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responsabilidades y autoridades, roles funcionales

Roles Funcionales, Autoridades y Responsabilidades, 5.3 ISO 9001:2015

Un dicho dice: “Donde todos son responsables, nadie es responsable”. ¡Esto muy común en organizaciones, con roles, autoridades y responsabilidades no siempre bien definidos!

Roles y funciones.

El primer requisito de la cláusula 5.3 en la revisión 2015, es definir los roles funcionales.

El termino función, es definido en la norma de fundamentos y vocabulario (borrador aún) como:

3.2.6 función:
Papel para ser llevado a cabo por una unidad designada de la organización.

El Rol es una función definida a ser realizada por un miembro del equipo de trabajo de un proceso, como aprobar, auditar, archivar, producir, servir, inspeccionar o codificar.

La norma de fundamentos también dice que organización es persona o grupo de personas que tiene sus propias funciones con responsabilidades, autoridades y relaciones para lograr sus objetivos.

Se supone que una organización organizada puede evitar el “Donde todos son responsables, nadie es responsable”.

¿Has vivido situaciones como estas?

  • Se desaprovecho el 25% de descuento en la compra de un lote de materia prima porque no había nadie que autorizara la compra.
  • El diseñador no envío las especificaciones al cliente y éste, muy molesto, decidió no contratar el servicio por falta de información, el diseñador pensó que el gerente de ventas lo haría.
  • Juan no envió el pedido, supuso que Pedro o Roberto lo harían, Pedro de vacaciones y Roberto en capacitación.
  • Pepe y Romina desarrollaron la aplicación con un estándar de librerías desactualizado, porque Milton no identifico el estándar de acuerdo a la codificación especificada.

¡Anarquía total! 🙁

Las responsabilidades.

El término Responsabilidad, si bien no aparece en la norma de fundamentos y vocabularios se puede definir como:

Responsabilidad: ser el de cargo, compromiso o la obligación para con algo, por ejemplo, un jefe de capacitación tiene la responsabilidad de llevar a buen puerto los conocimientos de los colaboradores que tiene a su cargo.

“Las responsabilidades, pueden ser múltiples en un cargo y se realizan para generar un resultado deseado”

Una Matriz de Asignaciones de Responsabilidades (RAM) se utiliza dentro del equipo de trabajo de un proceso para especificar roles, responsabilidades por la realización de actividades específicas.

En un formato matricial se puede mostrar todas las actividades asociadas con una persona y todas las personas asociadas con una actividad.

Esto también asegura que exista una única persona responsable de cada tarea concreta para evitar confusiones sobre quién está a cargo o tiene autoridad sobre el trabajo.

Un ejemplo de matriz RAM es la matriz RACI, que en inglés significa:

Responsible (R) = persona responsable de ejecutar la tarea; el hacedor
Accountable (A) = persona con responsabilidad última sobre la tarea; la pelota se detiene aquí
Consulted (C) = persona a la que se consulta sobre la tarea; comunicación de dos vías
Informed (I) = persona a la que se debe informar sobre la tarea; comunicación de una sola vía

Una matriz RACI puede ser un documento para recopilar información sobre las actividades y las personas responsables de llevarlas a cabo; una vez realizado se convierte en fuente de información para documentar la sección de desarrollo y diagrama de flujo de un procedimiento documentado.

Aquí un ejemplo, aplicado al procedimiento de desarrollar información documentada, específicamente: elaborar, revisar y aprobar documentos.

Matriz RACI roles funcionales y responsabilidades ISO 9001:2015Una matriz RAIC podría formar parte de la información documentada que especifique las autoridades y responsabilidades de un proceso.

Las autoridades.

La autoridad refiere a la potestad y a la doble función de mandar por un lado y de lograr ser obedecido por el otro, que ostentará un individuo por sobre el resto.

La autoridad de una persona es el poder o rol funcional que ocupa dentro una empresa u organización.

Por ejemplo, el dueño de una empresa es la máxima e indiscutida autoridad de la misma, a la cual sus sub alternos o empleados deberán responder cada vez que la dinámica, la necesidad de la misma o de éste lo solicite.

La autoridad se compone de dos clases: la formal, que es aquella que ejerce un jefe sobre sus correspondientes subordinados, y la operativa. Esta es la que se caracteriza porque no se ejerce sobre personas sino que se define como la potestad que tiene alguien para decidir el realizar una serie de acciones concretas.

Un ejemplo de autoridad operativa, es la que tiene el gerente de compras de una empresa para establecer la compra de una serie de materiales que sirvan para desarrollar el trabajo de un proceso.

“La autoridad es una y se ejerce”

Para representar visualmente las autoridades, se puede usar el clásico organigrama, en esta ocasión aplicado a procesos.

El organigrama es una representación gráfica que muestra la estructura funcional de un proceso especifico, indica claramente los nombres de los puestos y las relaciones entre jefe y colaborador, puede incluirse en la información documentada del sistema de gestión de la calidad para especificar a los puestos de autoridad.

Este es un ejemplo de organigrama del proceso de recursos humanos.

organigrama del proceso de recursos humanos, autoridades

La información documentada.

Normalmente un procedimiento o un método documentado, define quienes realizan las actividades, esto implica quien es el responsable de realizarlas; por lo tanto son documentos que definen roles, responsabilidades y autoridades en la parte operativa.

Las descripciones y perfiles de un puesto de trabajo, son documentos donde comúnmente se describen las responsabilidades de un puesto.

¿Debe existir un equilibrio entre autoridad y responsabilidad en un puesto de trabajo?

No, La autoridad es una y se ejerce para alinear esfuerzos; las responsabilidades en un puesto, pueden ser múltiples y se realizan para generar un resultado deseado.

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Guía implementación de ISO 9001:2008

Acerca de Daniel Jimenez

Ingeniero Industrial, Máster en Dirección y Gestión de la Calidad. Con gusto comparto mis experiencias y conocimiento sobre Sistemas de Gestión aquí. Me especializo en aportar soluciones a líderes de sistemas que quieren obtener mejores resultados de sus proyectos de implementación, mejora o auditoría, Clic Aquí Para Conocerlas Hoy.

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3 comentarios

  1. Excelente artículo, en donde podemos ver reflejados algunos de los 14 principios administrativos, por uno de los padres de la Administración Henry Fayol, ingeniero industrial francés, quién estableció:
    1. La división del trabajo
    2. La autoridad
    3. La disciplina
    4. Unidad de mando
    5. Unidad de dirección
    6. Subordinación del interés individual al interés general
    7. Remuneración
    8. Centralización (Descentralización)
    9. Jerarquía
    10.Orden
    11. Equidad
    12. Estabilidad del personal
    13. Iniciativa
    14. Espíritu de equipo
    Gracias Dany como siempre tu trabajo muy profesional. Un abrazo!!

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