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SIPOC – Un diagrama de lo más útil para mapeo de procesos.

Optimiza Tus Mapas De Procesos (SIPOC)

La comprensión, o al menos describir, lo que sucede en tu empresa puede ser un gran paso para la generación de valor agregado en los procesos de la misma.

El mapeo de procesos es un registro visual, representa el flujo de actividades que componen un proceso; gráficamente se ve lo que ocurre, puede ser lo suficientemente simple para cuestiones puntuales y detallado como para identificar problemáticas del trabajo.

Algunos de los beneficios del mapeo de procesos son:

  • Ver lo que le falta y agregarlo.
  • Ver dónde van las cosas mal, y arreglarlos.
  • Puedes reproducir las mejores prácticas, si un grupo está haciendo lo mismo ¿Quién es el mejor y más consistente?
  • Es una herramienta para comunicar al exterior lo que hace la empresa.
  • Te permite mejorar lo que está pasando y centrarte en el valor.
  • Te permite identificar las ineficiencias y derivar acciones para reducir y controlar los costos.
  • Capacitación: La formación del personal puede ser más fácil.

10 consejos para mejorar el mapeo de procesos.

Hay muchas maneras de construir mapas, normalmente debes empezar por el nivel más alto para luego hacer otros más detallados en otras áreas dependientes.

Involucrar a tu personal en los detalles del mapeo puede ser un gran ejercicio.

  1. Comienza el mapeo por el nivel más alto; es tan sencillo como detectar el siguiente flujo en tu empresa: [CREAR UN NUEVO CLIENTE] → [REALIZAR EL PRODUCTO] → [ENTREGAR] → [COBRAR] → [ANALIZAR RESULTADOS]. Cada una de estas etapas, puede tener otros procesos en ellas, y tal vez un poco más abajo encuentres más procesos.
  2. Debes mantenerlos sencillos. Evita producir mapas complicados, con largas etapas engorrosas o tan confusas que te puedes perder.
  3. Empieza por definir los procesos que añaden valor para tus clientes, después los de soporte y los estratégicos.
  4. Hazlos en un pizarrón en blanco al principio y luego cópialos en papel.
  5. Siempre describe el proceso en palabras simples, junto con los objetivos del mismo.
  6. Define los límites: desde / punto final del proceso.
  7. ¿Quiénes participan en las diferentes etapas? Define el puesto de cada quien (quienes hacen el trabajo, clientes, proveedores y quienes administran el proceso)
  8. Usa símbolos consistentes, define una tabla propia de símbolos a usar en tus mapas, pero no pases horas preocupándote por los estándares internacionales – es para ti, tu equipo y nadie más.
  9. Algo como Excel o PowerPoint es probablemente todo lo que necesitas.
  10. Integra a tus clientes (Finales e internos) los clientes generan eventos que disparan la actividad de los procesos, esto te permitirá clarificar los requisitos que aumentan su satisfacción (SIPOC).

Actividades que puedes hacer ya:

Los “Momentos De Verdad” son aquellos instantes dónde el cliente final interactúa con los procesos de la empresa y sobre la base del desempeño éste se forma una opinión de nuestros productos y servicios.

Los procesos que más Momentos De Verdad generan suelen ser: Mercadotecnia, ventas, atención al cliente, entregas al cliente, facturación y cobranza.

En tu organización identifica el proceso que más interactúa con el cliente, revisa sus antecedentes: No conformidades, quejas de clientes, acciones correctivas, desempeño de objetivos y realiza con él un análisis empleando un diagrama SIPOC (plantilla Excel adjunta, ver ejemplo en imagen)

Notas:

¿Qué es un diagrama SIPOC? Es un complemento visual para el mapeo de procesos, en él se integra la participación de proveedores y clientes, además de una declaración de los recursos necesarios (entradas) y los resultados del proceso (salidas).

Es una herramienta sencilla pero muy competente para analizar los requisitos del cliente y  cómo el flujo del proceso ayuda a cumplirlos. Permite determinar las relaciones y limites con otros procesos lo que la hace una potente herramienta visual para potenciar procesos.

El Diagrama SIPOC, es llamado así por sus siglas en inglés Supplier – Inputs- Process- Outputs – Customers.

Ejemplo:

El ejemplo se desarrolla de manera visual en la imagen del artículo, de manera textual así:

diagrama sipoc

Descripción del proceso: Reparación de autos dañados y colisionados

Proveedores:
Distribuidor de auto partes
Propietario del auto

Entradas:
Auto
Auto partes

Salidas:
Auto reparado

Clientes:
Propietario del auto
Agencia de seguros

Flujo del proceso:
1.    El cliente entrega el auto.
2.    Asignación de mecánico.
3.    Inspección del auto.
4.    Estimación de costo y tiempo
5.    Aprobación del cliente
6.    Orden de auto partes
7.    Instalación y reparación
8.    Evaluación
9.    El cliente se lleva el auto.

Facilitadores:
Compañía de seguros

Interactúa

Consigue retroalimentación y ve cómo y qué están haciendo  al aplicar SIPOC en sus procesos, comenta utilizando tu cuenta twitter usando el hashtag #31DSGCDía2

¡Sin timidez!,  estaremos muy interesados en saber cómo te va y cuáles son tus dudas.

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Orientación sobre el concepto y uso del enfoque basado en procesos para los sistemas de gestión  (ISO TC 176 SC 2 N 544R3)

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Acerca de Daniel Jimenez

Daniel Jiménez tiene un máster en dirección y gestión de la calidad; es autor de varios ebooks sobre calidad además del blog Pymes y Calidad 2.0, donde comparte métodos y estrategias novedosas para ayudarte a implementar y mejorar sistemas de gestión. Si estás trabajando en este campo, y quieres hacerlo diferente y mejor, ¡Este blog es para ti!.

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