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Diagrama de tortuga para ISO 9001 y PyMES con calidad

Qué es y cómo hacer un diagrama de tortuga.

Un enfoque que ayuda al crecimiento y mejora continua de una pyme, es la gestión de sus procesos. Tener claro cuáles son los elementos de éxito para controlarlos y   mejorarlos es una base fundamental para el desarrollo sano de la empresa;  dicho enfoque  es aportado por las normas de gestión de sistemas de calidad ISO 9001.

ejemplo diagrama de tortuga

Una herramienta de diagramación poderosa y sencilla es el diagrama de tortuga, usado en IS0 9001 para la gestión de la calidad. En él se dibujan todos los elementos que intervienen en un proceso; de esta manera podemos saber: sobre las competencias que requiere el personal, los elementos para controlar el desempeño, los indicadores para el éxito, clarificamos las entradas requeridas y lo resultados que debe generar el proceso, hasta podemos incluir el equipo de seguridad que requiere el personal.

Se llama diagrama de tortuga porque asemeja a dicho animalito, la cabeza representa las entradas, en el cuerpo las actividades de transformación o prestación, cada una de las patas representa: ¿Con qué?, ¿Cómo?, ¿Con que criterios?, ¿Con quién?…la cola representa las salidas o resultados del proceso.

8 pasos para hacer un buen diagrama de tortuga.

1 Identifique su proceso.

Anote en una forma el nombre y una breve descripción del proceso o función que se pretende analizar, existen tres tipos de procesos los de gerencia/dirección, los operativos y los de apoyo, los más comunes son: ventas, producción, planificación estratégica, recursos humanos entre otros; agregue un consecutivo (000001) a su proceso en turno para hacer el diagrama de tortuga. En este ejemplo seleccionamos el proceso de ventas de una empresa genérica.

descripcion del proceso en el diagrama de tortuga

2 Identifique las entradas del proceso.

Cree una tabla con dos columnas y varios renglones, titule la primera columna como “Entradas” y la segunda como “Proveedores”. En “Entradas” identifique todos los elementos que pueden ser requerimientos necesarios como documentos, materias primas, energía, resultados de otros procesos, especificaciones, dibujos, estudios…etc.; en “Proveedores” declare quien proporciona dicho elemento de entrada.

entradas del diagrama de tortuga

3 Identifique las salidas de su proceso.

Aquí nos concentramos en los resultados y a quien se los proveeremos; realice una tabla con dos columnas, una para las “salidas” y otra para los “clientes”, las salidas son los propósitos tangibles del proceso que están relacionadas con un cliente en especifico…ya tenemos la parte central de su diagrama de tortuga.

salidas del diagrama de tortuga

4 ¿Con qué?.

Vamos a declarar que infraestructura usamos para realizar las actividades del proceso, aquí nos centramos en equipos, instalaciones y los puestos de trabajo responsables de dicha infraestructura. Trazamos una tabla de tres columnas, en una relacionamos los equipos e instalaciones, en otra lo clasificamos y en la última asignamos el responsable de su cuidado y mantenimiento, algunas empresas más complejas y con experiencia en documentos abren una columna más y relacionan el documento controlado relativo al  mantenimiento del equipo.

con que diagrama de tortuga

5 ¿Con quién?.

Aquí es donde relacionamos los puestos de trabajo implicados en el proceso, se empiezan a declarar las autoridades y responsabilidades. Podemos trazar una matriz de 6 columnas, nombrando las columnas con “puesto”, “formación requerida para el puesto”, “habilidades interpersonales requeridas”, “experiencia en el puesto”, “nivel educativo del puesto”, de requerirse se pueden agregar columnas para registrar el “equipo de seguridad personal” requerido para él puesto.

con quien diagrama de tortuga

6 ¿Con que criterios?.

Aquí definimos los indicadores  para evaluar el desempeño del proceso con respecto a las metas y objetivos de los planes estratégicos o de calidad, formulamos indicadores con su unidad de medida y los relacionamos con puestos o equipos de trabajo.

criterios de control del diagrama de tortuga

7 ¿Cómo?.

Toca declarar los métodos, técnicas o procedimientos documentados al momento, necesarios para la realización y control de los procesos, trazamos una matriz de tres columnas, “Método de control”, “Elaboro”, “Aprobó el método”.

metodos diagrama de tortuga

8 Finalmente

acomodamos todas las partes para obtener visualmente el diagrama de tortuga.

ejemplo Diagrama de tortuga para iso 9001

13 Diagramas de Tortuga (Auditorías Internas, Ventas, Producción, Logística, Entregas a clientes, Compras, Calidad, Capacitación, Mantenimiento, Ingeniería, Metrología, Recursos humanos, Revisión por la dirección) incluidos en la guía rápida.

guia rapida como implementar descarga

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Guía implementación de ISO 9001:2008

Acerca de Daniel Jimenez

Daniel Jiménez tiene un máster en dirección y gestión de la calidad; es autor de varios ebooks sobre calidad además del blog Pymes y Calidad 2.0, donde comparte métodos y estrategias novedosas para ayudarte a implementar y mejorar sistemas de gestión. Si estás trabajando en este campo, y quieres hacerlo diferente y mejor, ¡Este blog es para ti!.

