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Servicio al cliente: Criterios de calidad para la documentación de ventas en pymes

Criterios de calidad para la documentación de ventas

Dice un gran empresario local que lo básico para el éxito en los pequeños negocios está en la atención a los detalles. En cuestión de servicio al cliente, todos los pequeños detalles suman para darle la calificación de “Calidad”

Una cosa lleva a la otra… casi siempre.

Cuando se trata de ganarse la confianza de un nuevo cliente, proporcionarle un documento de  que respalde su compra es atender los pequeños detalles… ¿Quién no guarda su comprobante de pago?, por si hay necesidad de garantía, para fines contables, para comprobar que el producto es nuestro, para compara el cargo con el estado de cuenta de la tarjeta de crédito, para rellenar la billetera (¿Tú también tienes papelera o billetera?)… en concreto, cuando le das un comprobante de venta a tu cliente le dices “Estoy contigo” ¿Qué mayor confianza que esa?

ticket facturas comprobantes de venta servicio al cliente

Lo que a ti te funciona.

Dar comprobante de venta a tus clientes demuestra tu enfoque de calidad en el servicio y genera los principales registros de ventas que tiene tu negocio, generalmente te ayuda en:

  • Validan las salidas de mercancía por venta de tu negocio
  • Soportan los ingresos del día al sumar con los tickes o facturas
  • Tienes soporte para comprobar tu cumplimiento legal ante autoridades hacendarias
  • Puedes comprobar ante terceros tus transacciones (bancos, cargos por terminales)
  • Puedes comprobar envíos, anticipos, devoluciones y servicios adicionales
  • Son útiles para difundir promociones, descuentos u otra información
  • Puedes hacer estadísticas de tus clientes, con ellos
  • Puedes saber a dónde se fueron y quien compro tus productos en caso de encontrar fallas

Que directrices de calidad puedes seguir para mejorar en este aspecto.

  • Según te lo requiera el cliente entrégale ticket o factura por su compra, asegúrate de que dicho comprobante cumpla con la legislación vigente en tu país y contenga referencia y precio de los productos comprados.
  • Entrega justificante (baucher) de la operación emitida por la terminal en caso de pago con tarjeta de crédito ¡Siempre!
  • Entrega nota o recibo en los siguientes casos:
– Envíos de productos al domicilio del cliente
– Evaluación del producto en el domicilio del cliente
– Recibos por pagos de anticipos
– Notas o vales en casos de devoluciones
– Otros servicios adicionales
  • Datos útiles en el ticket de compra: identificación del establecimiento, fecha de compra, nombre o referencia de artículos comprados, etc.
  • Asegúrate de que todos tus colaboradores estén en la jugada, una vez que definas las reglas para la documentación de ventas al cliente, capacítalos, dales lo necesario para que puedan cumplir y audita por la mejora continua este requisito.
  • Establece un control de documentos: ¿Qué documentos se le dará al cliente?, ¿Qué datos son necesarios?, ¿En qué formatos se proporcionaran?, ¿Cómo se guardaran y cuanto tiempo?, ¿Qué recursos se necesitaran? Por pequeño que sea tu negocio el control es fundamental.

Toma en cuenta todos los detalles para mejorar la calidad del servicio en tu pequeña empresa, la documentación de ventas es básica para reforzar la confianza del cliente en tu negocio.

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Acerca de Daniel Jimenez

Ingeniero Industrial, Máster en Dirección y Gestión de la Calidad. Con gusto comparto mis experiencias y conocimiento sobre Sistemas de Gestión aquí. Me especializo en aportar soluciones a líderes de sistemas que quieren obtener mejores resultados de sus proyectos de implementación, mejora o auditoría, Clic Aquí Para Conocerlas Hoy.

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Un comentario

  1. Excelente artículo como todo lo que se publica en este bliog
    Saludos y gracias

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