Gestión Del Cambio Según ISO 9001:2015

En el contexto de los negocios y la vida, la única constante es el cambio; además de esto las organizaciones tienen que enfrentar la globalización de los mercados, los recursos limitados y la aparición del conocimiento como un recurso principal.

Un mecanismo de mejora es esencial para que una organización mantenga y supere los niveles de desempeño requeridos, reaccione a los cambios en sus condiciones internas y externas y cree nuevas oportunidades para sí.

Es por eso que en la reciente revisión de la norma ISO 9001:2015 el término CAMBIO aparece con más frecuencia incluso con una cláusula dedicada invitándonos a ser Proactivos.

El término cambio, por su parte, hace referencia a dejar una cosa o situación para tomar otra.

Cambiar es el proceso de hacer que una función, práctica o cosa se vuelva diferente de alguna manera en comparación con lo que es en la actualidad o lo que era en el pasado. Las empresas pueden sufrir cambios en su sistema general, procesos o actividad específica.

El cambio describe los efectos o resultados después de la transición o transformación de una función, método o cosa. Por ejemplo, una persona puede afirmar que, desde los cambios en el proceso de fabricación, su trabajo ha sido mucho más seguro.

El cambio también puede ser estratégico; por ejemplo, una reestructuración del negocio o un nuevo plan de mercadotecnia que se realiza para alcanzar un objetivo importante. Un cambio estratégico podría incluir cambios en las políticas de una corporación, mercado objetivo, misión u estructura organizacional.

Son ejemplos de cambios:

  • Compra de nuevo equipo
  • Contratación de empleados adicionales
  • Adopción de nuevos métodos o herramientas
  • Cambio significativo en materias primas o suministros
  • Aplicación de nuevas normas reglamentarias
  • Cambiar el sistema para cumplir un nuevo objetivo
  • Adquirir otra empresa
  • Ampliación del alcance del sistema para incluir una nueva línea de negocio
  • Puesta en marcha de los diseños de ingeniería

¿Pero cómo abordar el cambio bajo la norma ISO 9001:2015?

Para adaptarse a su contexto variable cada organización necesita de la capacidad de cambio.

El SGC de una organización tiene que reconocer que no todos los sistemas, procesos y actividades pueden estar predeterminados permanentemente, por lo tanto, necesitan ser flexible y adaptable dentro de las complejidades de su contexto.

Aunque cualquier cambio que realicemos tiene que ser planeado y deliberado, ISO 9001:2015 se centra en cambios significativos. Los pequeños ajustes a su operación sucederán todo el tiempo, pero si pasa por un proceso de gestión de cambios cada vez que haga un ajuste sólo se retrasará en el logro de sus objetivos. El estándar le pide que considere cambios significativos que podrían lastimarle si no fueron manejados apropiadamente.

Sistema de gestión de calidad y sus procesos (4.4)

La organización tiene que establecer, implementar, mantener y mejorar continuamente un sistema de gestión de la calidad, incluidos los procesos necesarios y sus interacciones, de tal manera que sea competente para abordar el cambio.

Los procesos del SGC tienen que evaluarse y cualquier cambio necesario para lograr los resultados previstos tiene que implementarse sin demora. Los cambios tienen que orientarse a hacia el logro de los objetivos.

Roles, responsabilidades y autoridades en la organización (5.3)

La alta dirección tiene que asignar la responsabilidad y autoridad para asegurarse de que la integridad del sistema de gestión de la calidad se mantiene cuando se planifican e implementan cambios en el sistema.

Es decir, los cambios deben hacerse con cuidado y responsabilidad (planificación) para que alteren sólo lo que deben y no afecten otras instancias del sistema.

Planificación de los cambios (6.3)

La necesidad de cambio puede determinarse por los distintos mecanismos de evaluación y mejora incluidos en el sistema; de nuevo se recalca, estos cambios tienen que llevarse a cabo de manera planificada.

La planificación del cambio implica determinar:

  • el propósito de los cambios y sus consecuencias potenciales si se hace mal;
  • la integridad del sistema de gestión de la calidad (ver definición);
  • la disponibilidad de recursos necesarios para realizar el cambio;
  • la asignación o reasignación de responsabilidades y autoridades.

¿Qué puede ser útil para evidenciar la planificación y el control de los cambios en el SGC? – una bitácora documentada de cambios controlados, por ejemplo.

Integridad del sistema: Estado de un sistema en el que está realizando sus funciones previstas sin ser degradado o alterado por cambios o interrupciones en sus entornos internos o externos.
Fuente: http://www.businessdictionary.com/definition/system-integrity.html

Integridad = totalidad.

Mantenimiento de la integridad del SGC: los procesos de SGC, están ahí para satisfacer los requisitos, mejorar la satisfacción del cliente y mejorar continuamente el SGC; cualquier cambio que haga, necesita asegurarse de que estas metas todavía suceden. Si planifica un cambio que afectaría negativamente a su capacidad para mejorar la satisfacción del cliente, entonces este cambio no debe hacerse.

