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Guía básica para brindar servicios de consultoría en gestión en el 2015

Si eres emprendedor interesado en los servicios personales de consultoría en gestión este artículo es para ti.

Estamos iniciando el último cuarto del 2014; el 2015 traerá un paquete de nuevas versiones de las normas ISO, aunque estas llegarán en el segundo trimestre, el interés por aprovechar al máximo estas nuevas normas empieza a notarse.

Es un entorno diferente al del 2008…

Si bien parece que vendrán tiempos mejores para los proveedores de servicios de consultoría en gestión (PSCG), esto será sobre un terreno de juego totalmente diferente donde no habrá espacio para las viejas y malas prácticas, fíjate:

En el 2008 los dispositivos móviles más capaces eran las palms, a las cuales tenías que insértales una tarjeta removible para captar wi-fi; ¡hoy los móviles hacen de todo! (por fin el ser humano decidió compartir el título de “Inteligente” con un objeto); efecto: la competencia está a un clic de distancia y la tecnología ha cambiado los hábitos de consumo.

Cada vez más jóvenes Millennials se están integrando a los equipos directivos organizacionales, y con ellos, se genera un entorno con trabajadores de diversas edades, la cultura laboral es diferente; efecto: prácticas Do It Your Self And Networking Everywhere ante cualquier proyecto, mayor independencia de los servicios de consultoría.

“Tenemos 16 años de experiencia” – los siento, la experiencia ya no vende por estos días, miles de expertos se han montado en internet desarrollando contenidos de alto valor con propuestas únicas de venta que son consumidos en un clic por prospectos en busca de soluciones; efecto: Las soluciones están a la mano de cualquiera, incluso del que antes era consumidor de servicios de consultoría y ahora es consumidor de soluciones.

Los prospectos de hoy consultan internet antes de tratar con un consultor… saben hacer networking y si encuentran a alguien que haya tenido un problema similar y expone como lo resolvió, el servicio ya no será necesario ¡Son otros tiempos Venancio!

De las restricciones económicas que viven las empresas, mejor ni hablemos.

Un método sistémico y flexible te permitirá brindar servicios de consultoría de calidad, terminarlos en tiempo y al costo que habías planificado, en un contexto donde todos los modelos de negocios se están reinventando, ¡te toca hacerlo!

Métodos hay muchos, aquí una mega guía básica que te servirá como punto de partida.

Primero, estas son las fases de un servicio de consultoría
I. Principios
II. Propuesta de oferta
III. Ejecución
IV. Cierre del proyecto

Segundo, estos son los elementos de cada fase
1. Generalidades
2. Objetivos
3. Datos de entrada
4. Resultado
5. Contenido

Ahora vamos más a fondo

I. PRINCIPIOS

Sigue una serie de principios que te ayuden a terminar en tiempo, con el costo y la calidad adecuada todos tus proyectos.

Generalidades

Establece un marco de políticas que te orienten, e incluye directrices para la evaluación y mejora continua de tus servicios.

Políticas

Las políticas son reglas prácticas que nos permiten planificar, ejecutar y cerrar proyectos; algunos ejemplos de políticas pueden ser:

Marco regulatorio

Cumplir con las reglas del juego; conocer y aplicar las leyes, políticas, reglas, reglamentos y normas relevantes que regulan las actividades de consultoría.

Comunicación

La comunicación efectiva favorece la comprensión mutua, genera confianza y minimiza el riesgo en tus proyectos

Principios éticos

Establece un código de conducta y una declaración de valores que guíen tu conducta profesional y no los guardes en un cajón.

Responsabilidad social corporativa

Crea valor mediante la innovación, genera soluciones y servicios que contribuyan al desarrollo sostenible y reduzcan el impacto sobre el medio ambiente.

Capacidad de cumplimiento

Debes aceptar sólo aquellos servicios que eres capaz de cumplir de forma profesional.

Calidad

Para cada proyecto considera la elaboración de un plan de calidad que anticipe, gestione y cuantifique los riesgos y oportunidades.

Garantías

Establece garantías, pretende dotar de una mayor seguridad al cumplimiento de tus obligaciones. ¡La Confianza Vende!

