable y aun así ¡Nadie Le Dio Importancia!

Una oportunidad para encontrar motivadores; es preguntar a tus auditores, cuáles son los obstáculos que se encuentran, y en equipo trabajar para tratar de eliminar todas las barreras que impiden a los auditores hacer un trabajo eficaz.

Los auditores deben tener el tiempo necesario para planificar y realizar las auditorías integradas en su horario cotidiano.

Si eso no se hace, entonces van a tener que trabajar dos veces más duro: el desempeño de sus tareas habituales y sus funciones de auditoría interna.

No es de extrañar que no consigamos un montón de gente interesada en ser auditor interno al momento de convocar a nuevos miembros ¡No Gracias Ya Tengo Mucho Trabajo!

Selección y reclutamiento.

Al armar tu primer equipo o reemplazar miembros, considera reclutar miembros con un perfil afin y “¡Qué Les Guste Lo Que Harán!“… no es tan difícil motivar a alguien que le gusta su trabajo. Considera que la función de auditoría es otra actividad más por hacer del trabajo cotidiano, dales la oportunidad de salirse del proceso y después regresar en la próxima ronda de selección.

Involucralos en la mejora de su propio proceso.

Además de alentar al equipo a participar en la creación del programa y su puesta en práctica, considera la posibilidad contar con su aportación en el desarrollo y mejora de los documentos de trabajo de auditoría interna.

Tener auditores internos simplemente por poner la palomita al momento de la auditoría externa… es un poco desmoralizante, cualquiera puede hacerlo.

También en función de la madurez del sistema de gestiónlos documentos de trabajo de auditoría interna necesitan evolucionar.

La experiencia de los auditores es la mejor fuente para generar los cambios necesarios en los documentos de trabajo, las listas de verificación de auditoría y las preguntas utilizadas en ellas.

Pídeles su opinión sobre lo que les es práctico y lo que no les parece práctico acerca de las herramientas que utilizan para realizar la auditoría.

Si el sistema de gestión es maduro, hay poco valor en preguntar “¿Existe un procedimiento de control de documentos?” una y otra vez, sin embargo la mejora continua se aplica a todas las áreas del sistema de gestión.

A veces reconociendo el esfuerzo se logra dar un impulso a la motivación.

El equipo de dirección podría crear un premio por el hallazgo de auditoría interna más beneficioso seleccionado de todos los hallazgos de auditoría interna u oportunidades de mejora detectadas.

La motivación del equipo auditor, es trabajo del auditor líder, si éste no es capaz de auto-motivarse no veo como pueda trasmitir esa energía positiva que se requiere para llevar acabo la función de auditoría.

Y para finalizar: 10 Tips Rápidos para motivar a tus auditores internos

  1. Conserva un ambiente de trabajo positivo – ¡Qué ser auditor interno sea una aspiración!
  2. Involucra a todos en las decisiones – Si hay que mejorar, que todos puedan opinar y decidir
  3. Involúcrate con los resultados – Comunica los resultados, refuerza sus fortalezas
  4. Dales sentido de pertenencia – Somos un equipo especial de mejora ¡Somos auditores internos!
  5. Ayúdalos  a crecer – No seas envidioso, dales a otros la oportunidad de ser auditores líderes
  6. Retroalimentación – No sólo evalúes, indícales cómo mejorar de forma personalizada
  7. Escúchalos – Dales la oportunidad de opinar
  8. Agradéceles – Sacar la chamba normal y ser auditor interno no es fácil
  9. Premia o reconoce la excelencia – ¿Qué te cuesta?
  10. Celebra sus éxitos – Una parrillada después de un periodo de auditorías, ¡Va bien!

¿Tú qué opinas?, ¿Cómo motivas a tu equipo?

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Guía implementación de ISO 9001:2008

Acerca de Daniel Jimenez

Ingeniero Industrial, Máster en Dirección y Gestión de la Calidad. Con gusto comparto mis experiencias y conocimiento sobre Sistemas de Gestión aquí. Me especializo en aportar soluciones a líderes de sistemas que quieren obtener mejores resultados de sus proyectos de implementación, mejora o auditoría, Clic Aquí Para Conocerlas Hoy.

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