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El Diagrama De Gantt Como herramienta Para Implementar ISO 9001:2015

Personalmente, siempre he creído en la gestión de proyectos; es la caja de herramienta más apropiada para planificar y controlar la implementación de un sistema de gestión organizacional basado en normas ISO.

Una de las cosas que la gestión de proyectos nos permite hacer, es planificar el proyecto utilizando un Modelo de Programación; éste es una representación del plan para ejecutar las actividades del proyecto que incluye duraciones, dependencias y demás información de planificación.

Entre otros objetos de planificación; uno de los resultados (Salida) del Modelo de Programación es el Cronograma del proyecto.

Las preguntas necias…

Cuando la Alta Dirección estratégicamente decide implementar ISO 9001 generalmente delega el proyecto a un líder; entonces vienen las amables y frecuentes preguntas:diagrama de gantt para implementar ISO 9001:2015

¿Cuánto tiempo va a durar el proyecto?

¿Cuándo terminará el proyecto?

¿Cuánto me va a costar?

Y la más repetitiva… ¿Cómo val el proyecto?, ¿Cómo vamos?, ¿Cómo vamos?

La herramienta que el líder del proyecto de implementación de ISO 9001:2015 debe tener a la mano para responder estas preguntas es el Cronograma del proyecto.

Éste, es una salida del modelo de programación que presenta actividades relacionadas con fechas planificadas, duraciones, hitos y recursos; debe contener, como mínimo, una fecha de inicio y una fecha de finalización planificadas para cada actividad.

El cronograma del proyecto se puede representar en forma de resumen, es denominado a veces cronograma maestro o cronograma de hitos. Aunque el cronograma del proyecto puede adoptar una forma de tabla, es más frecuente representarlo en forma gráfica.

El Diagrama de Gantt es la forma gráfica más utilizada para representar un cronograma.

Es un diagrama de barras con información del cronograma donde las actividades o los componentes de la estructura de desglose del trabajo se listan en el eje vertical, las fechas se muestran en el eje horizontal y las duraciones de las actividades se muestran como barras horizontales colocadas según las fechas de inicio y finalización.

Todos los proyectos tienen sus particularidades; un proyecto para implementar un SGC o transitar de una revisión a otra no es la excepción… a continuación veremos la anatomía de un diagrama de Gantt para la implementación de la nueva revisión.

Anatomía de un diagrama de Gantt para implementar ISO 9001:2015

El Eje Vertical.

Determinaremos y declararemos las actividades críticas para implementar o transitar el SGC; una forma ordenada de hacerlo, es agrupar las actividades por temas a tratar; en mi opinión, existen los siguientes grupos de actividades:

  1. Actividades preparatorias.Diagrama de Gantt ISO 9001:2015
  2. Actividades para implementar los requisitos de la norma y los requisitos de la organización en los procesos.
  3. Actividades de revisión y mejora: Primera auditoría interna, primera revisión por la dirección y auditoría de certificación.

Despiece de actividades.

Las actividades preparatorias son todas aquellas que permiten planificar ordenadamente el proyecto de implementación; por ejemplo definir un líder de implementación y un equipo de personas que le apoyaran.

El análisis de las brechas o Gap, es otra actividad de preparación… si no lo haces no tendrás una idea exacta del número de actividades y la magnitud del trabajo (esfuerzo y tiempo) que se tendrá por hacer en las Actividades de implementación de los requisitos.

Los requisitos del SGC deben ser los establecidos por la norma ISO 9001:2015 y los determinados por la organización como necesarios; para abordar su despiece hay varios enfoques, el más común es abordar cada uno de los requisitos de la norma en forma vertical y enfocarnos en los procesos a los que les aplican; la otra, es listar los procesos determinados dentro del alcance del SGC y detallar los requisitos que les aplican.

Las actividades de revisión y mejora, son actividades finales de control de calidad del proyecto de implementación del SGC.

Algunas actividades pueden estar relacionadas (predecesoras y antecesoras), es decir hay actividades que no podemos iniciar hasta que otras se finalicen; por ejemplo, no podemos documentar un procedimiento hasta que se defina el estándar de control de la información documentada (¿Cómo vamos a documentar?)

Debemos numera en consecutivo cada una de las actividades; el total será nuestra base 100% para calcular el porcentaje de avance del proyecto en cualquier tiempo de su horizonte planificado.

