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representante de la dirección ISO 9001

¿Terminará La Era Del Representante De La Dirección Con La ISO 9001:2015?

La organización ISO se la viene tomando en serio, la futura versión de la norma ISO 9001 se muestra más enfocada en la “Gestión De Calidad” que en la “Gestión De La Calidad”.

Si ya tuviste oportunidad de leer el CD y el DIS ISO 9001:2015, te habrás dado cuenta que la figura “Representante de la dirección” no es mencionada hasta el momento, ¡Espera, Nadie Va A Ser Despedido!… eso creo…

Pero analizamos un poco las actuales funciones del representante de la dirección, y cuál podría ser la intensión al no mencionar a este ilustre personaje…

¿Quién es y qué hace el representante de la dirección?

Es uno de los primeros personajes que la norma ISO 9001:2008 menciona, a este personaje se la asignan funciones que aseguran la conformidad del sistema, básicamente la norma menciona tres funciones relevantes (5.5.2):

  1. Debe asegurarse de que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios para que el sistema de gestión de la calidad haga correctamente lo planificado.
  2. Debe informar a la alta dirección sobre el desempeño del sistema de gestión de la calidad y de cualquier necesidad de mejora que requiera el mismo.
  3. Debe asegurarse de que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos los niveles de la organización.

El representante de la dirección es un agente asegurador, es un vínculo entre el sistema y la alta dirección.

Sus actividades de aseguramiento casi siempre son las supervisiones, auditorías, evaluaciones, planificaciones… es casi siempre el auditor líder en la organización, cosa que le facilita sus actividades de aseguramiento.

Si se toma en serio el tema de la concientización sobre el cumplimiento de los requisitos del cliente, y asegura los procedimientos para comunicar ésto… se vuelve un evangelista de los intereses del cliente dentro de la organización.

¡Nadie es representante de la dirección durante 12 horas laborales!… es una función que independientemente de otras responsabilidades se le asigna a una persona… ¡Claro! Al primero que muestra su cara de inteligente.

Para que el representante de la dirección tenga autoridad no sólo responsabilidades, la norma recomienda que sea un miembro de la dirección de la organización, se entiende que puede ser una persona que dirige un equipo de personas, un gerente, un jefe, etc.

representante de la dirección

El inconveniente de este enfoque; la aplicación a medias del enfoque de procesos y la fuerte tendencia a administrar todo por departamentos más el “esto es responsabilidad del de calidad yo tengo lo mío” hace que el representante de la dirección tenga que asumir más funciones de las que debería, sin conseguir el enfoque de gestión que debe integrar cada líder a su proceso.

¡Pero, espera! Las tres responsabilidades que tiene (5.5.2 a, b, c) ¿Estamos seguros que estas funciones no las puede realizar la alta dirección?… te dejo pensando, sigamos…

¿Cuáles son las responsabilidades de la alta dirección? (Actuales ISO 9001:2008 y ISO 9000:2005)

La alta dirección está en el top de la organización, su actividad es estratégica y directiva, casi siempre ocupa su tiempo en manejar el timón de la organización para dirigirla hacia nuevos horizontes de mercado

Por su liderazgo y capacidad de acción, la alta dirección puede crear el ambiente propicio para que el personal se involucre completamente en el sistema a fin de que este opere eficazmente.

El papel de la alta dirección se resumen en:

  1. establecer y mantener la política de la calidad y los objetivos de la calidad de la organización;
  2. promover la política de la calidad y los objetivos de la calidad a través de la organización para aumentar la toma de conciencia, la motivación y la participación;
  3. asegurarse del enfoque hacia los requisitos del cliente en toda la organización;
  4. asegurarse de que se implementan los procesos apropiados para cumplir con los requisitos de los clientes y de otras partes interesadas y para alcanzar los objetivos de la calidad;
  5. asegurarse de que se ha establecido, implementado y mantenido un sistema de gestión de la calidad eficaz y eficiente para alcanzar los objetivos de la calidad;
  6. asegurarse de la disponibilidad de los recursos necesarios;
  7. revisar periódicamente el sistema de gestión de la calidad;
  8. decidir sobre las acciones en relación con la política y con los objetivos de la calidad;
  9. decidir sobre las acciones para la mejora del sistema de gestión de la calidad.

La norma ISO 9001:2008 especifica los requisitos que son competencia de la alta dirección en el apartado cinco.

