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¿Cuál será el nivel de detalle de la información documentada?

Al implementar ISO 9001, hay que escribir… ¿A qué nivel de detalle?, descúbrelo aquí y deja de pasar noches de desvelo escribiendo procedimientos.

El nivel de detalle, es la cantidad de contenido explícito que tiene un documento.

Entiéndase como contenido: las palabras, gráficos o símbolos que representan información relevante que amerita retenerse o mantenerse en un documento (ISO/DIS 9001:2015)

El que un documento sea explícito, significa que está escrito o especificado de forma clara y detallada, sin insinuar ni dar nada por sabido o conocido, a veces menos es más.

El nivel de detalle al escribir documentos, es el primer paso para hacer que tus procedimientos documentados sean entendidos; eso lleva a una correcta aplicación y por consecuencia a la eficacia.

Ejemplos de nivel de detalle son:

A. “Tome la muestra clínica y aplíquele el reactivo, vea lo que pasa” – Este ejemplo nos “dice qué hacer” en pocas palabras, pero no garantiza la eficacia del resultado esperado.

B. “Tome 100 gramos de la muestra clínica A y apliqué 20 mililitros del reactivo B, espere 30 minutos y compare el color resultante de la reacción con la escala métrica de colores A21 y anote el resultado en el formato FRM-001” – Este ejemplo nos “especifica qué hacer” de tal manera que garantiza la eficacia del resultado esperado.

C. “Cuando se encuentre dispuesto, tome con la mano izquierda la muestra, sosténgala a una altura adecuada y coloque el reactivo con la mano derecha, lentamente de tal manera que no desperdicie ni una sola gota, espere 30 minutos y ve lo que pasa” – Este ejemplo nos dice qué hacer en demasiadas palabras”, si bien puede ser explicito carece de especificación y contiene algo de información superflua.

¿Cuál de estos tres ejemplos es el mejor? – ¡Comenta!

La información documentada a mantener (Procedimientos documentados), debería incluir sólo información que se relacione directamente con el “completar la tarea eficazmente”; evitando a toda costa el material superfluo, para lograr esto, aquí tienes:

Cuatro factores que determinarán el nivel de detalle de la información documentada.

1.- La cualificación y formación de los usuarios es determinante al momento de definir el nivel de detalle al escribir de los contenidos de los procedimientos.

Al escribir “ml”, algunas personas sabrán que se refiere a mililitros, incluso sabrán cómo conseguir un ml con cualquier dispositivo de toma (pipeta o gotero); a otras habrá que explicarles qué es un mililitro y cómo tomarlo en un dispositivo graduado especifico.

2. Para proporcionar un nivel de detalle pertinente, considera:

  • La complejidad de la tarea. Si la complejidad de la tarea aumenta, el nivel de detalle puede aumentar.
  • Los riesgos de la tarea. Entre más riesgos puedan afectar la eficacia del resultado, el nivel de detalle debe aumentar.
  • Frecuencia de la tarea. A medida que aumenta la frecuencia de realización de la tarea, el nivel de detalle puede disminuir, un producto que se realiza sólo en invierno por ejemplo puede que necesite más detalle.

3. Cómo determinar si la cantidad de información proporcionada es adecuada:

  • ¿Se puede realizar el procedimiento en la secuencia en que está escrito?
  • ¿El usuario puede identificar los equipos o herramientas mencionadas en el procedimiento?
  • ¿El usuario puede identificar y comprender las especificaciones mencionadas en el procedimiento?
  • ¿El usuario puede explicar cómo se realiza el procedimiento después de leerlo pocas veces?
  • ¿El usuario puede realizar el procedimiento sin necesidad de obtener información adicional de otras personas o procedimientos no relacionados en su procedimiento?

4. Al escribir procedimientos, concéntrate en los usuarios

Piensa siempre en el usuario, ¿Qué información debes documentar para ellos?, ¿Qué es lo que necesitan saber para realizar con eficacia la tarea?, ¿Qué riesgos deben tener en cuenta?

Excluye toda información para otras personas que no participan en la realización del procedimiento.

Toma en cuenta estas cuatro factores y seguramente llegarás a tener una información documentada LEAN cuando tengas que implementar ISO 9001.

Saludos.

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Guía implementación de ISO 9001:2008

Acerca de Daniel Jimenez

Ingeniero Industrial, Máster en Dirección y Gestión de la Calidad. Con gusto comparto mis experiencias y conocimiento sobre Sistemas de Gestión aquí. Me especializo en aportar soluciones a líderes de sistemas que quieren obtener mejores resultados de sus proyectos de implementación, mejora o auditoría, Clic Aquí Para Conocerlas Hoy.

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5 comentarios

  1. Ing. Karla Miranda

    El ejemplo B es el mejor, no sólo hay que decir que hacer, también se debe especificar para hacerlo con calidad.

    Saludos

  2. El mejor ejemplo es el B, ya que indica qué hacer después de mezclar los reactivos y dónde colocar la información para que realmente sea útil, además de un parámetro claro de medición. Al fin los otros dos sólo indican observar lo cual queda a la propia perspectiva de quien realiza la tarea.

    • Daniel Jiménez

      Hola Rebeca, acertada tu respuesta, y si, lo que redactamos en los procedimiento documentados debe ser útil.
      Saludos

  3. Edith González

    Buen día, por otro lado también es importante que los procedimientos no solo sean elaborados para el usuario, si no que es importante ver el nivel educativo de los usuarios, yo me he encontrado con procedimientos o instructivos con un lenguaje sumamente rebuscado y los usuarios tienen un nivel educativo de primaria o secundaria, y no es que este menospreciando sino que es importante ver ese factor para que el personal entienda a su nivel las instrucciones ademas de respetar el lenguaje de la empresa.

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