7 Comentarios

  1. Antes que nada saludos es una muy buena explicación.

    Este diagrama se utiliza para la documentación de un macroproceso?

    Verdad¡¡¡

    • Hola José Antonio, te comento: este diagrama (tortuga) se utiliza para documentar procesos específicos -Compras, Inventarios, Producción, Servicio y así… Tu ejercicio de mapeo debería consistir en identificar todos tus procesos y relaciones para poder construir tu mapa de procesos (macroprocesos) después en segundo nivel viene el diagrama de tortuga de cada proceso. Se puede decir que si se utiliza para la documentación de un macroprocesos, pero se aplica en un nivel más detallado.

      Saludos

  2. Hola, Daniel.

    Estoy en proceso de certificacion. Mi metodologia de trabajo consiste en un mapeo que involucra la identificacion de entradas-subprocesos-salidas, asi como un diagrama de flujo de las actividades, cruzado con los actores y las etapas del proceso.

    El elaborar el diagrama de tortuga, simplificaria/ sustituiria las actividades que actualmente realizo?
    Que tan aceptado es, ante la casa certificadora, para representacion del proceso?

    • Hola Nohemi, el mapeo que sigues en tu metodología me parece excelente para identificar y relacionar los procesos.

      Sin poder ver los mapas que actualmente desarrollas, te puedo decir que el diagrama de tortuga seria complementario, en él puedes identificar entradas y salidas del proceso, esa propiedad podría ayudarte a simplificar/sustituir.

      El mapeo va por niveles: 1ro tu mapa de procesos, 2do podrías poner los diagramas de tortuga, 3ro los diagramas de flujo de actividades con actores y etapas, que generalmente van detallados en procedimientos o instrucciones.

      Por las casas certificadora son muy bien aceptados y conocidos, ya que con ellos identificas y muestras la relación de los procesos que tienes.

      Saludos

  3. Ing.Daniel:

    tengo varias inquietudes respecto a la nueva version de la norma iso 9001, le expongo el caso,
    si una empresa se quiere certificar en ISO 9001-2008 , y lo hace, pero esta por entrar la nueva version de la norma, tendria que readaptar toda la documentacion a la nueva version?, si para certificarse en iso 9001-2008 realizo un “gasto $”, tendrìa que volver a pagar para certificarse a la nueva version? Que seria mejor para la empresa, empezar a documentar su SGC en base a la version 2008 , o esperarse a que entre la nueva version y ahora si entrar de lleno a la certificacion?
    Mucho le agradeceria me pueda orientar en cada una de mis interrogantes.
    saludos

    • Hola Rogelio, son importantes las inquietudes que tienes, para responderte aquí van estas líneas ya que también otras personas tiene las mismas inquietudes, te comento lo siguiente:

      A la fecha (marzo 2014) la única versión de norma vigente aprobada por la ISO es la 9001:2008, la cual se encuentra en revisión y actualmente existe un documento borrador elaborado por los miembros del comité técnico asignados por la ISO para tal tarea, se considera que este borrador aun sufrirá cambios y su publicación como norma, finalmente será hasta el segundo semestre del 2015, al publicarse quedara cancelada la versión 2008.

      Al momento, cualquier organización que deseé o necesite certificarse deberá hacerlo bajo la norma actual vigente ISO 9001:2008 y crear su sistema de gestión y documentación conforme a esta norma.

      Cuando la versión 2015 sea publicada y aceptada por los organismos de normalización de cada país, las organizaciones certificadas con la 2008, tendrán un periodo de 3 años como máximo para realizar su transición (estipulado en el renglón 94 del borrador CD/ISO 9001:2015)

      Para el cambio a la 2015, en su momento tendrás que hacer cambios de dificultad media, sobre todo en la estructura del sistema de gestión, la buena noticia es que los requerimientos de documentación se simplificaran, por ejemplo: desaparece el manual de la calidad.

      En teoría no tendrías que pagar de manera extraordinaria, por lo siguiente: cuando tus contratas el servicio de certificación generalmente se extiende el certificado por tres años, si al finalizar el periodo deseas renovar y se da un cambio de versión, gastarías lo normal de una renovación más los gastos que pudiera implicar la adopción de la nueva versión (cursos, licencia de norma, aumento de precio)

      Si el periodo de transición que ofrece ISO en el cambio de versión vence y tu certificado no está por renovarse, entonces si tendrías que hacer gastos extraordinarios para ponerte al día.

      En cuanto los gastos y formas, son detalles que tienes que tratar con la casa certificadora que contrates.

      Junto con la nueva versión de la norma, la organización ISO emitirá un protocolo de migración detallando de los pasos a seguir y acciones a realizar, tanto para organizaciones certificadas como para casas certificadoras, pero eso sería hasta el segundo semestre del 2015.

      Si tu empresa necesita certificarse, puedes empezar desde ahora.

      Hay mucho revuelo de información con la futura versión 2015, pero a la fecha como te digo, sólo es un borrador.

      Espero mis comentarios te aclaren el panorama.

      Saludos.

      • Ing. Daniel, le agradezco el tiempo dedicado a la respuesta de mis inquietudes.Me fuè de gran ayuda su orientaciòn.
        Saludos

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