Inicio / ISO 9001:2015 / Las Políticas Organizacionales En Los Sistema De Gestión
políticas organizacionales

Las Políticas Organizacionales En Los Sistema De Gestión

En este artículo veremos los fundamentos para la determinación y aplicación de políticas en los procesos de un SGC; amablemente dejaremos de lado el término “Política de la calidad” para explorar el potencial de las políticas funcionales en la gestión organizacional.

Casi todas las personas hemos solicitado a domicilio la entrega de una Pizza y conocemos la política “Su pizza se entregará en menos de 30 minutos o será gratis”, también conocemos Pizzerías que se toman el tiempo que les da la gana y por lo general no volvemos a repetir con éstas últimas… en resumen, hay diferencias abismales entre organizaciones que emplean políticas bien hechas y orientadas a objetivos y las que no.

Pero…

¿Qué es una Política?

Las políticas son guías para orientar la acción; son lineamientos a observar en la toma de decisiones sobre actividades en los procesos de una organización. Una política indica cuál es la regla o norma a seguir para hacer lo correcto, adecuado o conveniente en cada caso. 

Las políticas deben ser elaboradas y aprobadas; divulgadas; entendidas y acatadas por todos los miembros relacionados con el proceso particular.

Éstas, guardan relación estrecha con los procedimientos de trabajo; la política dice que hacer, el procedimiento cómo hacer el trabajo, cada política está relacionada por lo menos con un procedimiento.

Las políticas pueden incluir desde el comportamiento de los empleados ante clientes hasta la forma de vestir de los trabajadores. Estas políticas en ningún momento pueden contradecir ninguna legislación laboral.

Consisten en poner por escrito (información documentada controlada) lo que se puede hacer y lo que no se puede o debe hacerse en un proceso. Previene situaciones que si se dejan al criterio de las personas, al haber criterios distintos provocaría problemas, estas políticas son para evitar que esto suceda, es decir, tienen gran potencial para tratar los riesgos.

Un par de ejemplos de políticas.

Por ejemplo en algunos autoservicios te dicen que “… Todos los empleados del Autoservicio “El Taco Feliz” deben lavarse las manos al ir al baño…”, y la publican con algún rótulo en los sanitarios.

Otras políticas son más discretas, como por ejemplo “… los empleados de la empresa “X” deben mantener su salario en secreto ante sus compañeros y otras personas…”, esa no la publican.

Otro ejemplo; aplicación de políticas en servicio al cliente y controladas como información documentada.

politicas organizacionales

Las políticas deben ser LEAN.

Las políticas  son criterios generales de ejecución que complementan el logro de los objetivos y facilitan la implementación de las estrategias¡Nada peor para una organización que una política que genera burocracia y lentitud!

La organización ISO reconoce el potencial de las políticas en la gestión organizacional; en la revisión 2015 de la norma ISO 9000 Fundamentos y vocabulario ha procurado clarificar el uso de las políticas incluyendo el término “Política” (3.5.8) adicional al término “Política de la calidad” (3.5.9) lo que da pie a su uso donde sea necesario.

El alcance y aplicación de las políticas, pueden ser de dos tipos:

Las generales; aplican a todos los procesos y niveles jerárquicos de la organización, son de alto nivel, por ejemplo: políticas de presupuesto, políticas de compensación, política de la calidad, política de seguridad integral, entre otras.

Las específicas; aplican a procesos específicos, están delimitadas por su alcance, por ejemplo: política de ventas, política de compras, política de seguridad informática, políticas de inventario, entre otras.

Este podría ser un ejemplo de aplicación de políticas por procesos y actividades:

Proceso de Finanzas:
– Política de pagos
– Política de asignación de viáticos
– Política de flujo de caja

Proceso de Logística:
– Política de rotación de inventarios
– Política de ejecución de inventarios
– Política de entregas a tiempo

Proceso de Ventas:
– Política de incentivos
– Política de comisiones
– Política de precios

Beneficios básicos de la aplicación de las políticas:

Las Políticas de una empresa son similares a las actitudes en la personalidad: una manera de actuar o reaccionar ante situaciones específicas o generales. Son normas de conducta para las personas que integran esa empresa, y también fortalecen los procedimientos que se deben seguir generando una serie de beneficios en la organización, como:

  • Aseguran un trato equitativo para todos los empleados.
  • Facilitan la toma de decisiones en situaciones conflictivas.
  • Despliegan la autoridad, poder y liderazgo.
  • Aceleran la comunicación interna en todos los niveles.
  • Apoyan el flujo ordenado de los procesos y sus actividades.
  • Pueden fortalecer la aplicación de los principios de la calidad.
  • Pueden empleare como acciones para minimizar los riesgos potenciales.
  • Facilita las acciones éticas y promueven la honestidad.
  • Aseguran la transparencia, objetividad y aprendizaje.
  • Son indispensables para una adecuada delegación de autoridad.
  • Reflejan la imagen de la empresa y deben reajustarse a tiempo.
  • Apoyan el logro de los objetivos, la rentabilidad y permanencia del negocio.

¿Cómo desarrollar políticas?, una metodología recomendada es la siguiente:

La mayoría de las organizaciones, formales o no, se rigen con políticas; a fin de obtener los beneficios esperados hay que formalizarlas por medio de una metodología práctica de planificación, elaboración, verificación y ajuste:

Fase I: Planificación y desarrollo de las políticas, se contempla desde la necesidad, determinación, hasta su redacción.

Fase II: Revisión y aprobación de las políticas, se procede a realizar las revisiones y ajustes requeridos, para su posterior aprobación por parte de los directivos e involucrados.

Fase III: Divulgación a todos los niveles de la organización, consiste en implementar por medio de acciones de comunicación y formación a todos los miembros de la organización, se da a conocer la vigencia y aplicación de las mismas.

Fase IV: Mantenimiento y mejora de las políticas en cuanto a cumplimiento, vigencia, verificación y mejora, se refiere a los ajustes o actualizaciones que requieran dichos instrumentos, se recomienda hacer revisiones y/o actualizaciones al menos una vez por año.

En cuanto a políticas, hay mucho por tratar, así que continuaremos con este tema en otros artículos… comenta, ¿Se emplean las políticas?, ¿cuáles son los beneficios que reciben por su aplicación?

0
Share on Pinterest
Guía implementación de ISO 9001:2008

Acerca de Daniel Jimenez

Ingeniero Industrial, Máster en Dirección y Gestión de la Calidad. Con gusto comparto mis experiencias y conocimiento sobre Sistemas de Gestión aquí. Me especializo en aportar soluciones a líderes de sistemas que quieren obtener mejores resultados de sus proyectos de implementación, mejora o auditoría, Clic Aquí Para Conocerlas Hoy.

Recomendado Para Ti

7rs 4ts gestión del riesgo flujo

Diagrama De Flujo: Gestión De Riesgos Y Oportunidades

Con la inclusión de la gestión del riesgo y las oportunidades en la norma ISO …

Comparte tu opinión

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

Tu comentario será bienvenido. Sin embargo será moderado según las políticas para comentarios.