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información documentada ISO 9001:2015

Información Documentada ¿El nuevo enfoque de gestión documental de la ISO 9001:2015?

¿Te has encontrado con una gran cantidad de información documentada sobre tu escritorio sin saber qué hacer con tantos papeles?

Tanto dato en documento agobia, es tiempo de poner control, limpiar el escritorio y definir la intensión de cada procedimiento documentado y registro, esa es la propuesta de la futura versión ISO 9001:2015

La base documental de una organización debe aportar valor a sus propósitos, a fin de tener una gestión documental LEAN es necesario definir el valor que aporta cada documento, ¿pero qué tipo de información documentada debemos tener en función de los procesos y sus objetivos (Y la norma)?; el DIS propone dos criterios:

  1. la información documentada requerida por la norma;
  2. la información documentada determinada por la organización como necesarias para lograr la eficacia del sistema de gestión de calidad.

La gestión de la información documentada en la nueva versión.

Antes de entrar en detalle, repasemos algunas definiciones de gestión documental útiles:

  • Información: datos que poseen significado (3.50, DIS/ISO 9001:2015)
  • Dato: hecho sobre un objeto (3.49, DIS/ISO 9001:2015)
  • Documento: información y su medio de soporte (no incluida en el DIS)
  • Registro: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas (no incluida en el DIS)

El medio de soporte para su comunicación puede ser papel, electrónico, fotografía o muestra patrón o una combinación de éstos, el formato puede ser por ejemplo el idioma, la versión del software, etc.

Tenemos claro que la versión ISO 9001:2008 incluye dos conceptos separados: “procedimientos documentos” y “registros”, la nueva versión no incluirá estos conceptos, entrando en una nueva etapa donde la información de valor será la que determine la base documental.

El DIS/ISO 9001:2015 publicado en mayo del 2014, combina entre sí estos dos términos documentales y los declara como “información documentada”

¿Pero qué es “Información documentada”?, aquí la definición:

Información documentada (3.11, DIS/ISO 9001:2015)

Información que debe ser controlada y mantenida por una organización y el medio en el que está contenida.

La definición incluye dos notas:

Nota 1: La información documentada puede estar en cualquier formato y medio, y ser de cualquier fuente.

Nota 2: La Información documentada puede referirse a:

– El sistema de gestión de calidad, incluyendo los procesos relacionados;
– La información creado por la organización para su operación (la documentación);
– La evidencia de los resultados obtenidos de su operación (los registros).

Por si el concepto aun no te parece claro, el DIS incluye en su anexo A.6 una nota aclaratoria:

(1) Cuando la norma ISO 9001:2008 se hubiera referido a los procedimientos documentados (por ejemplo, para definir, controlar o apoyar un proceso), se expresará ahora como un requisito para mantener la información documentada.

(2) Y dónde la ISO 9001:2008 se hubiera referido a los registros, se expresará ahora como requisito para conservar la información documentada.

¡OJO Esto es clave para la futura aplicación de la norma!

• Los procedimientos documentados en la norma ISO 9001:2008 = Mantener información documentada en la Norma ISO 9001:2015.
• Los registros en ISO 9001:2008 = Retener información documentada en la Norma ISO 9001:2015.

Partiendo de estas definiciones… uno se pregunta… ¿Terminará la “burocracia” para dar paso a la información documentada de valor?… a continuación:

El valor está en la capacidad de la información documentada para comunicar los propósitos y las acciones necesarias para lograrlos.

La gestión documental contribuye a

  1. Cumplir con los requisitos del cliente y la conformidad de la norma;
  2. proveer formación relevante y oportuna;
  3. asegurar la repetibilidad y la trazabilidad, es decir podemos saber lo que pasó;
  4. proporcionar evidencia objetiva;
  5. evaluar la eficacia, eficiencia y la adecuación continua del sistema de trabajo de la organización;
  6. proporcionar una base de formación y entrenamiento para el personal;
  7. establecer una base documental para diversos estándares de certificación o auditoría.

