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La Política De Calidad – hacerla es más fácil que pelar un coco

Cómo hacer una gran Política de Calidad en 3 pasos

Dale a tu empresa una política de calidad

La política de calidad apoya el propósito de tu negocio y constituye el enfoque de calidad que deseas tomar para lograr el éxito. Su elaboración te obliga a echar un vistazo largo y duro en las partes clave de tu negocio, pero el proceso es parte fundamental de la implementación y mantenimiento de tu sistema de gestión de calidad. Ten en cuenta los siguientes factores:

 Si vas a empezar implementar un SGC, una política de calidad puede convencer al personal de la organización de que el primer directivo sabe a dónde quiere ir. Una política de calidad mal definida o sin inspiración puede hacer que un sistema de calidad sea un pesado lastre para todos.

Si tienes un negocio en crecimiento, una política de calidad fuerte puede ayudar a convertir a los empleados en un verdadero equipo de trabajo. Cuando todo el mundo persigue el mismo fin, el equipo se queda apuntando en la dirección correcta.

No importa en qué tipo de negocio te encuentres, una sólida política de calidad comunica el propósito de tu negocio, a la gente dentro y fuera de la organización se les dice lo que eres y el compromiso que tu negocio tiene con ellos.

Paso 1 – Hacer las preguntas básicas

Una ventaja inicial sobre el proceso de declarar una política de calidad es anotar tus respuestas iniciales a ocho preguntas fundamentales del formulario siguiente.

cuestionario para hacer política de calidad

 

Una buena manera de responder a estas preguntas es reunir un grupo de personas creativas, energéticas, asegurándote de que el grupo representa a todas las principales áreas de tu negocio. Programa varias sesiones de brainstorming (lluvia de ideas para obtener información sobre un tema que ataña al grupo), con el siguiente enfoque:

Sesión 1: Discutir la importancia de una declaración de la política de calidad conforme al punto 5.3 de la norma ISO 9001:2008. Pregunte a los miembros del equipo para responder a las preguntas del formulario.

Sesión 2: Discute todas las respuestas en una conversación libre y abierta, que todas las respuestas den una visión justa. Comienza a construir un consenso sobre las mejores respuestas a cada pregunta.

Sesión 3: Utiliza el marco de la sección siguiente, para comenzar a delinear la política de tu empresa. Si su grupo de intercambio de ideas es grande, es posible que desees seleccionar un grupo más pequeño para trabajar en la declaración de la política

Sesión 4: Examina, revisar y pulir el proyecto de declaración de la política de calidad.

Paso 2 – El framework de tu política de calidad

Las declaraciones de políticas de calidad de todas las formas y tamaños, deben reflejar el compromiso con la calidad de la compañía que representan. Algunas declaraciones de la política comienzan con las definiciones de los valores de calidad de la empresa, mientras que otras comienzan con los compromisos que las empresas tienen, y otras empiezan con las descripciones de los clientes a los que las empresas sirven y como los satisfacen.

En otras palabras, no hay manera única y perfecta para enmarca la política de calidad. Un buen punto de partida,  es utilizar el framework (imagen abajo) para reunir las ideas claves que resultaron de las cuatro sesiones. En conjunto, estas ideas de enlaces con los requisitos del punto 5.3 de la norma ISO 9001:2008 forman un marco para tu declaración de política de calidad.

La imagen ilustra cómo una empresa que ofrece tratamientos médicos alternativos, a completado el formulario con información y referencias resultado de sus cuatro sesiones de trabajo

borrador como hacer la politica de calidad

Paso 3 – La elaboración de tu política de calidad

Después de responder a las preguntas básicas acerca de tu negocio y la evaluación de cómo
tus respuestas se relacionan entre sí, ya estás listo para transformar tus ideas en una declaración.

 Aquí están algunas pautas para aplicar:

Describe quién eres, qué haces, y los compromisos de calidad que te distinguen como organización. Al mismo tiempo, mantén tu declaración lo más clara posible.

Usa un lenguaje sencillo. Tu declaración de política sirve como una guía para las personas que conocen tu negocio y la gente que no, así que asegúrate de que todo el mundo que la lea puede entender.

Se específico. “Somos un proveedor líder de software de alta calidad” no dice mucho. Por el contrario, “Nuestro compromiso de calidad es crear soluciones informáticas competentes y satisfactorias para manejar las finanzas de las pequeñas empresas”  Hay que pone manos a la obra lo esencial y básico.

Se entusiasta. Aprovecha la política de calidad para vender tu mensaje e inspirar a tus tropas, lo que les dará un fuerte sentido de convicción y compromiso.

Evita el bombo y la hipérbole. Las últimas palabras de moda como “salto cuántico” o “un cambio de mega-paradigma de” no significan mucho para la mayoría de la gente. Se adhieren a las explicaciones sencillas y directas.

No olvides los requisitos de la norma:

 “Debes” de la política de calidad

(ver punto 5.3 en la norma ISO 9001:2008)

a) Es adecuada al propósito de la organización,

b) incluye un compromiso de cumplir con los requisitos y de mejorar continuamente la eficacia del sistema de gestión de la calidad,

c) proporciona un marco de referencia para establecer y revisar los objetivos de la calidad,

d) es comunicada y entendida dentro de la organización, y

e) es revisada para su continua adecuación.

Antes de finalizar tu declaración de política de calidad, echa un vistazo a algunos ejemplos de empresas reales, tanto grandes como pequeñas, para ver qué tan impresionantes, inspiradoras, o fuertes son unas u otras.

POLÍTICA DE CALIDAD FINAL del ejemplo

En clínica San Salvador brindamos servicios integrales de salud, estamos comprometidos con nuestros clientes en ayudarlos a mejorar su calidad de vida; es la mejora continua de nuestros procesos el camino; servicios más rápidos, más accesibles y de entera satisfacción son nuestros propósitos y nuestros colaboradores la base para lograrlo.

NOTA: Esta política de calidad está relacionada con el procedimiento “Comunicación Interna” y “Revisión por la Dirección”

Después de haber escrito una política de calidad, pon sus palabras a trabajar.

La primera acción es comunicarla, mostrar una copia de tu política continuamente ayuda a inspirar a tus clientes, proveedores, y amigos de tu negocio. Si tu empresa es grande, incluye tu política en toda la literatura de la compañía, se creativo; se trata de velar por que todos en la compañía sepan la política de corazón.

En última instancia, tu política de calidad sólo vale lo que tú y todos a tu alrededor hacen de ella.

Para mayor información consulta la guía rápida: ¿Cómo implementar un sistema de gestión de calidad?

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Guía implementación de ISO 9001:2008

Acerca de Daniel Jimenez

Daniel Jiménez tiene un máster en dirección y gestión de la calidad; es autor de varios ebooks sobre calidad además del blog Pymes y Calidad 2.0, donde comparte métodos y estrategias novedosas para ayudarte a implementar y mejorar sistemas de gestión. Si estás trabajando en este campo, y quieres hacerlo diferente y mejor, ¡Este blog es para ti!.

5 Comentarios

  1. Braulio Sielpe

    Muchas gracias por el tutorial,

  2. Hola me gustaria y me pudieran ayudar a realizar una politica de calidad basada en el sgc de las bpm de la normatividad iso 9001 de 2008
    . Gracias

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