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errores objetivos de la calidad

Objetivos De La Calidad – 10 Errores Qué Debes Evitar Al Plantearlos #3

Aquí tienes el tercer artículo sobre la serie “Objetivos De La Calidad”, esta vez te comparto sobre: las características que debe tener un objetivo para que sea medible, su documentación, cuántos objetivos tener, frecuencia de revisión, métodos de seguimiento y 10 Errores Qué Debes Evitar Al Plantear Objetivos, pero antes te respondo algunas preguntas, ¡Adelante!:

¿En qué casos los objetivos de la calidad deberían ser medibles?

Los objetivos de calidad deben ser medibles en todos los casos, ¡punto!

La medición puede hacerse cuantitativamente o cualitativamente.

Las medidas cuantitativas son más objetivas en la determinación de si se ha logrado la conformidad o eficacia.

En algunas situaciones, el uso de mediciones cualitativas puede ser apropiado.

Objetivos basados en criterios de tipo [sí / no], (por ejemplo, – el desarrollo del nuevo producto ACME-99 para el 01 de junio de 2014), también son aceptables.

Los objetivos de la calidad deben ser específicos y relevantes, por lo que su planteamiento y resultado esperado deben entenderse y ser significativos para el personal responsable de su logro.

Los objetivos deben ser realistas y alcanzables con los recursos asignados.

Los objetivos de la calidad deben ser alcanzados en un plazo de tiempo definido para asegurar la rendición de cuentas.

Esto podría estar determinado por el cliente, la dirección, el corporativo, organismos reguladores, etc.

En el proceso de planificación se debe establecer estos períodos de tiempo, incluyendo la comunicación a los responsables de su logro.

¿Dónde se deben documentar los objetivos de la calidad?

Los objetivos de la calidad pueden ser documentados en cualquiera o en todos estos documentos:

– el manual de calidad,
– los procedimientos,
– los planes de calidad,
– matriz de objetivos,
– perfil de objetivos,
– cuadros de mando,
– tableros,
¡QUÉ TODOS EN LA ORGANIZACIÓN SE ENTEREN QUE TENEMOS OBJETIVOS POR LOGRAR!

OJO: Como documento de calidad, la declaración documentada de los objetivos debe ser controlada por el procedimiento de control de documentos 4.2.3.

Se suele crear una matriz para representar el resultado final, este es un ejemplo básico:

matriz objetivos de la calidad

¿Cuántos objetivos de la calidad debe tener una organización?

Debes tener cuidado de no abrumar a tu organización con demasiados objetivos, ya que esto puede causar más frustración que resultados positivos.

Comienza con objetivos que se centren en satisfacer las necesidades del cliente y cumplir con la norma; luego, lentamente, ya que se logren los objetivos iniciales y se genere confianza en las competencias; desarrolla objetivos significativos para los procesos clave y los procesos propensos al riesgo.

Tantos como sean necesarios para que la organización salga de su zona de confort, pero no tantos como para que retarde su crecimiento sólo por estar administrando demasiados objetivos.

¿Cuándo y con qué frecuencia se deben revisar los objetivos?

El requisito 5.6.1 de ISO 9001:2008 establece que la alta dirección debe revisar el SGC, a intervalos planificados, para asegurarse de su conveniencia, adecuación y eficacia.

Esta revisión debe incluir la evaluación de oportunidades de mejora y la necesidad de cambios en el SGC, incluyendo la política de calidad y objetivos de la calidad. Debes mantener los resultados de las revisiones por la dirección según el requisito 4.2.4

Las revisiones por la dirección deben realizarse al menos dos veces al año (¡es lo mínimo decente!) y preferiblemente con más frecuencia.

Cada vez más organizaciones se están moviendo para realizar la revisión de las cuestiones del SGC en sus reuniones de negocios y revisiones operacionales regulares, por lo general las llevan a cabo mensualmente.

La revisión deberá evaluar en qué medida se han alcanzado los objetivos de la calidad; obstáculos y problemas que impiden el logro; los resultados y decisiones de dicho examen debe centrarse en la adopción de medidas correctivas de los problemas y la mejora continua del SGC. Se deben mantener registros de dichas revisiones.

¿Qué métodos se deben utilizar para el seguimiento de los objetivos de la calidad?

La planificación para la medición y análisis del desempeño de los objetivos de calidad debe tener en cuenta los métodos y recursos necesarios para recopilar, organizar y analizar información de los productos, procesos, proveedores, satisfacción del cliente y datos de rendimiento del SGC.

