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Cuentas Por Cobrar – Holograma De Un Proceso Eficaz

Cuentas Por Cobrar – El Enfoque De Procesos

Cuentas por cobrar: la forma en que se manejen, sobre todo en la pequeña empresa, puede ser un factor fundamental para determinar la rentabilidad del negocio.

El logro de la venta es el primer paso del proceso de flujo de caja, pero todas las ventas en el mundo son de poca utilidad si la compensación monetaria no es inminente.

Por otra parte, cuando una empresa tiene problemas para cobrar lo que se le debe, también a menudo tiene problemas para pagar las facturas (cuentas por pagar) que se le deben a otros.

cuentas por cobrar proceso

En el cobro, así como hay un arte en la venta, hay un arte de la recuperación de CXC. En un mundo ideal, la recuperación de las cuentas por cobrar deberían coincidir con las cuentas que la empresa tiene programado pagar.

Pero hay muchos factores externos que trabajan contra los pagos a tiempo, algunos de los cuales están fuera del control incluso de los más eficiente sistemas de recuperación.

Las demandas estacionales que agotan los ingresos, imprevistos económicos, aumento de la tasa de desempleo, indisciplina financiera y otros factores que pueden afectar el perfil económico de tu cliente, contribuyendo así a su incapacidad para pagar las facturas en el momento oportuno.

Reconocer estos factores, y aprender a hacer planes con ellos en mente, puede hacer una gran diferencia en el establecimiento de un proceso de cuentas por cobrar sólido para tu negocio.

El enfoque de procesos en cuentas por cobrar (ISO 9001)

CXC es generalmente visto como una función contable; pero es también un proceso básico de negocios que requiere:

1 Un propósito,

2 entradas de información y requisitos,

3 software, hardware, instalaciones y equipos para trabajar,

4 métodos, procedimientos e instrucciones,

5 personas competentes y capacitadas, autoridades y responsabilidades definidas,

6 objetivos, metas e indicadores para evaluar el desempeño,

7 resultados para los interesados y el cliente externo.

¿Qué pasa cuando cuentas por cobrar no está definido como un proceso?

• Será el trabajador el que decida cómo hacer la cobranza, lo que significa que el proceso se llevará a cabo de manera diferente por diferentes personas.

• Si el proceso de CXC no es entendido completamente por cada trabajador individual, eso hará que las personas desarrollen su propia comprensión basados en “conjeturas” y “suposiciones”… ¡creo que así se hace!

• Si el proceso de cobranza es difícil de seguir debido a diversos obstáculos o falta de facilitadores (computadoras obsoletas, falta de archivos y registros, software complicado, otros) los trabajadores se verán obligados a trabajar con sobre esfuerzo, lo que producirá resultados tardíos y diferentes, con mayores costos.

• Si un proceso no se mide con datos fiables, nadie sabrá los resultados y si se están logrando y mucho menos que cambios se deben hacerse para lograr tener cuentas sanas.

La corriente a favor te llevara más lejos… con corriente en contra no avanzaras.

Como veras la consecuencia de un mal proceso de cuentas por cobrar se refleja en un flujo de efectivo lento e insuficiente para la pequeña empresa, administrar CXC como un proceso puede llevarte a redefinir propósitos esenciales para tu negocio.

perfil administrador cuentas por cobrar

Propósitos para diseñar un nuevo proceso de cuentas por cobrar

1. Reducir el ciclo de recolección. El nuevo proceso debe ayudar a examinar las cuentas de los clientes que van más allá de sus términos de vencimiento. No esperes hasta sean el doble de lo que puedes soportar para entrar en acción.

2. Mejorar la política de créditos. Un proceso seguro de CXC debe tener más énfasis en el otorgamiento del crédito antes que en la recuperación de cuentas. ¿Tiene un procedimiento de aprobación de crédito? ¿Realizas controles de crédito? ¿Qué normas para extender un crédito aplicas?

3. Optimizar las especificaciones de crédito. Cambiar las condiciones de crédito que ofreces a tus clientes puede agilizar la entrada de ingresos. Si ofreces términos netos de 12 meses, puedes reducirlo a 10, ofreciendo un descuento de 5% si se pagan dentro de 15 días netos antes de que finalice el año. Este tipo de políticas requieren su análisis ya que aparentemente pueden aumentar el ingreso rápidamente no suponen que el 100% de los clientes las vayan a tomar.

4. Acortar el periodo de facturación. Factura a tus clientes inmediatamente. Esta es una de las claves. Muchas organizaciones de servicios esperan hasta el final del mes para contar lo facturables y determinar los cargos a los clientes. No espere hasta el final del mes. Trata de empezar el proceso de facturación de 7 a 10 días antes, esto podría reducir a tu tiempo de cobrar. Envía por correo electrónico o por fax tus facturas puede salvar a uno o dos días.

