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Matriz De Prioridades – Herramientas Para Implementar ISO 9001

Matriz de prioridades  – Una herramientas para desarrollar tu plan de implementación de ISO 9001

Hay decenas de herramientas que puedes usar para desarrollar un proyecto de implementación de ISO 9001 con éxito… Una de ellas es la matriz de prioridades.

Esta herramienta te permite priorizar las acciones de implementación del futuro SGC usando dos criterios:

  1. Lo qué es importante y lo qué no tanto,
  2. lo que es urgente y lo no es tan urgente.

Estableciendo escalas para estos dos criterios, podemos hacer una matriz y asignarles un valor a cada una de las acciones, de tal manera que puedas decidir cuáles son las acciones de implementación más importantes y urgentes para desarrollar el cronograma de tu proyecto de implementación.

matriz de prioridades ISO 9001

Lo qué es importante y lo qué no tanto

Los factores de importancia de la matriz de prioridades provienen de la estrategia de la organización y los resultados deseados que motivan la implementar ISO 9001, yo creo que pueden provenir hasta de los sueños que la alta dirección tiene para su organización.

Los factores de importancia se identifican respondiendo una pregunta sencilla: ¿Qué es importante para nosotros como organización?, las respuestas pueden estar en función de lo que el cliente necesite, lo que la organización y las partes interesadas necesiten.

Cada empresa puede estar en una situación propia y tener diferentes intensiones (Misión, Visión, Objetivos y Política) por lo que los factores de importancia pueden varia de una a otra. Incluso dos empresas que fabrican y comercializan un producto similar para un mismo mercado pueden estar en una diferente situación.

Algunos factores de interés comunes:

  • Control y reducción de los costos
  • Definición y orden de los procesos internos
  • Satisfacción del cliente y apertura a nuevos mercados
  • Reducción y eliminación de los problemas internos
  • Contar con certificaciones y reconocimientos internacionales
  • Contribución a los objetivos de la organización

Es recomendable seleccionar de 4 a 6 factores de importancia, posteriormente a cada factor de interés le asignaremos un valor de importancia, por ejemplo del 1 al 6, donde el factor de interés más importante tendrá el valor más alto, lo siguientes en importancia tendrán un valor menor.

matriz prioridades factores

Lo que es urgente y lo no es tan urgente

Lo que sigue, es establecer una escala que nos permita definir el sentido de urgencia para cada acción que constituye tu proyecto de implementación de ISO 9001, una escala sencilla puede ser del 1 al 5, donde 5 es lo más urgente

Sobre la urgencia…

Implementar un SGC requiere orden, por ejemplo; no podemos implementar procedimientos de acciones correctivas sin un procedimiento de elaboración y control de documentos y registros, no podemos hacer la revisión de la dirección sin realizar antes el análisis de datos.

Entonces el primer criterio para definir la urgencia es el orden natural de la norma ISO 9001.

El proceso de diagnóstico es una fuente poderosa de información para definir claramente qué acciones deberían tener un sentido de urgencia más alto en su escala. Algunos ejemplos:

  • Una empresa que tenga muchos problemas internos (se la pasan apagando fuegos el 75% de su tiempo) requieren su procedimiento de  acciones correctivas cuanto antes.
  • Empresas que tienen bajo nivel de ventas a pesar de tener excelentes productos y servicios requieren caracterizar y documentar su proceso de ventas de inmediato.
  • Organizaciones que tienen un alto costo de producción, sus procesos operativos van primero en su cronograma de implementación… y así.

Cada actividad de implementación debe recibir un valor de urgencia con respecto a los factores de interés.

En mi experiencia profesional, he identificado 51 actividades indispensables para implementar un SGC, para mayor información consulta tu “Guía rápida ¿Cómo implementar un sistema de calidad?

En la matriz de prioridades de ejemplo, se muestra que la actividad 1 (Decisión del alcance del SGC) se le ha asignado un valor de 5 (en una escala de 1 al 5) respecto a cada uno de los 3 factores de interés; multiplicamos cada valor de urgencia por el peso de cada factor de importancia y sumamos el total, en este caso da 60.

Matriz de prioridades ejemplo de aplicación: implementación de ISO 9001

matriz de prioridades ISO 9001:2008

Realizar la matriz de prioridades puede llevarte un tiempo, pero te puedo asegurar que solo haciéndola podrás definir un plan de implementación efectivo, ¡Sí!, un SGC debe demostrar beneficios, aun desde sus primeras etapas de implementación y esto lo puedes lograr priorizando actividades.

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Guía implementación de ISO 9001:2008

Acerca de Daniel Jimenez

Ingeniero Industrial, Máster en Dirección y Gestión de la Calidad. Con gusto comparto mis experiencias y conocimiento sobre Sistemas de Gestión aquí. Me especializo en aportar soluciones a líderes de sistemas que quieren obtener mejores resultados de sus proyectos de implementación, mejora o auditoría, Clic Aquí Para Conocerlas Hoy.

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