Despiece de responsabilidades.Diagrama de gantt responsabilidades

Cada actividad en el diagrama de implementación del SGC debe tener un Responsable de su realización; a cada actividad planificada le corresponde una persona o más, recuerde: “Donde todos son responsables, al final nadie lo es”

Despiece de tiempos estimados.

Para cada actividad en el diagrama de Gantt hay que incluir un tiempo estimado; éste, será siempre el tiempo probable en que la actividad será terminada, para determinarla podemos basarnos en la experiencia o en cálculos.

Es recomendable definir un estándar de tiempo por tipo de actividad, éste podrá ser utilizado como criterio de referencia cada que necesitemos especificar el tiempo de una actividad específica; por ejemplo, para la actividad: Elaborar un procedimiento documentado controlado se establece un estándar de 48 horas laborales más 8 horas para revisión, aprobación y alta en el sistema informático de la organización… entonces si necesitamos determinar el tiempo para documentar el procedimiento de compras usaremos nuestro tiempo estándar.

Cada actividad debe contar con una fecha de Inicio y Fin.

Para algunos usuarios puede ser difícil estimar el tiempo para cada actividad ya que la mayoría de las veces la experiencia en este tipo de estimaciones es fundamental. En la Guía rápida: ¿Cómo implementar un sistema de gestión de calidad? he incluido una tabla de tiempos por tipo de actividad que le será útil al planificar los tiempos en su cronograma de implementación o transición.

Las posibles fallas de un proyecto de implementación de ISO 9001:2015 o transición pueden tener muchas razones justificadas, pero nunca debe ser por una pobre planificación de actividades, tiempo u otros recursos

Control del estado de las actividades en el diagrama de Gantt.

El cronograma del proyecto debe reflejar el grado de control que se está ejecutando; cada actividad debe reflejar un estado, los estados más comunes son:

Atrasada – Actividad que sufre un atraso en el tiempo programado durante el estado Ejecutándose.
Cancelada – Actividad que se programó inicialmente pero se canceló en el tiempo por una razón justificada.
Cerrada – Actividad que se programa y se ejecutó correctamente y en el tiempo estimado.
Ejecutándose – Actividad que se encuentra en tiempo (hoy) y se está realizando al momento.
Programada – Actividad que aún no se ejecuta pero está correctamente definida.
Re-Programada – Actividad que sufre un cambio en su programación y ya tenía una programación previa.

El líder del proyecto tiene la responsabilidad de supervisar y actualizar el estado de las actividades en el diagrama de Gantt.

Seguimiento a la elaboración o actualización de documentos y registros.

Elaborar documentos y registros exige también un control durante el proyecto, las actividades pueden necesitar acciones de documentación, su seguimiento puede pasar por las siguientes etapas:

  1. Determinar el requisito o la necesidad de elaborar un documento o registros.
  2. Elaborar el primer borrador.
  3. Revisión y aprobación.
  4. Distribuir y difundir.
  5. Acción que requería el documento o registro fue implementada.
  6. Acción mejorada después de una auditoría, revisión o cambios.

Se puede decir que una acción de documentación esta 100% completada cuando ha pasado por las seis etapas.

El Eje Horizontal.

Lo más destacable de este eje; es el horizonte de tiempos. Dependiendo del tamaño de la organización, la complejidad de sus procesos y la magnitud de las diferencias detectadas en el análisis de las brechas un proyecto para implementar ISO 9001:2015 puede durar de 6 a 18 meses, esto puede acelerarse en función de la participación de la Alta Dirección, el trabajo en equipo y hasta el entusiasmo colectivo de logran mejores resultados.diagrama de gantt iso 9001:2015

La importancia de demostrar el avance en el tiempo gráfica y numéricamente.

Dentro del diagrama de Gantt, específicamente en las barras de tiempo podemos emplear colores para destacar los distintos porcentajes de avances en el tiempo que tienen cada actividad. El color de la barra que distingue el tiempo programado deberá estar al fondo, y el color que demuestra el porcentaje de avance deberá rellenar al frente.

En el desarrollo de un proyecto de este tipo… elaborar documentos y registros es fundamental, el líder del proyecto puede utilizar los avances obtenidos de las acciones de seguimiento, para demostrar un avance, en este aspecto, del proyecto… Hay que demostrar avances en todos los frentes.

Herramientas para elaborar un diagrama de Gantt.

