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Planificación De Cambios En El SGC – 6 Pasos Para Lograrla

Los cambios constantes en el SGC, que obedecen a cosas diferentes como la mejora continua, los cambios no controlados, implementados parcialmente, sin comunicación pueden generar no conformidades en el sistema; es necesario sujetarse a un método para gestionar los cambios a fin de garantizar la integridad del sistema de gestión; aquí se presenta un método básico.

Planificación de cambios en El SGC en 6 pasos

1Identificar requerimientos, necesidades, oportunidades de cambio

Las revisiones, auditorías, verificaciones o validaciones son actividades que logran identificar No Conformidades, oportunidades o riesgos, incumplimientos o ineficacias que indiquen la necesidad de un cambio en un método de trabajo, procedimiento, información documentada.

Una revisión de la medición de la satisfacción del cliente y las partes interesadas puede ser también una importante fuente de información.

Las revisiones programadas a la información documentada puede ser una oportunidad más para detectar requerimientos de cambio, por lo que los documentos del sistema deben revisarse al menos una vez al año como buena práctica.

La dirección estratégica de la organización (política y objetivos) también pueden cambiar, esto para adaptarse a los cambios que pudiera impulsar el entorno de la organización

2 Hacer solicitudes de cambios

Para fomentar la participación del personal, es importante que todo el personal tenga la oportunidad de sugerir cambios en sistema de gestión de la calidad; sin embargo, esto debe hacerse de acuerdo a un método que permita el orden.

Los cambios pueden clasificarse, por ejemplo en menores o mayores. Los cambios menores pueden ser sencillos: agregar una ayuda visual, aclarar un párrafo en un procedimiento documentados, etc.

Los cambios mayores pueden implicar cambios en el alcance de sistema, la política, los objetivos, nuevos métodos o procedimientos de trabajo, integración con otros sistemas de gestión.

Se debe contar con un formato de registro para las solicitudes de cambios, y debe formar parte del estándar de la información documentada.

Ejemplo de formato de solicitud de cambio en el SGC

planificación de cambios en el sgc

3 Registrar las solicitudes de cambios

Las personas deben conocer el método para gestionar los cambios y contar con una instrucción de llenado para el formato de solicitudes de cambio. Puede definirse a un responsable de liderar la gestión de los cambios en el sistema, quien se encargara de recibir las solicitudes de cambio, verificar que contenga la información necesaria y someterla a un proceso de revisión y evaluación que puede derivar en una aprobación y rechazo de la solicitud de cambio.

Todas las solicitudes de cambio, independientemente de su resultado de evaluación (aceptación o rechazo) deben registrarse en una bitácora de cambios en el sistema.

Tradicionalmente los documentos del sistema, en su estructura cuentan con una bitácora de cambios o historial de cambios, donde se registra de manera particular los cambios en el documento causados por cambios en el proceso, se recomienda que sigan vigentes.

4 Evaluar las solicitudes de cambios (Aprobar o rechazar)

Todas las solicitudes de cambio deben ser evaluadas, para ello se debe contar con la información necesaria, y quien hace la solicitud de cambio debe estar disponible para proporcionar la información adicional que le sea requerida.

El líder de la gestión de los cambios, el líder del proceso que solicita los cambios debe reunirse para evaluar el cambio solicitado; en procesos poco conocidos por el líder de la gestión de cambios se puede integrar un experto técnico que pueda aportar su opinión y conocimiento.

Sistemas de gestión con muchas necesidades de cambio, pueden necesitar de un comité de personas que asuman la función de revisar y evaluar los cambios.

Para evaluar un cambio se tiene que contar, como mínimo, con la siguiente información:

  • Descripción clara del cambio, incluyendo su alcance.
  • La finalidad del cambio.
  • Sus posibles consecuencias tanto positivas como negativas.
  • Cómo se controlará la implementación del cambio.
  • Cuáles serán los recursos necesarios y cómo se dispondrán.
  • Cuáles son las responsabilidades y autoridades.

Sólo los cambios revisados y aprobados deben implementarse.