5. Reducir los errores de facturación. La mayoría de los clientes de retrasan los pagos debido a errores de facturación. Los clientes no reconocen la factura y no intentan pagarla hasta que se corrige, y tal vez ni siquiera le notifique al vendedor, el error hasta que se le llame para su cobranza. Una vez más, para evitar retrasos por errores, el uso efectivo del tiempo y los métodos generan resultados.

6. El personal arriba del tren de cuentas por cobrar. Asegúrate de que todo el personal está entrenando para entender las métricas de rendimiento de sus puestos de trabajo. Un gestor de CXC puede estar recuperando $ 12,000 diarios, puede que con capacitación en los (y estos sean mejorados continuamente) procedimiento recupere un 6% más por ejemplo. También es un problema de capacidad: Si en el mes debes recuperar $ 480 mil, con un gestor cobrando $ 12 mil durante 20 días no será suficiente.

7. Maximizar el proceso de contabilidad. Con el departamento de cuentas por cobrar bajo el enfoque de procesos se obtendrá el máximo beneficio para tu negocio. Y con los procedimientos optimizados para ahorro de tiempo, lograras la eficiencia en el trabajo.

En corto; se trata de determinar la eficiencia y eficacia del proceso.

El holograma de tu proceso de cuentas por cobrar.

Vamos a trazar los elementos básicos de un proceso de CXC de tal manera que te sirva de orientación para un primer acercamiento al enfoque de procesos

Necesitamos una misión para “Cuentas por cobrar”, estos son algunos ejemplos

• Somos responsables de facilitar al cliente los mecanismos necesarios para realizar su pago integro, puntual y seguro de tal manera que se garantice la continuidad de su servicio contratado con nuestra empresa.

• Recabamos de manera puntual los pagos comprometidos por el cliente a nuestra empresa y especificados en el contrato compra-venta.

• Somos pieza fundamental para mantener activo el flujo de efectivo de esta empresa, lo hacemos aplicando estrategias de recuperación de créditos otorgados a nuestros clientes.

Tener una misión para un proceso, ayuda, todos entienden su razón de hacer, y acarrean todos sus esfuerzos en el logro del resultado.

¿Quién es el cliente del proceso?

El cliente externo.

El cliente externo es el principal, le interesa saber que su pago se realizo integro y seguro, que éste no presento ningún error en su registro y afecto su saldo pendiente, y sobre todo que se le proporcionara evidencia de ello (recibos, estados de cuenta), que habrá claridad y no se le molestara con un cobro indebido o por uno ya realizado.

El cliente interno.

Dependiendo del tamaño de la empresa, hay dos clientes internos: El primer ejecutivo quien es el vigilante del estado de las cuentas por cobrar, se convierte en cliente cuando pide un informe del estado de las cuentas por cobrar así como una revisión de las estrategias aplicadas y sus resultados, el otro gran cliente es el administrador o contable quien recibe el total de lo cobrado para darle continuidad el flujo de efectivo.

Como dicen en España: Menudo lio, en la pequeña empresa cuando el primer ejecutivo es responsable de CXC y además es el contable, si, suele suceder que sea la misma persona.

Salidas: Los resultados planificados, ¡ah que gusto cuando todos pagan!

Los resultados esperados pueden ser:

• Pagos de clientes integrados al saldo pendiente

• Recibos emitidos a clientes por su pago

• Informes de cuentas por cobrar (estados de cuenta, clientes, antigüedad de cartera)

• Pagos de clientes depositados en cuentas bancarias

• Estados de cuenta actualizados y listos para el siguiente periodo de pago

• Convenios de pagos de cuentas renegociadas.

el responsable de cuentas por cobrar

Proveedores para el proceso de CXC

Participa todo líder de proceso que tenga interacción y responsabilidad, de proporcionar información relacionada con compromisos financieros adquiridos por el cliente y ayude al buen cobro; también aquellos que proporcionan los recursos básicos para lograr los objetivos.

Estos son algunos de los más comunes.

• El propietario de la empresa, pone desde la mesa de trabajo hasta el sueldo del colaborador.

• El responsable de ventas, pasa el perfil económico del cliente para una conjunta aprobación.

• Facturación, generalmente éste pasa las cuentas nuevas que el cliente va adquiriendo.

• Otros: Mantenimiento, informática, despacho contable, en algunos casos empresas externas subcontratadas para la recolección de las cuentas.

• Los bancos, donde el dinero se acumula.