Existen múltiples herramientas de software, aquí:

¿Tú también prefieres usar MS Excel para hacer diagramas de Gantt? Clic aquí para aprender a hacer un diagrama de Gantt en Excel [indeed-social-locker sm_list=’fb,tw,li,go1′ sm_template=’ism_template_8′ sm_list_align=’horizontal’ sm_display_counts=’true’ sm_display_full_name=’false’ unlock_type=1 locker_template=7 sm_d_text='<p><span data-mce-style=”font-size: 18pt;” style=”font-size: 18pt;”>Ejemplo Diagrama de Gantt para implementar ISO 9001:2015</span><br></p><p>Comparte en tu red social, espera aquí y da clic en el botón naranja que aparecerá.<br></p>’ ism_overlock=’default’ ]

Clic aquí para descargar el cronograma en PDF[/indeed-social-locker]

El diagrama de Gantt es una herramienta muy poderosa, sencilla y flexible; sin duda debe ser usada como elemento de planificación y control de la implementación o transición a ISO 9001:2015.

¿Has usado ya esta herramienta? comenta cuáles son sus ventajas y desventajas como herramienta de planificación y control.

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Guía implementación de ISO 9001:2008

Acerca de Daniel Jimenez

Ingeniero Industrial, Máster en Dirección y Gestión de la Calidad. Con gusto comparto mis experiencias y conocimiento sobre Sistemas de Gestión aquí. Me especializo en aportar soluciones a líderes de sistemas que quieren obtener mejores resultados de sus proyectos de implementación, mejora o auditoría, Clic Aquí Para Conocerlas Hoy.

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5 comentarios

  1. Ing. Karla Miranda

    Una gran herramienta para administrar las tareas y su ejecución al transitar a la nueva norma ISO 9001:2015, gracias por el demo del diagrama de gantt.

  2. Edith González

    Pues yo he usado mucho este diagrama y realmente sirve muchisimo y mas cuando lo haces en grande y lo colocas en un lugar visible para que no solo los encargados del proyecto vean el desarrollo, sino que para que todos estén enterados, esto con el fin de que aunque sea de forma indirecta la participación por mínima que sea afecta en el cumplimiento del proyecto

    • Daniel Jiménez

      Hola Edit, buena práctica y recomendación el publicar en un lugar visible para todos el diagrama de Gantt. Saludos

  3. Ing. Daniel buenas tarde , revisandi este articulo muy interesante y es una guia muy precisa para la implentación de ISO 9001, pero me surge una duda en el modelo de GANTT que propones , en la parte de seguimiento hay unas siglas (DE,B,RA,DD,I,AM), tu me podrias indicar el significado de ellas, esto con el fin de enteder de una manera mas precisa el diagrama.

    Muchas, gracias quedo muy atento.

    • En el grupo de columnas”SEGUIMIENTO” encontrarás 6, cada una contiene un pequeño triangulo rojo en la esquina superior derecha de la celda indicando que tiene un comentario que se abre al poner el cursor en el triangulo, las notas son las siguientes:
      1- DE= La actividad fue analizada por un experto, se determinaron las acciones necesarias y sigue documentar o directamente implementar según sea necesario y requerido. Se asigna valor igual a 1 cuando se termina.
      2- B= Se ha elaborado el borrador 0.0 de la información documentada que se ha determinado como necesaria por la organización o requerida por la norma. Se asigna valor igual a 1 cuando se termina. Cuando se determina que no es necesario crear información documentada se poner valor igual a 1.
      3- RA= El borrador 0.0 de la información documentada se ha revisado, mejorado y aprobado para su inclusión como información documentada controlada. Se asigna valor igual a 1 cuando se termina. Cuando se determina que no es necesario crear información documentada se poner valor igual a 1.
      4- DD= Información documentada difundida y Distribuida. Se asigna valor igual a 1 cuando se termina. Cuando se determina que no es necesario crear información documentada se poner valor igual a 1.
      5- I= La acción determinada fue implementada, junto con su información documentada necesaria o requerida. Se asigna valor igual a 1 cuando se ha terminado de implementar.
      6- AM= Acción mejorada después de una verificación o auditoría. Cuando estamos seguros que el resultado cumple con el requisito de la organización y la norma ISO 9001:2015 Se asigna valor igual a 1 cuando se termina.
      TODA actividad requiere 6 puntos para que se considere terminada.

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