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Retraso en la ejecución de las auditorías internas ¿Qué Hacer?

Es para preocuparse ¿No Crees? Un retraso en la ejecución del plan/programa de auditorías internas puede darse en varios contextos…:

  • Hace un año que terminaste la implementación y faltan 45 días para la auditoria de certificación, hiciste el plan de auditorías internas y más del 50% esta pendiente.
  • En un mes toca auditoría de seguimiento y solamente has auditado dos procesos de siete.
  • En tres meses será la recertificación, el programa de auditorías internas aun esta en tu cajón y no lo has comunicado. Etc. etc.

¿Te identificas con algún contexto mencionado?

Las causas…

Pueden ser variadas y muy particulares… por estos días algunas empresas buscan tener más trabajo con menos personal, sacrifican experiencia para pagar menores sueldos… ¡De la capacitación en ISO 9001 ni hablar! ¡Que el nuevo responsable aprenda sobre la marcha!

Se vale hablar de algunos temas de productividad personal y liderazgo, y los terribles efectos de la procrastinación.

Un sistema de calidad bien diseñado e implementado, puede simplificar muchas tareas… pero no podemos negar que también traerá tareas adicionales… como las auditorías internas.

Los efectos…

Presentar una auditoría de seguimiento, recertificación o certificación con un programa de auditorías internas planificado estrictamente, pero incompleto (parcial o total) en su ejecución, a la fecha de la auditoría externa, es motivo de No Conformidad cuando no hay motivo suficiente que le justifique.

La norma ISO 9001:2008 dice:

La organización debe llevar a cabo auditorías internas a intervalos planificados para determinar si el sistema de gestión de la calidad: es conforme y se ha implementado y se mantiene de manera eficaz (8.2.2 a) y b))

Interpretemos, debemos hacer auditorías internas; debemos hacerlo a intervalos planificados, para ello podemos hacer un plan anual y trazar auditorías internas en intervalos mensuales, pero debemos ser capaces de demostrar que las auditorias planificadas se llevaron a cabo en cualquier intervalo de tiempo planificado

Si no hacemos auditorías internas o no completamos nuestro programa interno, no podemos demostrar que el sistema es conforme, se ha implementado y se mantiene eficaz… ¿O sí?… las auditorías internas son el mecanismo perfecto para demostrar lo anterior.

¡Tu programa de auditorías está retrasado!, ¿Qué hacer a corto plazo?

  • Honestidad ante todo, si el programa está atrasado ¡Lo Esta!, date algunos minutos para analizar y determinar la causa.
  • Analiza tu programa de auditorías, determina qué tiempo te resta para la auditoría externa, cuantos procesos están pendientes y que tiempo tomara hacer esas auditorías internas pendientes.
  • Confía en tus auditores internos más competentes y reasigna auditores si es necesario para poner el programa al día.
  • Habla con los líderes de procesos, acuerda fechas, tiempos y demás requisitos para concretar las auditorias.
  • Habla con la alta dirección, infórmale del atraso y las acciones que realizaras en corto para poner al día el programa, solicita su apoyo total.
  • Organiza una reunión con los auditados, auditores y la alta dirección, lleva un plan previo para concretar las auditorías internas, preséntalo y acuerda cualquier diferencia que pueda surgir.
  • Define autoridades: en este plan emergente, la única persona que puede autorizar cambios de fecha y horas es la alta dirección, cualquier auditado que quiera modificar alguna fecha/hora después de la reunión de acuerdo, deberá solicitar el permiso de la alta dirección.

Estos puntos pueden ayudarte puntualmente a poner al día tu programa de auditorías internas retrasado, pero NO TE AYUDARA si tu problema de atrasó es recurrente.   

No me reservo nada para animarte a que pongas cuanto antes tu programa de auditorías internas y tengas el éxito que mereces en ésto, ADELANTE! y no más retrasos.

Date un tiempo para analizar a fondo y plantear soluciones reales, un sistema de calidad y su proceso de auditorías internas no tiene porque complicar la vida de todos, al contrario tiene que ayudar a diseñar un labor style life.

El primer síntoma de que estamos matando nuestros sueños es la falta de tiempo. – Paulo Coelho

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Guía implementación de ISO 9001:2008

Acerca de Daniel Jimenez

Ingeniero Industrial, Máster en Dirección y Gestión de la Calidad. Con gusto comparto mis experiencias y conocimiento sobre Sistemas de Gestión aquí. Me especializo en aportar soluciones a líderes de sistemas que quieren obtener mejores resultados de sus proyectos de implementación, mejora o auditoría, Clic Aquí Para Conocerlas Hoy.

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