5 Implementar el cambio

La implementación de un cambio debe hacerse sin afectar la integridad del sistema de gestión.

La integridad es el estado de un sistema en el que se están llevando a cabo las funciones previstas sin degradarse o menoscabo por cambios o interrupciones internas o externas de su contexto.

Quién liderará la implementación del cambio es quien realizó la solicitud, deberá estar seguro de tener un plan de implementación del cambio y seguirlo.

Realizado el cambio, debe informar al líder de gestión de los cambios para que este ponga el cambio en estatus de concretado, y programe alguna acción de verificación.

6 Evaluar la eficacia lograda

La situación esperada después de aplicar el cambio debería ser el punto de referencia para evaluar si el cambio produjo el resultado deseado.

Las auditorías internas pueden ser el medio adecuado para evaluar si la eficacia del cambio es notoria.

Estos seis pasos, pueden servir para documentar un procedimiento o método con documentos anexos como una solicitud de cambios y una bitácora que resuma todos los cambios ¿Qué te parece?

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Guía implementación de ISO 9001:2008

Acerca de Daniel Jimenez

Ingeniero Industrial, Máster en Dirección y Gestión de la Calidad. Con gusto comparto mis experiencias y conocimiento sobre Sistemas de Gestión aquí. Me especializo en aportar soluciones a líderes de sistemas que quieren obtener mejores resultados de sus proyectos de implementación, mejora o auditoría, Clic Aquí Para Conocerlas Hoy.

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3 comentarios

  1. Marian Sandoval

    Tu blog es excelente, muy claro y adecuado para los que estamos en el aprendizaje. Gracias por esto.

  2. Buenas Daniel, como estas?
    Analizando tu aporte a como se podría manejar la planificación de los cambios (6.3), no logro notar una diferencia sustancial con respecto a lo que seria el tratamiento de una No conformidad, u observación u oportunidad de mejora. Donde se describe el desvío o potencial desvío, el análisis de causa que permita elaborar una acción (que interpreto que en la mayoría de los casos es un CAMBIO) y donde dicha definición de acción se incluye responsables, recursos y plazos.
    Quedo atento a tus comentarios, ya que probablemente mi interpretacion esté pasando por alto algun otro aspecto.

    Desde ya muchas gracias, son excelentes tus contribuciones.

    saludos desde Argentina

    • Qué tal Luis, todo bien por aquí.

      Si volvemos a lo básico, en la norma de fundamentos y vocabulario sólo existe el término “No conformidad”, muchas organizaciones se han empeñado en utilizar los términos “Observación” y “Oportunidad de mejora” al no existir en la familia de normas ISO 9000 se ha generado cierta confusión (¿qué son y cómo tratarlas?)

      Una definición de “Observación”: es un hallazgo que tiene la posibilidad de avanzar hacia una no conformidad, las evidencias recopiladas no demuestran no conformidad pero a juicio de expertos el hallazgo tendría una potencial desviación. En la nueva revisión podrían ser tratados como Riesgos.

      Por otro lado la “observación” es una acción de la identificación de hallazgos formulada durante una auditoría y justificada con pruebas objetivas. Debido a que algunos auditores las identifican como prácticas débiles, el término ha adquirido una connotación negativa. Sin embargo, las observaciones pueden relacionarse con ambas situaciones conformes y no conformes.

      Las “Oportunidades de mejora” son prácticas que no necesariamente son equivocadas o no cumplen con los requisitos de la norma (ni siquiera potencialmente). Se trata de prácticas que están dando resultados pero que se han aplicado mal o bien no aportan valor añadido o existen mejores métodos. Los auditores apuntan oportunidades de mejora, cuando a juicio de expertos creen que esas prácticas se podrían mejorar o hacerse de manera más eficiente. Podrían ser tratados en el proceso de mejora continua.

      Es importante que consideras las definiciones de la familia de normas y cuando estas no sean suficientes para tu organización, determines esos términos y los definas formalmente en tus documentos controlados, a partir de su definición puedes decidir el tratamiento en métodos o procedimientos.

      Saludos.

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