Salud y Seguridad

Establece una declaración sobre salud y seguridad que oriente tu conducta profesional.

Evaluación y mejora continua

Realizar una valoración de la prestación del servicio, para ello, establece un proceso estructurado de otra forma no mejoraras tus servicios.

¿Qué otros principios puedes agregar?

II. PROPUESTA DE OFERTA

Es el conjunto de actividades destinadas a alcanzar un acuerdo para proporcionar un servicio de consultoría en gestión, parte de cuando el cliente te ha dicho “¡Sí acepto tu propuesta!”

Generalidades

Antes de la prestación del servicio, generalmente suceden estos pasos:

1. Preventa e identificación de las necesidades del cliente;
2. selección del proveedor, a realizar por el cliente a partir de las ofertas;
3. definición de las especificaciones del servicio;
4. negociación y contratación.

Objetivo a lograr

Se trata de definir un acuerdo entre el consultor y su cliente, la pregunta a contestar es: ¿qué es lo que vamos a hacer y cómo?

Datos de entrada

Las necesidades percibidas, las expectativas y deseos del cliente, los riesgos potenciales e inherentes al servicio de consultoría.

Resultado de esta etapa

El resultado esperado del servicio de consultoría, especificación de los servicios y entregables, establecimiento de los derechos y obligaciones para las partes.

Contenido a desarrollar en esta fase

servicios de consultoría ISO 9001 oferta

1. Generalidades

La oferta documentada del servicio de consultoría destinada al cliente debería contener como mínimo:

− contexto en el que se prestara el servicio;
− servicios y entregables;
− enfoque y plan de trabajo;
− roles y responsabilidades;
− condiciones contractuales.

2. Contexto de trabajo

Incluye una descripción precisa de la situación actual de la organización, los objetivos del cliente, los motivos por los que realizará el trabajo, el resultado esperado y su impacto, el interés de las partes, el alcance y las limitaciones de la prestación del servicio.

3. Servicios y entregables

Incluye una descripción de los servicios, los resultados esperados y los entregables. Define objetivos concretos, cuantificables y realizables, relevantes y medibles en el tiempo. Los resultados deben ser alcanzados y evaluados.

4. Enfoque y plan de trabajo

Realiza una planificación operativa del servicio a realizar. Como mínimo debería contener:

a) los objetivos, el alcance;
b) las prácticas por implementar;
c) la documentación a desarrollar;
d) los datos, información y recursos tecnológicos;
e) los recursos humanos del consultor y sus responsabilidades;
f) los recursos humanos del cliente y sus responsabilidades;
g) el calendario;
h) los métodos de gestión del proyecto;
i) las comunicaciones;
j) los procedimientos para el escalado de problemas;
k) el programa de la calidad;
l) los entregables;
m) los costos.

5. Roles y responsabilidades

Específica los roles, responsabilidades y recursos. Detalla la toma de decisiones, los procesos de dirección y control. Define cómo se deberían evaluar los objetivos y a quién se debería informar de los resultados de las evaluaciones.

6. Condiciones contractuales

Especificar los términos y condiciones para la facturación al cliente. Define los requisitos, políticas, obligaciones y derechos legales y regulatorios en un contrato.

III. EJECUCIÓN

Generalidades

La ejecución es la realización de los servicios acordados anteriormente.

Objetivo

El objetivo de esta fase es entregar lo que se acordó.

Datos de entrada

El análisis del contexto de la organización y el plan de trabajo se convierten en la información de entrada para esta etapa.

Resultado

Los resultados pactados deberían ser:

− servicios y entregables planificados;
− recomendaciones y oportunidades;
− evaluación y mejora continua del servicio.

Contenido de la fase de ejecución

servicios de consultoría ejecución ISO 9001

Generalidades

La fase de ejecución debería incluir:

1. Revisión a detalle y aprobación del plan de trabajo acordado.

El plan de trabajo acordado debería ser ajustado en detalle para reflejar las condiciones actuales al inicio.

