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kanban para desarrollar documentos controlados para iso 9001:2015

Cómo Usar Kanban Para Desarrollar Información Documentada

¿Ha leído alguna vez algún titular que diga: “¡Implemente ISO 9001:2015 En 40 Días O Menos!” o similar?… la verdad, no existe una metodología hiper-rápida… lo que sí sé, es que hay métodos para agilizar el trabajo y obtener ese “Less Time” que tanto deseamos al momento de implementar o transitar ¡HOY! hablaremos de uno de ellos.

La fase de “Ejecución” en un proyecto de implementación es la más intensa en cuanto a nivel de actividad: mucha gente implicada elaborando mapas, documentando procedimientos, revisando, aprobando, capacitando, gritando, poniendo en marcha todos los resultados.

La actividad vertebral es documentar el sistema, de repente podemos tener decenas de formatos y documentos por elaborar… y tenemos que controlar ese flujo de trabajo para agilizar la implementación… ¿Cómo?… Kanban, ¡sí!… Kanban.

Kanban bien del japonés, kan significa “visual,” y ban significa “tarjeta“ o “tablero“. 

Kanban en manufactura es una orden que autoriza el retiro de material como instrucción para producir. No se retira ni se produce material si no existe un Kanban asociado. De esta manera se evita uno de los más grandes desperdicios de la manufactura Lean: la sobreproducción.

Usar Kanban para controlar las tareas de desarrollo de documentos controlados del SGC es sencillo: en un tablero se dibujan tantas columnas como pasos por los que debería de pasar un Documento en nuestro flujo de trabajo.

Por ejemplo, en desarrollo las columnas más comunes son:

  • To Do: documentos (tareas) pendientes de iniciar su desarrollo
  • Doing, aquellos documentos que se están realizando
  • Testing, documentos que están en proceso de revisión y aprobación (QA)
  • Done, aquellos documentos que están acabados, registrados y controlados

Bien, según la norma ISO 9001:2015 para que un documento normal se convierta en un documento controlado del SGC, éste debe pasar por etapas:

  • Determinación de documentos requeridos y necesarios = To Do
  • Creación y actualización = Doing, desarrollo del primer documento bajo el estándar.
  • Revisión = Testing, no sólo de escritorio también en sitio siguiendo el flujo del documento.
  • Aprobación = Done, firmas y registro como documento controlado.
  • Implementada en proceso: Done, aplicada en proceso.

Prácticamente podemos, usar Kanban para controlar este flujo de documentación, no sólo esto, también muchas tareas que realizamos a diario y requieren productividad.

Las tareas de desarrollo de documentos controlados (PostIts) se van moviendo cuando se van completando cada una de las etapas. Es decir, el responsable de elaborar el documento controlado va pasando hacia adelante su PostIts cuando termina una etapa o hacia atrás, por ejemplo cuando el documento es revisado y requiere cambios.

Ejemplo de un PostIts Kanban para el desarrollo de documentos controlados.

kanban para desarrollar documentos controladosEl concepto más importantes es el de WIP (Work In Progress), se coloca en el encabezado de la columna e indica cuantos documentos en desarrollo (tareas) puede haber de forma simultánea en esta etapa. Con el WIP el tablero es un indicador visual que puede reflejar el volumen de trabajo y los problemas de flujo de trabajo:

  • Si hemos llegado al límite del WIP, no podemos añadir más tareas, tendremos que acabar con una de las que están en esta etapa para mandarla a la siguiente, o asumir el reproceso de una de las tareas y reiniciarla mandándola a la columna de ToDo, por ejemplo cuando en la revisión del documento surgieron cambios que necesitan reflejarse.
  • Si una columna esta continuadamente vacía o con pocas tareas en relación a su WIP máximo indica que hay un cuello de botella en alguna etapa anterior o que la carga de trabajo es muy baja.

Los límites del WIP (mínimo y máximo) están en relación de la cantidad de personas trabajando en la elaboración de documentos, demasiadas personas trabajando en documentos puede tener impacto en otras tareas cotidianas de sus respectivos puestos de trabajo, pocas personas puede implicar atrasos en la fase de documentación.

Por cierto, ¿todavía no conoces mi guía para implementar ISO 9001:2015? Deberías echarle un vistazo ya. Es mi ebook premium, está ayudando cientos de líderes de SGC a obtener mejores resultados.

