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8 elementos del presupuesto de ventas y operación

Tener la certeza del nivel de ventas para el año que viene es importante en la gestión de una pyme, hacer un presupuesto nos ayuda definir claramente lo objetivos de crecimiento y las acciones de mejora necesaria para lograr el éxito sostenido…¡lo sé!…saber cuánto venderá el año que viene es difícil.

“Se le llama presupuesto al cálculo anticipado de los ingresos y gastos de una actividad económica (personal, familiar, un negocio, una empresa, una oficina) durante un período, por lo general en forma anual. Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la organización. El presupuesto es el instrumento de desarrollo anual de las empresas o instituciones cuyos planes y programas se formulan por término de un año”.
Fuente wikipedia

El cliente (mercado externo) es el que gira la rueda, la pyme puede tener un presupuesto  confiable pero este no sucederá hasta que el cliente le diga al vendedor ¡SI ACEPTO TU OFERTA!,  a ventas y a la empresa le corresponde hacer las ofertas oportunas, generar fidelidad, llegar a nuevos mercados y mejorar constantemente el resultado de los retos planteados en el presupuesto.

Si el presupuesto se extiende hacia la determinación de los costos de producto y operación, pasando por los estados financieros y la rentabilidad pronosticada se tendrá un mecanismo solido de referencia para buscar el crecimiento.  Un presupuesto es una buena base para realizar un cuadro de mando y siempre será tipo pull, pues jalara a toda la organización hacia la superación de los objetivos, indicadores, metas.

¿Cuáles son los beneficios de hacer un presupuesto de ventas?

-Favorece el trabajo en equipo, el liderazgo y la capacitación.
-Favorece el análisis de información y toma de decisiones.
-Genera visión del entorno y externo para el siguiente año.
-Ayuda a fijar objetivos de crecimiento.
-Es fuente de información para el control financiero y operativo.
-Permite detectar elementos de alto costo en la organización.
-Fuente de oportunidades de mejora.
-Determina la rentabilidad presupuestada.
-Fuente de información para determinar necesidades de créditos.

Es sin duda un mecanismo de administración y control para buscar el crecimiento de su pyme… ¿Verdad?

Ahora veamos los pasos para realizar un presupuesto confiable.

a) Formar a un equipo responsable (una persona de cada área, gerente y jefe de ventas).
b) Capacitarlos en técnicas de elaboración de presupuestos…”saber cómo”, es clave.
c) Elaborar un plan de trabajo para realizar el presupuesto…con fechas y horas programadas.
d) Generar el presupuesto tomando como referencia:

-Ventas históricas + más objetivos de crecimiento
-Capacidad de producir + capacidad de entregar + alianzas o afiliaciones.
-Mercado externo: inflación, precios de insumos y energéticos, tasa de crecimiento, crisis.
-Previsión de ventas filiales y distrbuidores (de ser posible pues ellos también están estimando con mucha incertidumbre).

e) Determinar el presupuesto de ventas, costo de operación y producion, estados financieros, rentabilidad.
f) Realizar una revisión detallada 100% y evaluación del pronóstico, en equipo y por los expertos técnicos pertinentes.
g) autorizar y comunicar el presupuesto (no se modifica, se queman los barcos).
h) se construye el cuadro de mando de indicadores y sus metas, y sistema de revisión.

El objetivo es construir un sistema de referencia para que toda la organización se mueva detrás de la zanahoria.

El último cuarto del año es el tiempo ideal para iniciar la elaboración del presupuesto de ventas y construir un cuadro de mando. Es de suma importancia que se use como mecanismo de definición de objetivos, revisión planificada de resultados, análisis y toma de acciones para el logro de objetivos.

¡Éxito con su próximo presupuesto!

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Acerca de Daniel Jimenez

Daniel Jiménez tiene un máster en dirección y gestión de la calidad; es autor de varios ebooks sobre calidad además del blog Pymes y Calidad 2.0, donde comparte métodos y estrategias novedosas para ayudarte a implementar y mejorar sistemas de gestión. Si estás trabajando en este campo, y quieres hacerlo diferente y mejor, ¡Este blog es para ti!.

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