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diagrama de contexto

El Diagrama De Contexto, Tutoriales Para La ISO 9001:2015

¿Qué es?

Un diagrama de contexto representa una vista de alto nivel de una empresa, sistema o proceso, es útil y muy sencillo, podrás usarlo para definir el primer vistazo del contexto de una organización, sus partes interesadas y el alcance.

A veces también se le refiere, como un diagrama de flujo de datos de alto nivel.

Este diagrama define los límites entre la organización, o partes de ella, y su ambiente; mostrando las partes interesadas externas que interactúan con la organización y el flujo de información que intercambian.

¿Cuándo se puede utilizar?

En general, un diagrama de contexto se puede utilizar para examinar:

  • Un sistema existente (ayudando a determinar qué usuarios y partes interesadas interactúan)
  • Y confirmar la identificación de partes interesadas.
  • La posible solución a un problema en el sistema (ayudando a determinar con qué usuarios y partes se debería interactuar y cómo)
  • Una unidad de negocio (para ayudar en la comprensión de cómo una unidad externa de negocios interactúa con el sistema)
  • El impacto de un problema (para ayudar a identificar las partes afectadas por el problema o como pueden ayudar a resolverlo)

En el particular que nos interesa, la norma ISO 9001:2015; un diagrama de contexto puede utilizarse para:

  • Entender el contexto de la organización (4.1)
  • Entender las necesidades de los interesados (4.2)
  • Determinar el alcance del SGC (4.3)

El diagrama de contexto del sistema… representa todas las entidades externas que podrían interactuar con la organización (4.2)… Dicho diagrama coloca a la organización en el centro, sin detalles ópticos de su estructura interna, rodeada por todas las partes externas, entornos y actividades con las que interactúa (4.1)
El diagrama enfoca la atención en los factores externos y eventos que deberían considerarse en el desarrollo de un set completo de requerimientos y restricciones del sistema (4.3)

¿Qué partes integran un diagrama de contexto?

Los diagramas de contexto se trazan usando de tres tipos de representaciones graficas:

  • El proceso o sistema: Es la entidad que está bajo análisis, puede ser representada como un ovalo en el centro del diagrama con los datos principales que fluye hacia él y fuera de él.
  • Entidades (Partes interesadas): Varios cuadros identificados  alrededor del sistema, uno para cada factor externo.
  • Relaciones: líneas etiquetadas entre las partes y el sistema, generalmente representando información.

Los diagramas de contexto también pueden utilizar distintos tipos de dibujo para representar partes interesadas externas. Pueden usarse óvalos, figuras o imágenes, o cualquier otra representación que tenga un significado.

Las partes externas pueden clasificarse, por ejemplo considerando el nivel o frecuencia de participación con el sistema, estas son ejemplo:

  • Activas: partes externas dinámicas que frecuentemente inician eventos para lograr algún objetivo o propósito.
  • Pasivas: Partes externas estáticas que no interactúan frecuentemente con el sistema.
  • Cooperativas: Partes externas predecibles que son utilizadas por el sistema para alcanzar algún resultado deseado.
  • Autónoma (Independiente): Partes interesadas externas que están separadas del sistema, pero que lo afectan indirectamente, a través de restricciones impuestas o influencias similares.

Al trazar un diagrama de contexto, se debe enfatizar varias características importantes:

  • Las personas, organizaciones,  sistemas o procesos con los que se comunica el sistema. Son conocidos como Entidades.
  • La información que el sistema recibe del mundo exterior y que debe procesarse, mantenerse o retenerse de alguna forma.
  • La información producida por el sistema y que se enviará al exterior.
  • La información documentada que el sistema comparte con las partes.
  • La frontera entre el sistema y el resto del mundo.

Comprendido lo anterior, pongamos las manos en la obra.

Cómo hacer un diagrama de contexto.

Vamos a hacer un diagrama de contexto, representando a una organización con actividades de compra – venta que cuenta con un sistema informático en la nube (Internet) para procesar sus operaciones de ventas; representaremos su operación central, las ventas.

Paso 1

El primer paso es trazar el proceso (entidad operativa o un sistema) en que se estará centrando el diagrama, para este ejemplo trazaremos la operación principal del sistema, la comercialiazación o ventas a clientes. Sólo debe haber un proceso o sistema por diagrama de contexto.

diagrama de contexto ISO 9001:2015

Paso 2

En el segundo paso, tenemos que añadir a las Partes Interesadas. Para empezar, podemos poner a cuatro actores que interactúan con la actividad crítica. Ellos son:

  • Clientes;
  • administración;
  • contabilidad;
  • operaciones de almacén.

