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muestreo en auditoría ISO 19011

El muestreo Como Herramienta De auditoría – Introducción

Muestreo – Generalidades

Ser eficaz como auditor el algo que se logra con el conocimiento y el uso adecuado de todas las herramientas disponibles… pero, qué hacer cuando te encuentras con toneladas de registros ubicados en múltiples sitios y el tiempo asignado es corto… examinar todos los registro no sería práctico ni efectivo en cuestión de costos y tiempos, entonces, ¿cómo lograr los objetivos de la auditoría?

Haciendo un muestreo…

Se trata de seleccionar menos del 100% de los elementos dentro del total de datos disponibles (población), lo anterior es lo que llamaríamos… tomar muestras.

Un ejemplo de población puede ser: los registros de servicios realizados de enero a diciembre del 2016 de una empresa dedicada a la fumigación doméstica. Puede que la especificación de calidad del servicio indique la aplicación de 500 ml de fenotrina al 0.2% y en una auditoría no interese verificar si esta especificación se está cumpliendo en el 100% de los servicios… !Imagina la cantidad de registro existentes si se trabajan 52 semana de 5 días laborales al año con un promedio de tres servicios al día!

El muestreo sirve primero para obtener evidencia acerca de algunas características de dicha población y segundo, para evaluar y llegar a una conclusión que aplique para toda la población.

“Se llama muestra a una parte de la población a estudiar que sirve para representarla”. Murria R. Spiegel (1991).

La información que resulte de un buen muestreo debe generar confianza de que los objetivos de la auditoría se podrán lograr.

¿Hay riesgos asociados a las técnicas de muestreo?

Por supuesto, si las muestras tomadas no son representativas de la población en estudio, se corre el riesgo de que la conclusión del auditor pueda estar sesgada y ser totalmente diferente de la que se lograría si se examinara toda la población.

Nunca podremos estar enteramente seguros de que el resultado sea una muestra representativa, pero sí podemos actuar de manera que esta condición se alcance con una probabilidad alta (nivel de confianza).

Para controlar los riesgos asociados, es relevante seguir un método que le de el carácter científico que todo muestreo estadístico requiere.

El muestreo como herramienta de auditoría puede involucrar los siguientes pasos:

1. establecer los objetivos del plan de muestreo;
2. seleccionar el grado y composición de la población a ser muestreada;
3. seleccionar el método de muestreo;
4. determinar el tamaño de muestra a tomar;
5. llevar a cabo la actividad de muestreo;
6. compilar, evaluar, reportar y documentar resultados.

Tener un método o procedimiento documentado sobre cómo realizar muestreos, puede asegurar que los muestreos sean suficientes y los datos obtenidos sean útiles para soportar las conclusiones de auditorías.

Pero, ¿Cuál es la clave de todo?

En mi opinión, la clave está en asegurar que la muestra tomada sea representativa. Decimos que una muestra es representativa, cuando nos da una idea próxima y real de lo que es toda la población; es decir, es una muestra que refleja las características principales de toda la población.

Una muestra estadística es representativa de la población, si cada uno de los elementos de la población tuvo igual oportunidad de estar en la muestra, y la elección de cada elemento muestra fue completamente aleatoria.

Para determinar el tamaño o número de elementos de la muestra, existen procedimientos estadísticos que nos permiten saber cuál es el número mínimo de elementos que debemos incluir en el muestreo para obtener resultados válidos.

Los científicos aseguran que si conocemos la media aritmética de la población y calculamos la media de la muestra y estas son similares, entonces la muestra es representativa.

La selección de una muestra apropiada debería estar basada tanto en el método de muestreo documentado como en el tipo de datos requeridos para llegar a una conclusión de auditoría.

La evidencia documental sobre la muestra seleccionada en un caso de auditoría podría tener en cuenta el tamaño de la muestra, el método de selección y estimados hechos sobre la base de la muestra y el nivel de confianza.

 Conclusiones: El auditor eficaz debería emplear técnicas de muestreo cuando auditar el 100% de los elementos de una población sea prácticamente imposible. Su método de muestreo debería estar documentado esto asegura que siempre se realicen de la misma forma y los sujeta a la mejora continua. En todos los muestreos en criterio de calidad es obtener una muestra representativa, considerando: que la muestra se tome al azar, que todos los elementos de la población tengan la misma oportunidad de ser seleccionados y el tamaño de la muestra sea apropiado. Ya existen normas que documentan métodos científicos  que nos permiten determinar el tamaño de muestra, métodos aleatorios para selección y niveles de confianza, no hay que quebrarse la cabeza con ello. 🙂

Es un tema muy interesante y sin duda continuaré tratándolo en siguientes artículos, en tu opinión ¿qué ventajas y desventajas existen al realizar un muestreo durante una auditoría?, por favor siéntete libre de compartir tu opinión en los comentarios. Si este artículo te ha gustado compártelo con tus amigos y colegas. Saludos

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Guía implementación de ISO 9001:2008

Acerca de Daniel Jimenez

Ingeniero Industrial, Máster en Dirección y Gestión de la Calidad. Con gusto comparto mis experiencias y conocimiento sobre Sistemas de Gestión aquí. Me especializo en aportar soluciones a líderes de sistemas que quieren obtener mejores resultados de sus proyectos de implementación, mejora o auditoría, Clic Aquí Para Conocerlas Hoy.

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4 comentarios

  1. Edith Gonzalez

    Hola, en mi opinión las deventajas surjen cuando eres un auditori novato, ya que eso es lo hace que no sepas en donde buscar o que buscar, pero cuando ya tienes experiencia y adquieres la habilidad de no enfocarte en cosas triviales respecto a lo que deben contener los registros, es entonces cuando ves las ventajas de auditar por muestreos,

    Muchos auditores se enfocan en la falta de una firma entre un total de 500 registros de inspección de montacargas previo a su uso, que el ver si las fallas reportadas han sido corregidas,

  2. Ing Karla Miranda

    Que tal

    Una ventaja es que usando muestreos puedes optimizar el tiempo asignado para la auditoría, pero esto requiere seguir el método para tomar muestras al pie de la letra y registrarlo en los formatos de auditoría.

    Felices fiestas para todos!

  3. David Rodríguez

    VENTAJAS:
    La inversión de tiempo y de recursos es considerablemente menor que intentar hacer una revisión al 100% que en ocasiones se torna prácticamente imposible, como bien lo comentas.
    La clave está en usar los métodos científicos ya probados que te permitan evaluar una muestra representativa de la población.

    DESVENTAJAS:
    Nunca vas a tener una certeza al 100%, pero estadísticamente es confiable.

    Saludos y gracias por compartir tus artículos…Un abrazo

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