¿Cuáles serán las nuevas responsabilidades de la alta dirección? (CD/DIS ISO 9001:2015)

En el borrador, los DEBES de la alta dirección quedarán en el apartado 5, revisemos dos en específico.

5.1.1 Liderazgo y compromiso con respecto al sistema de gestión de calidad

La alta dirección debe demostrar su liderazgo y compromiso con respecto al sistema de gestión de calidad a fin de:

  1. garantizar que la políticas de calidad y los objetivos de calidad se establecen para el sistema de gestión de la calidad y son compatibles con la dirección estratégica de la organización;
  2. asegurarse de que la política de calidad se entiende y se sigue dentro de la organización;
  3. asegurar la integración de los requisitos del sistema de gestión de calidad en los procesos de negocio de la organización;
  4. promover el conocimiento del enfoque basado en procesos;
  5. asegurar que los recursos necesarios para el sistema de gestión de calidad estén disponibles;
  6. comunicar la importancia de la gestión eficaz de la calidad y de la conformidad de los requisitos del sistema de gestión de la calidad, y de los requisitos de los bienes y servicios;
  7. garantizar que el sistema de gestión de la calidad logre los resultados previstos;
  8. participar, dirigir y apoyar a las personas para contribuir a la eficacia del sistema de gestión de la calidad;
  9. la promoción de la mejora y la innovación; y
  10. el apoyo a otras funciones de gestión relevantes que se encuentren bajo sus áreas de responsabilidad.

Pero OJO, la alta dirección no puede lograr esto en solitario, como para casi todo lo que hace, necesita de una estructura organizacional y un equipo de directivos que le ayuden, la futura versión planteará lo siguiente:

5.3 Roles de organización, responsabilidades y autoridades

La alta dirección debe asegurarse de que las responsabilidades y autoridades para las funciones relevantes se asignen y sean comunicadas dentro de la organización.

La alta dirección debe ser responsable de la eficacia del sistema de gestión de calidad, y asignar la responsabilidad y autoridad para:

  1. asegurar que el sistema de gestión de calidad sea conforme a los requisitos de esta norma internacional,
  2. asegurar que los procesos interactúen y estén entregando sus resultados previstos,
  3. informar sobre el desempeño del sistema de gestión de la calidad a la alta dirección y de cualquier necesidad de mejora,
  4. asegurar la promoción del conocimiento de las necesidades del cliente en toda la organización.

alta dirección iso 9001:2015

¿Qué quiere decir el punto 5.3 de la futura versión ISO 9001:2015?

Las funciones relevantes son todas aquellas que aportan valor estratégico para el logro de los propósitos de la organización y los requisitos del cliente. Estas funciones pueden estar relacionadas con las actividades naturales del negocio.

También son todas aquellas que permiten el mantenimiento y mejora del sistema de gestión, incluyendo las relaciones externas que éste, pudiera tener con otros organismos o proveedores.

El hecho de que el representante de la dirección no sea mencionado, no significa que desaparezca, significa que la nueva versión busca que las funciones relevantes sea asignadas a personas cuyas competencias demuestren que son los más hábiles para llevar tales funciones.

PREGUNTA: ¿Qué habría de malo si el gerente de recursos humanos fuera el auditor líder de la organización si ha demostrado competencias naturales para serlo?, o que democráticamente la función de auditor líder se trasmitiera cada año a otro miembro destacado del equipo de auditores internos.

La afirmación que se ha estado haciendo “Desaparece el representante de la dirección y su rol se le asigna a la alta dirección” se ha hecho muy a la ligera… el punto 5.3 es muy claro, la asignación de las responsabilidades y autoridades será una opción directiva que pretende generar un ambiente donde las personas deberán implicarse más a fondo en las funciones relevantes del sistema.

¿O tú qué opinas, estas de acuerdo en que desaparezca el representante de la dirección?

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Guía implementación de ISO 9001:2008

Acerca de Daniel Jimenez

Ingeniero Industrial, Máster en Dirección y Gestión de la Calidad. Con gusto comparto mis experiencias y conocimiento sobre Sistemas de Gestión aquí. Me especializo en aportar soluciones a líderes de sistemas que quieren obtener mejores resultados de sus proyectos de implementación, mejora o auditoría, Clic Aquí Para Conocerlas Hoy.

