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La cuarta copia -Una historia de control de documentos

Documents Aungier Street, Dublin Por turgidson

Juan el auditor, recién había sido nombrado auditor líder por la casa certificadora en la que trabajaba, por fin después de algunas auditorias como observador aprendiz, se le había asignado su primera auditoria solo.

Juan se consideraba un Auditor 2.0, a pesar de tener pocos años de haber egresado de la universidad, era un joven muy entusiasta de las tecnologías, tenia conocimientos en ERP’s, DMS´s y distintos sistemas informáticos de administración empresarial, tenía la visión de que la mayoría de las empresas estaban al día con el uso de estas tecnologías de gestión documental, así que fue muy seguro a si primera auditoria en Tanori Corporativa.

Juan el auditor estaba revisando el funcionamiento del sistema de compras de la empresa, y pido ver las formas de pedido actuales. Consistían en juegos de cuatro: la hoja de arriba y tres copias de papel auto copiado.
-¿Cómo se utiliza cada copia? –Pregunto Juan.
-La hoja de arriba es para el proveedor, por supuesto. La segunda es para el departamento que va a recibir el pedido, y la tercera es para el archivo de pedidos.
-¿Y la cuarta copia?
-Ah, es para José el gerente administrativo.
Poco después, Juan el consultor le preguntó a José dónde guardaba su copia de la forma de pedido.
-Bueno, no tengo espacio para archivar mi copia. Cuando se empiezan a acumular, las tiro a la basura.

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Guía implementación de ISO 9001:2008

Acerca de Daniel Jimenez

Ingeniero Industrial, Máster en Dirección y Gestión de la Calidad. Con gusto comparto mis experiencias y conocimiento sobre Sistemas de Gestión aquí. Me especializo en aportar soluciones a líderes de sistemas que quieren obtener mejores resultados de sus proyectos de implementación, mejora o auditoría, Clic Aquí Para Conocerlas Hoy.

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