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Estructura Documental Para Sistemas De Gestión

En cuanto a documentos, hay algunas cosas ya muy clara en la nueva revisión ISO 9001:2015, una de ellas es la ausencia del Manual de la Calidad como requisito y la sustitución de los términos procedimientos documentados y registros por el término Información Documentada.

¿Pero cómo podremos organizar o re-organizar la documentación para la llegada de la nueva revisión? – toma en cuenta esta propuesta de estructura documental:

Cosas básicas que debemos recordar…


  1. La documentación solo es parte de la estructura de un sistema, no el propósito principal.
  2. Considera la nueva revisión como una oportunidad para optimizar la documentación.
  3. Los documentos que no agreguen valor al cliente (interno o externo), pueden ir a la bandeja de entrada para una evaluación seria sobre su permanencia en el sistema.
  4. Los requisitos de la norma son importantes, pero es más importante poner en un documento la experiencia y el conocimiento de las personas.

Considerando lo anterior, vamos ahora, con una estructura documental para tu sistema.

Estructura Documental:

He organizado esta estructura documental en tres niveles.

1. Documentos maestros para especificar el estándar documental del sistema de gestión:

  • Procedimiento maestro para elaborar y controlar documentos y registros de información
  • Política maestra para hacer, autorizar, aplicar y mejorar documentos y registros

2. Documentos maestros para planificar el sistema de gestión de la calidad:

  • Procedimiento para definir la dirección estratégica del SG
  • Declaración del alcance
  • Identificación de procesos y sus interacciones (mapa en primer nivel)
  • Declaración de la política de la calidad
  • Determinación de los objetivos de la calidad
  • Políticas globales de la organización

3. Documentos para hacer el trabajo en los procesos.

Los siguientes documentos pueden relacionarse en un manual de procedimientos y políticas para el proceso.

3.1 Documentos para especificar el proceso:

  • Especificación del proceso (caracterización)
  • Plan de calidad del proceso (incluyendo análisis de riesgos en el proceso)
  • Mapa del proceso y sus interacciones
  • Organigrama de autoridades y responsabilidades
  • Políticas de la organización aplicables al proceso
  • Perfiles y descripciones de puestos
  • Especificaciones de productos y servicios

3.2 Para especificar el trabajo en el proceso:

  • Procedimientos
  • Métodos, instrucciones
  • Documentos externos (manuales, normas, legales y reglamentarios)
  • Registros y formatos
  • Instructivos de uso de formatos

Bien ahora, Sí hay documentos para planificar y hacer, ¿Los hay para verificar y actuar? Porque, estos completarían el ciclo de Deming PHVA

Requisitos como “La Revisión Por La Dirección” o “Acciones Correctivas”, requieren del mismo tipo de documentos para hacer el trabajo: Procedimientos o métodos y formatos y registros.

Los nuevos conceptos…

El término “Información documentada” que es mencionado en los borradores, tanto en la norma de requisitos como la de fundamentos y vocabulario, puede generar confusión.

Sin embargo hay una regla muy sencilla establecida en el anexo A del borrador de la norma de requisitos:

  • Cuando alguna cláusula de la norma ISO 9001:2015 mencione “Mantener información documentada” se refiere a los procedimientos documentados antes mencionados en la norma ISO 9001:2008.
  • Cuando alguna cláusula de la norma ISO 9001:2015 mencione “Retener información documentada” se refiere a los registros antes mencionados en la norma ISO 9001:2008.

¿Este término podría cambiar?, es muy probable que no, la nueva revisión será más para la gestión del sistema, y los desarrolladores espera que los nuevos cambios le quiten el estigma de norma documental… lo que yo espero es que en el FDIS/IS se aclare el término con más notas.

¿Qué te parece esta estructura documental?

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Guía implementación de ISO 9001:2008

Acerca de Daniel Jimenez

Ingeniero Industrial, Máster en Dirección y Gestión de la Calidad. Con gusto comparto mis experiencias y conocimiento sobre Sistemas de Gestión aquí. Me especializo en aportar soluciones a líderes de sistemas que quieren obtener mejores resultados de sus proyectos de implementación, mejora o auditoría, Clic Aquí Para Conocerlas Hoy.

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2 comentarios

  1. Excelente articulo.

  2. Ing Karla Miranda

    ¡Ya se nota la ausencia del manual de calidad!, lo bueno es que es para darle paso a estructuras documentales más funcionales y apegadas al enfoque de procesos.

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