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14 comentarios

  1. QUE TAL DANIEL BUENOS DIAS..SI MUY CIERTO QUE AL NO MENCIONAR LA FIGURA DEL REPRESENTANTE DE LA DIRECCION CAUSARÁ MUCHA INCERTIDUMBRE EN LAS EMPRESAS, AL MENOS AQUI EN MEXICO, PUES LA MAYORIA DE LA PYMES AQUI VEN AL REPRESENTANTE DE LA DIRECCION COMO UN PASIVO LABORAL QUE LA NORMA LES OBLIGA A TENER. HABRA MUCHO TRABAJO POR PARTE DE LOS QUE ASESORAMOS A LAS ORGANIZACIONES PARA CONVENCERLOS QUE NO DESAPARACE SINO QUE SOLO CAMBIA EL ENFOQUE DE LA NORMA PERO QUE LAS RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES PERMANECEN Y SERA NECESARIO ALGUIEN QUE LAS DESEMPEÑE, SINO, CREO QUE HABRA MUCHOS DESPIDOS POR FALTA DE ORIENTACION.

    AUNQUE SOLO SON ESPECULACIONES, ES BUENO PENSAR EN TODAS LAS POSIBILIDADES Y ESTAR PREPARADOS PARA ACTUAR CON ASERTIVIDAD Y CERTEZA. RECIBE UN ABRAZO Y FELICIDADES POR TU TRABAJO, EN LO PERSONAL SON DE MUCHA AYUDA..SALUDOS

    • Hola Jorge, sin duda el cambio será muy bueno para las pymes, para las organizaciones de mayor tamaño tocará hacer un buen analisis de las funciones y autoridades para una asignación asertiva, gracias por pasarte a comentar, saludos.

  2. Ing Karla Miranda

    Creo que la alta dirección tendrá una relación más directa con cada líder de procesos, y estos líderes deberán implicarse más para asumir sus nuevas responsabilidades de gestión, hay algunas funciones unicas que se beben llevar por una persona como la relacion con la casa certificadora, funcion que debe quedar en la cabeza de una persona.

  3. HOLA DANIEL, SALUDOS

    YO CREO TAMBIÉN QUE EL QUE DESAPAREZCA LA FIGURA DEL REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN SE HA ECHO MUY A LA LIGERA, AÚN CUANDO SE PRETENDE UN MAYOR INVOLUCRAMIENTO DE TODOS EN LA ORGANIZACIÓN.
    PERO LA REALIDAD ES OTRA, MUCHAS EMPRESAS TRATAN DE CERTIFICARSE Y SOLO POR QUE EL CLIENTE EN CIERTA FORMA LOS ” OBLIGA ” Y NO POR QUE TENGAN DESEOS DE HACERLO, SI POR ELLOS FUERA NO LO HARÍAN PIENSAN QUE ES MUCHO PAPELEO. Y TE DIGO ESTO POR QUE EL REPRESENTANTE DE LA DIRECCION SIEMPRE TIENE QUE ESTAR SOBRE LA GENTE TRATANDO DE INVOLUCRARLOS EN EL SISTEMA DE CALIDAD. POR LO TANTO YO CREO QUE SI ES NECESARIO QUE HAYA UNA PERSONA QUE COORDINE Y QUE POCO A POCO LA CULTURA DEL CAMBIO SE VAYA DANDO.

    • Daniel Jiménez

      Hola Aron, de cierta forma para algunas funciones relevantes del SGC se requiere un coordinador, el proyecto de la futura norma pretende simplificar algunos temas, como la documentación, para pasar a una nueva etapa más orientada a la gestión y la documentación de valor, cosa que simplificará mucho las actividades de coordinación; pero creo que la futura norma pretende que cada líder de procesos sea un representante de su propio proceso ante la dirección, ya veremos cómo se abordan los cambios. Saludos.

  4. Q.B.P. Aurora García

    Hola Daniel, soy la RD del SG en estos momento estoy trabajando en la integracion del sistema, y desafortunadamente la mayoría ve al RD como un secretario de la Dirección; sin embargo puedo decirte que las actualizaciones de la norma no son tan nuevas, los que nacimos en areas de Calidad sabemos que no ha sido más que homologar criterios y generar mayor convencimiento al interior de las empresas a “Gestionar con Calidad”, no la Calidad. Es decir la certificación lo ven como un mero trámite o requisito, cuando por el contrario no es más que la reafirmacion de que tu empresa camina o funciona bien y lo que en realidad representa tu certificado es la constatacion escrita de los hechos o evidencias. Bueno no le temo al cambio por el contrario será un problema de interpretacion lo más asertiva posible por parte de la Alta Dirección de la empresas.