El diagrama actualizado ahora se ve así:

 

 

Diagrama de contexto dos iso 9001:2015

Paso 3

Para el tercer paso, voy a añadir un único almacén de datos externo que representa al sistema de procesamiento de transacciones en la nube (internet). Recuerda que con un diagrama de contexto se están modelando los factores externos a su proceso, por lo que cualquier base de datos que sea interna del proceso de compras no se modelara. Podríamos haber hecho de esta, una entidad externa, pero teniendo en cuenta que estoy asumiendo el procesamiento de transacciones es un proceso totalmente automatizado, siento que un almacén de datos tiene más sentido.

La actualización del diagrama se ve así, ahora:

diagrama de contexto tres iso 9001:2015

Paso 4

Ahora que los actores y los datos de procesamiento externo han sido definidos, el siguiente paso es mostrar las interacciones entre ellos.

Si estuviéramos trabajando con las partes interesadas para determinar las interacciones del proceso de compras, podríamos encontrar las siguientes interacciones comunes y los flujos de datos entre las entidades identificadas en el paso 3, quedando así:

Clientes:

  • Realizar pedidos
  • Cancelar pedidos
  • Recibe información de la orden
  • Recibe una confirmación de envío con un número de seguimiento cuando sus órdenes son enviadas

Contabilidad:

  • Recibe un comprobante de pago cuando un cliente hace un pedido
  • Envía una solicitud de transacción para el procesamiento de transacciones para el método de pago y la cantidad de la orden de los clientes

El Procesador de transacciones en internet:

  • Envía un mensaje de estado para el sistema de compras que indica si los pedidos de clientes han sido pagados con éxito.

El Almacén:

  • Proporciona información de inventario al proceso de compras, de modo que los clientes sepan si pueden hacer un pedido de un producto que se encuentra en stock
  • Recibe órdenes aprobadas
  • Proporciona un estado del envío que forma parte de la información de los pedidos de clientes
  • Proporciona un número de seguimiento cuando se han enviado los pedidos a los clientes

Administración:

  • Recibe informes de ventas para que pueda tomar decisiones sobre la gestión del negocio

Con todas esas interacciones identificadas, el diagrama actualizado ahora se ve así:

 diagrama de contexto cuatro ISO 9001:2015

El resultado final podría ser como el diagrama anterior.

¿Cuáles deberían ser los resultados?

Desde una perspectiva de análisis de negocio, el diagrama de contexto es principalmente usado para ayudar a determinar el alcance del esfuerzo que se debería realizar.

Si por ejemplo comienzas con una iniciativa para mejorar el proceso de gestión de pedidos de clientes, se puede trabajar sólo con el grupo de partes interesadas, examinando sólo los elementos que son parte del alcance en el diagrama.

O oor ejemplo, si el almacén después quisiera añadir una capacidad de re-orden de ciertos productos cuando el inventario alcanza un cierto nivel, se podría identificar que las interacciones con los proveedores no están en el diagrama anterior y por lo tanto la accione requerirá ampliar el alcance.

Los actores, los sistemas y los flujos capturados en un diagrama de contexto también proporcionan un punto de partida para los diagramas de tortuga, diagramas de flujo de proceso  y esfuerzos similares para capturar el conocimiento de un sistema o proceso más detallado.

Los flujos pueden ser utilizados para:

  • Identificar interfaces probables del sistema donde iniciar esfuerzos de análisis
  • Identificar la información relevante que especifique requisitos y requiera documentación

Riesgos

Como siempre con los diagramas, hay riesgos al dejar cosas reales e importantes fuera, o al tratar de incluir todo en detalle, de tal manera que el diagrama pierde parte de su valor por ser demasiado complejo.

Plantilla Para Diagrama De Contexto

Esta es una herramienta más para analizar el contexto de la organización, identificar a las partes interesadas y determinar el alcance, muy sencilla y sin gran complicación ¿Qué te parece?

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Guía implementación de ISO 9001:2008

Acerca de Daniel Jimenez

Ingeniero Industrial, Máster en Dirección y Gestión de la Calidad. Con gusto comparto mis experiencias y conocimiento sobre Sistemas de Gestión aquí. Me especializo en aportar soluciones a líderes de sistemas que quieren obtener mejores resultados de sus proyectos de implementación, mejora o auditoría, Clic Aquí Para Conocerlas Hoy.

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