El proceso de recopilación y análisis de datos debe definir:

  • el tipo de datos que deben recogerse,
  • cómo debe ser ordenada y clasificada la información,
  • el uso de sistemas de información adecuados,
  • herramientas y técnicas de recolección de datos,
  • la asignación de la responsabilidad y autoridades para revisar y actuar,
  • las competencias y la formación en el uso de herramientas y análisis de datos para que los datos se recojan, analicen y actué en consecuencia en forma oportuna,
  • la comunicación y concientización de los objetivos a todo el personal responsable de su consecución, etc.

Las organizaciones deben utilizar su conocimiento multi-funcional sobre las necesidades del cliente; producto, tecnología, procesos de fabricación, etc., para determinar cuáles son los métodos estadísticos a utilizar para medir los objetivos de la calidad. Se debe Incluir estos métodos en su plan de calidad detallando el cómo se usan.

Herramientas como: estudios de capacidad de los proceso, gráficos de control, análisis de Pareto, análisis de variación; hojas de cálculo; software para análisis de datos, software de análisis de negocio pueden ser utilizados para la recolección y análisis de datos.

¿Cuáles son los errores más comunes que cometen en el planteamiento de objetivos de la calidad?

El uso de los objetivos de calidad para mejorar su SGC puede ser una herramienta poderosa para el negocio si se utiliza de la manera correcta. Éstos son algunos errores que se deben evitar:

  1. Uso de los objetivos de la calidad superficiales, como una forma de cumplir con los requisitos de la ISO 9001 en lugar de usarlos como una herramienta eficaz para la toma de decisiones y la gestión estratégica.
  2. Uso de los objetivos que no están relacionados con la misión y las estrategias de negocio de la organización.
  3. Uso de objetivos que no son medibles.
  4. No asignar responsabilidades específicas para el logro de los objetivos.
  5. No proporcionar los recursos adecuados ni oportunos
  6. Uso de los objetivos que son confusos, mal definidos o sólo por tener objetivo.
  7. Permitir que los líderes de procesos y gerentes funcionales definan objetivos sin orientación y coordinación; lo que resulta en objetivos que son incompatibles entre sí o con otras estrategias y objetivos del negocio.
  8. No concientizar al personal sobre la comprensión de los objetivos de calidad, incluye no dar formación sobre los métodos de trabajo y herramientas de medición para alcanzar los objetivos.
  9. Diseñar un excelente plan de recopilación de datos sobre el desempeño con los objetivos y un deficiente plan de análisis de los datos o al revés; peor aún, no hacer nada con los datos.
  10. No llevar a cabo una revisión periódica del progreso y la eliminación de obstáculos para el logro de los objetivos de calidad.

¿Qué otros errores que tú conozcas se podrían agregar a esta lista?

No te pierdas el cuarto y último de la serie, donde te compartiré un método paso a paso para plantear objetivos de la calidad.

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Guía implementación de ISO 9001:2008

Acerca de Daniel Jimenez

Ingeniero Industrial, Máster en Dirección y Gestión de la Calidad. Con gusto comparto mis experiencias y conocimiento sobre Sistemas de Gestión aquí. Me especializo en aportar soluciones a líderes de sistemas que quieren obtener mejores resultados de sus proyectos de implementación, mejora o auditoría, Clic Aquí Para Conocerlas Hoy.

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5 comentarios

  1. Buena tarde Daniel

    De nuevo encantado con estos artículos, he leido los tres, fuera de estos errores que describen a mi personalmente se me ha dificultado medirlos; aunque la norma no habla que necesariamente se utilizan indicadores para este fín, he leido varios autores y algunos tienen diferencias entre las clases de indicadores que hay. Humildemente te propongo si puedes publicar un artículo o una serie sobre indicadores u otra metodología para medirlos.

    Agrdeciendo sus artículos

    Atte

    Ing. Jorge Dávila
    Bogota Colombia

    • Daniel Jiménez

      Hola Jorge, gracias por acompañarnos en esta serie, ya casi terminamos… efectivamente la norma no habla de indicadores, en el próximo artículo hablare sobre los indicadores y otros términos muy usados, Saludos.

  2. Otro error al platear los objetivos es ; Confundir los objetivos con las actividades

  3. Gracias Daniel por este espacio, eres muy concreto y didactico y he estado consultando sobre indicadores y veo que los hay para medir el logro por medio de los recursos y/o los resultados; EFICIENCIA, EFICACIA; Y que setos dos nos dan la efectiivida; pero otras metodologias o clasificaciones los llaman de impacto; Agradeceria que por medio de tu metodología y buenos articulos nos aclarara.

    Agradeciendo todos tus articulos

    Atte Ing. Jorge Dávila
    Bogo

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