    • Daniel Jiménez

      Hola Aurora, siempre he comulgado más con la visión de la “Gestión de calidad” que la “Gestión de la calidad”, gracias por comentar tu visión, saludos.

  5. Muchas gracias,

  6. Alejandro Perez

    Que tal Daniel, cada uno de los comentarios es valido y para estudiarse, sin embargo, en la mayoria de las empresas, su RD es la persona con mas capacidad y conocimiento en el tema, por lo cual, para la transicion sigue siendo un personaje principal en las empresas, pues se tendra mucho trabajo de capacitacion y concientizacion.

    Saludos.

  7. MTI. Christian Fuentes

    Hola buenas tardes excelentes comentarios,

    Concuerdo con lo que dice Alejandro Perez de inicio será casi imposible eliminar la figura del R.D, como bien lo cometa es la figura con más competencia dentro de la organización para desarrollar y aplicar las metodologías necesarias para el correcto funcionamiento de los Sistemas de gestión y esto es algo que difícilmente el Director General o los puestos gerenciales u operativos dominen por no ser un tema de su especialización.

    Difícilmente podrás encontrar a un Gerente de Nominas con la competencia necesaria para ser un auditor lider o realizar un correcto análisis de riesgo o aplicar alguna otra metodología que no sea de experiencia. Te puedo decir que me ha tocado conocer consultores de sistemas de gestión que aún no entienden el enfoque de proceso, que te puedes esperar de puestos con funciones más predeterminadas.

    Aclaro esto lo comento el tiempo que llevo conociendo las empresas en México, y no digo que sea imposible pero si lo veo difícil, habrá que hacer una completa redefinición de competencias dentro de una organización para lograr su autonomía.

    Saludos.

  8. Jacinto Jomans

    Es un hecho, la estructura de alto nivel propuesta en el Anexo SL de la ISO, propone una nueva estructura de líderazgo para las organizaciones que adopten la nueva norma, donde la alta dirección y los líderes de cada proceso serán las figura más relevantes, hay un cambio de paradigma. Es así, son nuevos tiempos.

  9. Edith González

    Buenas tardes, en realidad no desaparece en su totalidad, en mi opinión y en la practica en una empresa donde yo trabaje yo fui representante de la dirección pero para llevar el sistema, el cual por cierto es integrado con ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001, y para el contacto con la casa certificadora, sin embargo cada responsable de área presenta sus resultados a la alta dirección cuyos resultados están relacionados con los requisitos de cada norma, y en auditorias también se cambiaban los roles respecto al auditor líder, yo siento que los cambios que se están realizando a la 9001 son resultado de las retroalimentación de los usuarios, de las casa certificadoras (resultados de auditorias externas), etc., de que aun cuando la persona encargada del sistema lleve la administración y logística, no necesariamente sea la persona responsable directa de lo que hagan o dejen de hacer los responsables de otras áreas. Al menos en esa empresa cada quien presentaba sus resultados en la junta trimestral sin que esto quiera decir que no se informara de los resultados durante el transcurso de los tres meses antes de la Revisión Gerencial.

  10. Lic. Ignacio D. Báez M.

    Fantásticas las diversas aseveraciones vertidas por cada uno de los opinantes, creo que con la nueva norma se fortalecerá la figura o el nombre del Representante de la Dirección, porque como es sabido por todos uds la Alta Dirección no tiene tiempo para involucrarse en todas las cosas que concierne al gran desafío de la calidad, el RD tendrá más trabajo que nunca. Con el cambio de la norma en su V2015, el nombre que puede tener ahora es: Responsable de la Dirección, porque en adelante coordinará todas las acciones que lleva el proceso de transición a la nueva versión ISO 9001:2015.
    Es un foro muy especializado de nivel muy elevado.

  11. Hola que tal? muy buenos tus aportes, yo estoy con un gran problema y no se como resolver… en la empresa en la que estoy implementando ISO 9001 2015, el dueño, o sea la Dirección General, no esta nunca! yo he redactado la Política y los Objetivos y algún otro documento pero estoy necesitando que el los vea, como hago? puedo avanzar sin que el este en la empresa? muchas gracias!!

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