Considere cómo se mantendrá el SGC durante el cambio. A pesar de todo el trabajo que la gente pone en implementar el SGC, el sistema se olvida regularmente. ISO 9001:2015 le indica que no olvide su sistema al hacer cambios. ¿Qué partes del sistema se verán afectadas por el cambio? Algunas consideraciones típicas del SGC incluyen:

  • Documentación mantenida. ¿Necesitamos escribir un procedimiento que describa el cambio o revisar un procedimiento existente?
  • Documentación retenida. ¿Necesitamos establecer nuevos registros como resultado del cambio?
  • Entrenamiento. ¿Necesitan nuestros empleados capacitación para el cambio?
  • Objetivos. ¿Deberíamos revisar nuestras metas y objetivos como resultado del cambio?
  • Infraestructura. ¿Necesitamos capacitar sobre el mantenimiento como resultado del cambio, o revisar los programas de mantenimiento existentes?
  • Monitoreo y medición. ¿El cambio requerirá nuevos procesos de inspección? ¿Se utilizarán nuevos instrumentos de medición?

Información documentada (7.5.3.2)

Para la gestión de información documentada, la organización tiene que abordar el control de cambios (por ejemplo, control de versión) entre otras actividades.

Planificación y control operacional (8.1)

La organización tiene que controlar los cambios planificados y revisar las consecuencias de los cambios no previstos, tomando acciones para mitigar cualquier efecto adverso, según sea necesario.

Comunicación con el cliente (8.2.1)

La comunicación con los clientes tiene que incluir: tratar las consultas, los contratos o los pedidos, incluyendo los cambios.

Cambios en los requisitos para los productos y servicios (8.2.4)

La organización tiene que asegurarse de que, cuando se cambien los requisitos para los productos y servicios, la información documentada pertinente sea modificada, y de que las personas pertinentes sean conscientes de los requisitos modificados.

Cambios del diseño y desarrollo (8.3.6)

La organización tiene que identificar, revisar y controlar los cambios hechos durante el diseño y desarrollo de los productos y servicios, o posteriormente en la medida necesaria para evitar el que no haya un impacto adverso en la conformidad con los requisitos.

La organización tiene que conservar la información documentada sobre:

  • los cambios del diseño y desarrollo;
  • los resultados de las revisiones;
  • la autorización de los cambios;
  • las acciones tomadas para prevenir los impactos adversos.

Control de los cambios en los procesos de realización (8.5.6)

La organización tiene que revisar y controlar los cambios para la producción o la prestación del servicio, en la extensión necesaria para asegurarse de la continuidad en la conformidad con los requisitos.

La organización tiene que conservar información documentada que describa los resultados de la revisión de los cambios, las personas que autorizan el cambio y de cualquier acción necesaria que surja de la revisión.

Auditoría interna (9.2, 9.2.2)

La organización tiene que planificar, establecer, implementar y mantener uno o varios programas de auditoría que deben tener en consideración los cambios que afecten a la organización entre otras cosas.

Revisión por la dirección (9.3)

Entradas de la revisión por la dirección

La revisión por la dirección tiene que planificarse y llevarse a cabo incluyendo consideraciones sobre los cambios en las cuestiones externas e internas que sean pertinentes al sistema de gestión de la calidad.

Salidas de la revisión por la dirección

Las salidas de la revisión por la dirección tienen que incluir las decisiones y acciones relacionadas con cualquier necesidad de cambio en el sistema de gestión de la calidad.

Mejora (10)

La organización tiene que determinar y seleccionar las oportunidades de mejora e implementar cualquier acción necesaria para cumplir los requisitos del cliente y aumentar la satisfacción del cliente. El cambio abrupto es un ejemplo de mejora.

No conformidad y acción correctiva (10.2)

Cuando ocurra una no conformidad, incluida cualquiera originada por quejas, la organización tiene que abordar su solución y si fuera necesario, hacer cambios al sistema de gestión de la calidad.

EN RESUMEN Al igual que muchos de los nuevos requisitos de ISO 9001:2015, esta sección podría resumirse con el lema de “Sea Proactivo”.

Etiquetas
Mostrar más
Guía implementación de ISO 9001:2008

Daniel Jimenez

Ingeniero Industrial, Máster en Dirección y Gestión de la Calidad. Con gusto comparto mis experiencias y conocimiento sobre Sistemas de Gestión aquí. Me especializo en aportar soluciones a líderes de sistemas que quieren obtener mejores resultados de sus proyectos de implementación, mejora o auditoría, Clic Aquí Para Conocerlas Hoy.

Comparte tu opinión

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

Tu comentario será bienvenido. Sin embargo será moderado según las políticas para comentarios.

Adblock detectado

Por favor considere darnos su confianza desactivando Adblock