• Logística e inventario en caso de devoluciones que requieran una nota de crédito.

Entradas: de información y recursos al proceso

• Lista de clientes aprobados para crédito (una de rechazados, en espera)

• Especificaciones de créditos (montos, periodos de pago, medios para realizar el pago)

• Facturas, recibos de compras, contratos, otros documentos que expresen compromisos

• Créditos nuevos otorgados (cuentas que iniciaran por cobrar)

• Pagos de clientes

• Notas de crédito a clientes (devoluciones, cancelaciones, reembolsos)

¿Quiénes son los propietarios del proceso?

En la pequeña empresa, generalmente este proceso lo lleva el responsable de ventas o el administrador (contable) y se acompaña de un mensajero (lleva las facturas, cobra y deposita entre otras cosas)

En la mediana empresa, alcanza para tener un jefe de cobranza, un auxiliar en el escritorio y un cobrador que sale diario exclusivamente por actividades de cobranza.

En la gran empresa suelen tener un gerente de cobranza, auxiliares, supervisores y cobradores de cambaceo, además de la subcontratación de call center y despachos de recuperación legal.

En todos los casos se requiere un perfil de puestos con competencias y conocimientos relacionados a: contabilidad básica, cuentas por cobrar, manejo de software, negociación, servicio a clientes, productividad y administración del tiempo.

Los recursos: Software, hardware, instalaciones y equipos para trabajar.

Normalmente se requiere todo lo necesario que una oficina necesita, indispensable un vehículo para quien realiza todas las actividades de cobranza en sitio.

Aquí un tema importante: Este proceso es de mucho manejo de información, se generan muchas transacciones y registros que conlleva disciplina administrarlos, así que un software de cuentas por cobrar es indispensable.

Selecciona aplicaciones que estén integradas con ventas y logística, y a la vez con contabilidad; esto en la pequeña empresa agrega agilidad y automatización dando espacio para el análisis.

recursos para cuentas por cobrar

Objetivos, metas e indicadores para evaluar el desempeño.

Procesos sin resultados planificados, ni la manera de medirlos son una de las formas de avanzar hacia ningún lado. Siendo ideal, el gran objetivo es tener nuevos clientes, de manera más medible el gran objetivo es tener más ingresos.

Los objetivos a trazar en este proceso dependerán del proceso de ventas, “No se puede cobrar más de lo vendido” entonces el objetivo es tener un presupuesto de ventas planificado en meses en un periodo de 12 meses adelante, del cual derivan los “Ingresos proyectados”

El presupuesto te permitirá definir metas e indicadores cómo estos:

• Ventas reales entre ventas presupuestadas

• Ingresos por cuentas por cobrar reales entre Ingresos proyectados

• Gastos de operación del crédito y manejo de CXC reales entre proyectados

• Porcentaje de perdidas en cuentas incobrables de las ventas, real entre proyectados

Conforme el proceso se hace robusto, dispondrás del tiempo necesario para realizar otro tipo de análisis (Razones Financieras).

Métodos: políticas, procedimientos e instrucciones.

Documentar tus procedimientos asegura que las prácticas que te van generando éxito sean repetibles y un punto de partida para la mejora del mismo proceso.

Las empresas grandes tienen la capacidad para generar manuales de procesos (tiempo y personal), las empresas medianas pueden optar por procedimientos documentados e instrucciones de trabajo junto con documentos externos controlados (manuales del software)

En muchos de los casos, en la empresa pequeña, basta con un muy buen diagrama de flujo, instrucciones y formatos de registros.

La documentación puede ser la siguiente:

• Procedimiento para otorgar crédito (formatos de solicitud incluidos)

• Procedimiento para gestionar cuentas por cobrar

• Instrucción para notas de crédito, cancelaciones y devoluciones

• Análisis de datos, mejora continua y acciones correctivas/preventivas

• Políticas de cuentas por cobrar

• Perfiles de puestos (descripción, funciones, competencias, capacitación)

 ISO 9001 te aporta la alternativa de gestionar tus procesos de manera estructurada, organizada con orientación al cliente y la constante búsqueda de la eficacia.

Imágenes cortesía www.cartoonstock.com

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Guía implementación de ISO 9001:2008

Acerca de Daniel Jimenez

Daniel Jiménez tiene un máster en dirección y gestión de la calidad; es autor de varios ebooks sobre calidad además del blog Pymes y Calidad 2.0, donde comparte métodos y estrategias novedosas para ayudarte a implementar y mejorar sistemas de gestión. Si estás trabajando en este campo, y quieres hacerlo diferente y mejor, ¡Este blog es para ti!.

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