“Cada dato documentado debe agregar valor estratégico”

El tipo de información relevante que deberemos gestionar como información documentada podrían ser los siguientes:

  1. Datos que proporcionan información coherente, interna y externamente, acerca del sistema de gestión de la empresa; generalmente documentados en manuales de gestión organizacional.
  2. Información que describe cómo se aplica el sistema de gestión a un producto, servicio, proyecto o contrato específico; información documentada generalmente en planes de control.
  3. Información que establece requisitos; generalmente documentada en hojas de especificaciones.
  4. Información que establece recomendaciones o sugerencias; generalmente mantenida en documentos se denominan directrices.
  5. Información sobre cómo efectuar las actividades y los procesos de manera coherente; información que se mantiene generalmente en procedimientos documentados, instrucciones de trabajo y planos.
  6. Información documentada que proporcionan evidencia objetiva de las actividades realizadas o de los resultados obtenidos; tal información se conserva en formatos.

¡ESTO YA LO GESTIONAMOS! – ¿Cierto?

La complejidad de la gestión de la información documentada dependerá de:

  1. El tamaño de la organización y su tipo de actividades, procesos, productos y servicios.
  2. La complejidad de los procesos y sus interacciones.
  3. La competencia del personal
  4. Los requisitos de las partes interesadas (clientes, propietarios, legales y reglamentarios)

Para que la gestión de la información documentada funcione adecuadamente, el DIS propone un conjunto de “debes”:

La creación y actualización

Al crear y actualizar la información documentada, la organización debe asegurarse apropiadamente de:

  1. la identificación y descripción (por ejemplo, un título, fecha, autor, o el número de referencia);
  2. el formato (por ejemplo, de idiomas, la versión del software, gráficos) y los medios de comunicación (por ejemplo, papel, electrónico);
  3. la revisión y aprobación por la idoneidad y adecuación.

Sobre el control de la Información documentada

La información documentada requerida por la organización para su SGC y la conformidad con la norma, debe ser controlada para asegurar:

  1. que está disponible y sea adecuada para su uso, donde y cuando sea necesario;
  2. que esté protegida de forma adecuada (por ejemplo para evitar la pérdida de confidencialidad, uso inadecuado, o la pérdida de la integridad).

Para el control de la información documentada, la organización debe realizar las siguientes actividades, según corresponda:

  1. la distribución, acceso, recuperación y uso;
  2. el almacenamiento y conservación, incluyendo la preservación de la legibilidad;
  3. el control de los cambios (por ejemplo, control de versiones);
  4. la retención y disposición final.

La información documentada de origen externo que la organización determine que es necesaria para la planificación y operación del SGC debe ser identificada y controlada según el caso.

El acceso a la información documentada puede implicar una decisión relacionada con la autorización para ver sólo la información documentada, o el permiso y la autoridad para ver y cambiar la información documentada.

Finalmente, deberás tener cuidado en el diseño de la gestión de la información documentada cuando la nueva norma sea publicada… OJO… si bien el manual de la calidad y los seis procedimientos que son requeridos claramente en la versión ISO 9001:2008 no son mencionados como requisitos claros en el DIS/ISO 9001:2015; si hay requisitos de información documentada y estarán en las cláusulas que contengan los textos “Mantener información documentada / retener información documentada” tal y como lo clarifica el anexo A.6

Personalmente espero que en el Draft FDIS (Noviembre del 2014) el término “Información documentada” incluya más información que nos clarifique el panorama; es al momento muy general y de seguir así será seguramente una de las dificultades de interpretación y aplicación; la simplificación de la documentación para concentrarnos en gestionar información de valor es cosa necesaria por estos días.

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Guía implementación de ISO 9001:2008

Acerca de Daniel Jimenez

Ingeniero Industrial, Máster en Dirección y Gestión de la Calidad. Con gusto comparto mis experiencias y conocimiento sobre Sistemas de Gestión aquí. Me especializo en aportar soluciones a líderes de sistemas que quieren obtener mejores resultados de sus proyectos de implementación, mejora o auditoría, Clic Aquí Para Conocerlas Hoy.

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2 comentarios

  1. ing. karla miranda

    Hacer origami con el manual de la calidad, en cuanto a lo demás cuando la futura norma 2015 diga en sus clausulas “mantener información documentada” es que pide un documento.

    cuando diga “retener información documentada” en alguna clausula, se trata de hacer un registro, supongo que también implicara el uso de la palabra debe

    ¿los avioncitos de papel cuenta como origami?

    • Daniel Jiménez

      Afirmativo Ing.!! es lo que dice el anexo A.6 del DIS/ISO 9001:2015, que por cierto… poco caso les hacemos a los anexos de las normas, saludos

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