El Proceso De Diagnóstico – Resultados – 4 de 4 – Implementar Un SGC

Resultados – Todo es resultado de un esfuerzo.

La conclusión épica de cualquier diagnóstico previo a la implementación de un SGC, se resume en presentar un informe ejecutivo sobre los resultados y una lista priorizada de acciones inmediatas que serán la base de un posible plan de implementación.

diagnóstico implementar iso 9001 cuatro

Sobre el informe ejecutivo.

Se puede decir que es un producto tangible, es lo que en consultoría llamamos “Entregable”.  

Básicamente es un documento impreso (o digital) que contiene:

  • Resultados obtenidos por los apartados principales de la norma (4 al 8)
  • Nivel de madurez de la organización respecto a las prácticas de gestión.

Anatomía de un buen informe:

A modo de sugerencia un buen reporte puede presentar la siguiente estructura.

  1. Datos del diagnóstico; información específica del equipo de personas que realiza el diagnóstico, personas entrevistadas, alcance del diagnóstico.
  2. Plan del diagnostico; una descripción de la planificación del diagnostico y cómo se desarrollo en realidad conforme al plan, justificación de las incidencias.
  3. Resumen ejecutivo; descripción del proceso seguido para realizar el diagnóstico, una descripción detallada de los puntos fuertes y las oportunidades de mejora, de manera general y ordenado por los principales requisitos de la norma:
    1. Sistema de gestión de la organización
    2. Responsabilidades del equipo directivo
    3. Gestión de los recursos
    4. Realización de los servicios o productos
    5. Medición, análisis y mejora de los procesos, servicios y productos
  4. Resumen de los resultados principales, incluyendo puntuación obtenida y conclusiones.
  5. Resultados de todo el cuestionario, detalle por detalle.
  6. Un grafico tipo radar mostrando visualmente los resultados (o varios detallados)

Buenas prácticas para hacer un reporte.

Los altos directivos ocupan su tiempo en mejorar la organización, así que tienen poco tiempo para leer informes extensos… de esos que nos enseñan a hacer en las universidades, así que debes enfocarte en hacer reportes sencillos pero suculentos, aquí algunos lineamientos:

  1. Hazlos escanebles a la vista, facilita la foto-lectura, emplea la regla 1-1 (un minuto por página)
  2. Usa títulos y sub títulos en negritas, tamaño 18 y 16 por ejemplo.
  3.  El texto normal en letra tipo arial, tamaño 13 o 14, máximo.
  4. Usa viñetas, son geniales para transmitir ideas cortas
  5. Usa negritas, textos subrayados, “también las comillas” son buenas para resaltar ideas principales y hacerlas de más fácil localización al leer (escaneables)
  6. Escribe párrafos de 3 renglones y espacios en blanco entre uno y otro.
  7. Usa tablas, graficas, fotos, recuadros.
  8. Revisa todo antes de presentarlo.

A muchos altos directivos les gustan las presentaciones, en este caso te recomiendo el  método 10-20-30 para hacer presentaciones de Guy Kawasaky, aun que fue creado para presentación de proyectos de emprendedores, bien se puede adaptar a cualquier tipo de proyectos.

Tres premisas para tu presentación

Regla 10: Si conoces bien el tema serás capaz de resumirlo en 10 filminas (mantelo LEAN)
Regla 20: Planifica presentaciones de 20 minutos, después de ese tiempo llegan los bostezos.
Regla 30: Emplea letra tamaño 30, expresa ideas como hilo conductor para la presentación.

Esta regla no se tiene que aplicar de manera estricta, más bien te invita a ser LEAN.

Tabla resumen de un reporte de diagnóstico o evaluación.

diagnóstico implementar iso 9001 reporte final

Sobre las acciones que integraran tu plan de implementación.

El diagnostico te ha proporcionado ya mucha información sobre la situación (interna y externa) de la empresa  y su estado con respecto a una posible implementación de un SGC… seguro te brincan las acciones que deben estar en el diseño de un plan efectivo de implementación.

Algunas empresas se pueden encontrar en un punto de inflexión en sus ventas (o su destino total), para otras el diseño de productos puede ser prioritario… otras más pueden estar viviendo una hiperactividad constante debido a los problemas que brotan como burbujas.

¿Qué es primero?

Todo aquello que beneficie de manera inmediata y perdurable a la organización, pero también aquello que nos permita implementar ISO 9001 de tal manera que la organización obtenga beneficios ligados a su estrategia global.

Las posibles acciones inmediatas deben ser valoradas para obtener un número que determine su prioridad.

Algunos factores pueden ser catalogados como prioritarios por las organizaciones, estos pueden ser por ejemplo:

  • Satisfacción del cliente
  • Definición, orden y eficacia de los procesos
  • Reducción de los problemas organizacionales
  • Enfoque de la mejora continua
  • Otros

Identifica cada valor que la organización defina como prioritario y asígnarles un valor (1, 2, 3, N), se trata de definir que es importante y no importante para la estrategia de la organización (o su grado de importancia)

Lo siguiente es definir lo que es extremadamente urgente  y lo que no lo es tanto (con una escala del 1 al 10 por ejemplo), generalmente esto se define para las tareas o acciones que integraran el plan de implementación. Ahora si tienes toda la información para construir una matriz de prioridades y después usarla para hacer un plan de implementación (Gantt)

matriz prioridades implementar iso diagnóstico

Recuerda que un diagnóstico es una imagen que representa las fortalezas y debilidades que tendrá la empresa antes de la implementación, a mediano plazo y después de la implementación… la situación será otra… así que ahí tienes la mejor forma de demostrar que tu trabajo da resultados… un antes y un después.

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Guía implementación de ISO 9001:2008

Daniel Jimenez

Ingeniero Industrial, Máster en Dirección y Gestión de la Calidad. Con gusto comparto mis experiencias y conocimiento sobre Sistemas de Gestión aquí. Me especializo en aportar soluciones a líderes de sistemas que quieren obtener mejores resultados de sus proyectos de implementación, mejora o auditoría, Clic Aquí Para Conocerlas Hoy.

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