2. Realización del plan de trabajo.

Los servicios a prestar deberían realizarse de acuerdo con el plan revisado.

3. Control y seguimiento del servicio.

La gobernanza del proyecto debería incluir la dirección y el control del proyecto.

4. Aprobación y aceptación de los trabajos.

Debe de existir un proceso acordado para la aprobación y aceptación de los servicios entregados

Se recomienda en esta fase usar un enfoque de gestión de proyectos (PMBOK5)

IV. CIERRE DEL PROYECTO

El servicio se completa cuando el cliente aprueba y acepta el servicio prestado, los resultados son entregados y son eficaces.

Generalidades

Se considera que el servicio se ha finalizado hasta que los procedimientos de cierre de proyecto han sido completados. Generalmente incluyen:

− Cuestiones jurídicas y contractuales (derechos intelectuales, pagos, etc.);
− evaluación final y acciones de mejora;
− cuestiones administrativas;
− comunicación;
− problemas menores que quedaron pendientes.

Objetivo

Concluir de forma ordenada el proyecto después de haber completado la entrega del servicio.

Datos de entrada

Comienza cuando se decide que la prestación del servicio se ha completado y no queda ninguna actividad planificada y acordada por hacer.

Resultado

El proceso de cierre genera varios resultados:

− final de las obligaciones acuerdadas por las partes, con excepción de las obligaciones tras el cierre (garantías, confidencialidad, etc.);
− entendimiento mutuo para continuar con las obligaciones tras el cierre entre las partes interesadas, ;
− liquidación final de cuentas, gastos, etc.

Contenido de la fase de cierre

Temas legales y contractuales

Debes asegurar que las cuestiones legales y contractuales se tratan de forma oportuna y relevante, de conformidad con el acuerdo. Pueden ser:

− facturación y pago;
− validación de los gastos;
− aprobación formal y aceptación;
− liberación de los recursos;
− avales y garantías;
− confidencialidad con terceros;
− derechos de propiedad intelectual;
− obligaciones pendientes tras el cierre.

Evaluación final y mejora continua

El consultor debería mantener su capacidad para evaluar su trabajo y debería tener un proceso sistemático para garantizar que las oportunidades de mejora se registran y se integran como acciones de mejora al servicio.

Cuestiones administrativas

Hay que tener procesos eficaces para asegurar que todas las cuestiones administrativas relacionadas con el servicio se tratan a tiempo y de forma eficiente.

Comunicación

El consultor debería asegurarse de que el cliente ha sido informado de que se han cumplido todas las obligaciones planificadas, al final de la prestación del servicio.

Cuestiones menores pendientes

Para cerrar el servicio prestado, el consultor debería tener un proceso, acordado con el cliente, para tratar cualquier cuestión de menor importancia que hubiese quedado pendiente.

No tengo dudas, un proceso sistematizado te permitirá hacer más proyectos y un modelo de negocios te permitirá verte como una persona capaz de generase sus propias oportunidades, estas en tiempo de reinventar tu modelo personal de negocios antes de que llegue el 2015, vendrán nuevas oportunidades, ¿Las verás pasar o iras por ellas?

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Guía implementación de ISO 9001:2008

Acerca de Daniel Jimenez

Ingeniero Industrial, Máster en Dirección y Gestión de la Calidad. Con gusto comparto mis experiencias y conocimiento sobre Sistemas de Gestión aquí. Me especializo en aportar soluciones a líderes de sistemas que quieren obtener mejores resultados de sus proyectos de implementación, mejora o auditoría, Clic Aquí Para Conocerlas Hoy.

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2 comentarios

  1. Excelente artículo Daniel, como bien mencionas muchos estamos esperando el 2015 para dar el brinco a servicios personalizados de consultoría y este es una muy buena guía, si bien la información es más abierta tambien hay un mayor número de empresas que buscan la implementación de su sistema.

    Saludos.

    • Daniel Jiménez

      Bueno verte por aquí estimado.

      Concuerdo contigo, si bien hay un número creciente de empresas interesadas, hay que prepararse a fondo para tomar esas oportunidades que estan por llegar.

      Saludos cordiales.

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