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La calidad en las compras para pymes

“Yo nunca compro en Internet. A menos que pueda hacerlo de forma anónima, no lo haré nunca jamás. – Richard Stallman, hacker y líder del software libre, en una entrevista de Geek TV”

Asegurar la calidad de los productos o materias primas que compra es el inicio para trasmitir calidad a sus clientes, si ese es uno de sus objetivos veamos como la calidad de las compras puede ayudarle en eso.
Por pequeña que sea su empresa, debe ver sus compras como un proceso que debe definir, controlar y mejorar. Una práctica para recomendable para llevar un proceso de compras es usar una bitácora o cuaderno para registro de todas sus acciones de compra.
Veamos un ejemplo de un proceso de compras aplicado para una tienda de abarrotes o conveniencia.


1 Características de calidad de los productos comprados. Siendo un abarrotero tal vez maneje más de 300 productos y tenga unos 10 o más proveedores, además de que administra con su hombro todas las actividades, detallar las características de calidad de cada producto seria titánica. Las características de calidad son valores físicos medibles y apreciables que deben tener los productos en función equilibrada de lo que los clientes quieren, lo que usted quiere dar y lo que sus proveedores pueden surtirle.

Un ejemplo de características de calidad para su línea de pan de mesa:
Empaque: bolsa plástica sin roturas, sin manchas, logotipo y bien cerrada.
Elaboración: Máximo un día de elaboración con fecha de caducidad no mayor igual a una semana.
Peso: El especificado en el empaque más menos un 5% del peso etiquetado.
2 Determinar los requerimientos de compras…los requerimientos están relacionados con condiciones, cantidades y tiempos para el surtido de productos.
Requerimientos de compra, un ejemplo:

Surtir cada lunes antes del medio día, 5 barras de pan blanco de sándwich mediano, 5 barras integral mediano, 5 barras multigrano medianas, puestas en anaquel, con las últimas condiciones de precio y conforme a las características de calidad pactadas.
3 Seleccionar a los proveedores que nos surtirán los productos en función de las características y requerimientos de los productos…elegir a los proveedores que serán sus aliados para que su pequeño negocio crezca y se desarrolle es importante, esto podemos hacerlo con los siguientes criterios recomendados:

-Alto interés en usted.
-Capacidad para cumplir características y requerimientos.
-Marca y prestigio.
-Precio justo y manejo de crédito.
-Preferencias de sus clientes.
-Servicio al cliente y resolución de no conformidades.
4 Comunicar las características  y requerimientos de compras a los proveedores en forma oportuna…los pequeños negocios tiene buenas relaciones con sus proveedores, en muchos de los casos se debe a que los proveedores surten directo en el lugar y en forma personalizada, lo que da oportunidad de tratar con el surtidor o el servicio al cliente telefónico de tu a tu, se debe comunicar al proveedor la información necesaria para las compras y procurar lo más posible que sea por escrito, no deje nada por hecho detállelo en su bitácora de compras y procure firma de compromiso por parte de su proveedor.
5 Verificar que los productos comprados cumplen con las características pactadas con los proveedores, así como el cumplimiento de los requerimientos…si hicimos bien los anteriores pasos casi es garantía que traspasaremos la calidad de los productos que los proveedores nos dan directo a los clientes, exceptuando cuando tenemos algún proceso de fabricación…el propósito principal es que tome sus precauciones realizando un muestreo periódico,  verificando las características de calidad y haciendo registro de los resultados en su bitácora.
6 Definir y mantener las características de almacenamiento y manejo de los productos comprados para que no se afecten sus características de calidad…debemos centrarnos en las instalaciones y equipos que nos ayudan a mantener y conservar los productos, para esto debemos cuidar el estado de anaqueles, vitrinas, basculas, refrigeradores, contenedores e instalaciones eléctricas, estado de los techos para evitar goteras…alguna vez ha ido al súper a comprar leche y al llegar a casa y abrir el embase descubre que está perdida sin haber caducado, esto último pude ser por un refrigerador que no funciona apropiadamente…¿y qué efecto tiene sobre la calidad de servicio?.
7 Determinar criterios de evaluación, calificación a proveedores, así como las acciones necesarias en función de los resultados de dichas evaluaciones…en función de los criterios de selección debemos evaluar a los proveedores, en cada compra registre en su bitácora que tal le fue con las características y requerimientos, registre casos de devoluciones y quejas de clientes y como se solucionaron, presentación de nuevos productos y opciones de compra por parte de sus proveedores, periódicamente (cada 6 meses por ejemplo) emita una calificación y tome las acciones necesarias…¿mantener al proveedor o cambiarlo?.
Mantener buena relaciones con sus proveedores es una buena inversión para sus compras y sus clientes, la mejor forma de mantenerlos contentos es cumplir con los pagos en tiempo y cantidad.
No dudes en compartir los temas que te interesan sobre las compras.
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Acerca de Daniel Jimenez

Ingeniero Industrial, Máster en Dirección y Gestión de la Calidad. Con gusto comparto mis experiencias y conocimiento sobre Sistemas de Gestión aquí. Me especializo en aportar soluciones a líderes de sistemas que quieren obtener mejores resultados de sus proyectos de implementación, mejora o auditoría, Clic Aquí Para Conocerlas Hoy.

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