Otro concepto importante es el de la Prioridad. Se pueden usar etiquetas o stickers de colores para indicar la criticidad del desarrollo de un documento controlado en específico:

  • Sin prioridad: Documentos que se harán según programación. No están priorizadas ni se sabe cuándo van a realizarse. Está pensado para los tiempos muertos y que, al no tener prioridad, cualquier otro documento es más prioritario. (Azul)
  • Normal. Documentos que han sido programados, que están en el flujo de trabajo normal y no tiene dependencia posterior con otros documentos, se puede atrasar sin afectar. (Verde)
  • Especial. Documentos que han sido programados, que están en el flujo de trabajo normal y sí tienen dependencias posteriores con otros documentos, su atraso puede afectar otras tareas. (Naranja)
  • ¡Esta Que Arde!. Documento que provoca que todo el equipo deje lo que esté haciendo y se centre al completo a desarrollar el documento hasta que llegue a Done. (Rojo)

Un documento puede cambiar de prioridad en cualquier etapa de su desarrollo; por ejemplo cuando un procedimiento documentado ha sido revisado una y otra vez de tal forma que ya se ha atrasado, pasando de “Normal” a “¡Está Que Arde!”

Los documentos los prioriza el líder del proyecto de implementación y el dueño del proceso en documentación (que fuera de la complejidad técnica conoce la importancia para el usuario de cada uno).

Ejemplo de un pizarrón Kamban para controlar el desarrollo de documentos.

pizarrón kanban para desarrollar documentos de ISO 9001

Cómo utilizar kanban:

En su proyecto de implementación, durante la fase de ejecución y considerando el diagrama de Gantt, concentrase en períodos semanales. En la columna de To Do / Documentos agregue un PostIts priorizado por cada documento a desarrollar durante esa semana, avise con anticipación a los involucrados y active su participación, diariamente supervise los avances, cambie prioridades y active alarmas. Para que los documentos avancen se requiere supervisión, trabajo en equipo y apoyo directivo.

¿Qué te parece este método para agilizar la elaboración de documentos?

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Acerca de Daniel Jimenez

Ingeniero Industrial, Máster en Dirección y Gestión de la Calidad. Con gusto comparto mis experiencias y conocimiento sobre Sistemas de Gestión aquí. Me especializo en aportar soluciones a líderes de sistemas que quieren obtener mejores resultados de sus proyectos de implementación, mejora o auditoría, Clic Aquí Para Conocerlas Hoy.

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5 comentarios

  1. Ing. Karla Miranda

    Es muy interesante el uso de herramientas lean para controlar el desarrollo de documentos, sin duda la pondré práctica, con adecuada supervisión puedes detectar quién esta atrasado y de inmediato los cuellos de botella salen a la vista. Gracias.

  2. Altagracia Elena Caro

    Excelente!

  3. Es muy ágil y práctico, felicitaciones.

  4. Jorge Enrique Dávila Cortes

    Buenos dias

    Sr Daniel Jimenez y respetados participantes, con esto del “KANBAN”; se me vino a lamente una pregunta para Daniel Jimenez y nosotros los participantes; ¿Cuando dejan de entregar certificados ISO 9001 2008?. Ley en una articulo de esta blog que dejaban de entregar certificaciones a partir de marzo de 2017. ¿Si me pueden ayudar con esta información lo agradeceria?

    Aprovecho la oportunidad para saludarlos de nuevo y agradecer a Daniel Jimenez por este espacio y el libro que compre ya hace un año, con los requisitos de la norma ISO 9001 2015; buen material y casos prácticos para aplicar

    En forma atenta,

    Ing. Jorge Dávila Cortes
    Esp. Proyectos HSEQ.
    Bogota Colombia

    • Buen día Jorge

      Según la información oficial de la ISO, para el periodo de transición contaremos con tres años a partir de la publicación de la nueva revisión, es decir de Septiembre del 2015 a Septiembre del 2018.
      Después de Sep. 2018 los certificados ISO 9001:2008 no serán validos, además después de Marzo del 2017 los organismos certificadores dejarán de emitir nuevos certificados bajo la norma ISO 9001:2008.
      Te dejo un link con la fuente oficial http://www.iaf.nu/upFiles/IAFID9Transition9001PublicationVersion.pdf
      Un enorme saludo Jorge.

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