Anatomía de un proceso de diagnóstico.

¡Todas las empresas tienen sistemas de gestión! Naturales e informales… pero tienen; cuando se crean, de a poco van definiendo procesos, se auto organizan y  definen como van a producir y servir al cliente… en algún momento dado empiezan a definir objetivos y tomar decisiones estratégicas… una de ellas puede ser implementar un sistema de gestión de calidad.

No hay formulas mágicas para implementar ISO 9001 en 40 días, la única vía rápida es que tengas los conocimientos y las practicas que van dando resultados, las cuestiones y las mejores.

Vamos a pasarla bien charlando sobre cómo hacer un diagnóstico para implementación.

De entrada, un diagnóstico es un análisis que se realiza para determinar la diferencia entre el sistema de gestión natural que actualmente tiene la empresa y un sistema de gestión de calidad apto para certificación bajo la norma ISO 9001… ¿Estarás de acuerdo?

Iniciar un proyecto de implementación con un diagnóstico supone muchas ventajas sobre NO hacerlo, algunas:

• Si eres consultor externo, es la primera entrada para demostrar tu talento
• De ser interno, es tu primer paso para refrendar la confianza que se te dio
• Detectas los obstáculos que no solo dificultan una implementación, impiden otros resultados deseados.
• Adquieres un conocimiento detallado del Know How del personal y su nivel de formación
• Puedes determinar la habilidad interna que se tiene para documentar y registrar
• Determinas cuál es la cultura interna respecto a los problemas y cómo los resuelven
• Es un vistazo profundo a los procesos y el alcance del sistema que vas a implementar
• Con los resultados estableces actividades, prioridades y tiempos; vital para un proyecto
• Puedes detectar los riesgos de implementación y hacer planes para mitigarlos
• Es tu primer paso para establecer vínculos de confianza con el personal clave
• ¿Qué otras ventajas piensas que hay?

En resumen, un diagnóstico permite detectar oportunidades de mejora, fortalezas y debilidades con el objeto de diseñar un plan de implementación  de un sistema que realmente mejore el desempeño global de la empresa. Es un paso imprescindible en tu proyecto.

El proceso de diagnóstico para implementar ISO 9001

Ahora veamos de manera sencilla el proceso para realizar un diagnóstico que te permita hacer un buen plan de implementación.

# Inicio de tu diagnóstico de implementación – ¡A buen bosque vas por leña!

Para iniciar un diagnóstico se requiere el apoyo total de la dirección; al momento el representante de la dirección y líder del proyecto de implementación ya debe tener un nombre.

Los requisitos internos también deben estar claros; tiempos, personas implicadas,  a quien se contactara, protocolos y medidas de seguridad en aéreas de operación, tipo de informes y resultados esperados son parte de los requisitos.

Aunque el objetivo primordial es detectar la diferencia entre el estado actual de la empresa con respecto a los requisitos de la norma ISO que aplique, también es oportuno señalar otros obstáculos relacionados y que estén impidiendo el logro de objetivos empresariales, ¡APORTA VALOR!

      Buenas prácticas.

• Nombrar al representante de la dirección de manera formal
• Comunicar de manera directa y positiva al personal la iniciación del diagnóstico
• Tener charlas con los directivos con el fin de clarificar los objetivos a lograr

# Planificación del diagnóstico – No hay buen puerto para quien no sabe a donde va.

Lo primero es organizar al personal, bien se puede integrar un equipo interno de diagnóstico dirigidos por un consultor externo o por alguien interno capacitado. 

Lo siguiente es determinar ¿Quién es el líder de cada proceso?, su nombre, datos de contacto y ubicación, sus horas disponibles… ¡Forma una lista de contactos internos!

Un plan de diagnóstico consiste en hacer una pequeña tabla sencilla que conteste ¿A quién?, ¿Qué puntos del diagnóstico trataremos?, ¿Dónde?, ¿Cuánto tiempo?, ¿Qué información previa se requiere?… ¡Acuerda tu plan!

Conforme a la norma, determina que información previa necesitas en cada etapa del diagnóstico: productos y servicios de la empresa, expedientes de los empleados, diagramas de los procesos, relación de proveedores, otras certificaciones… etc.

      Buenas prácticas.

• Equipos mínimos de 3 personas – integra varias visiones para el consenso
• Realiza el plan y apégate a él, tenerlo te permitirá ajustar cualquier cambio
• Define tus herramientas, cuestionarios, formatos de entrevistas, graficos
  
• Realiza una lista de información previa requerida y comunícala oportunamente

# Ejecución – Más confío en el trabajo que en la suerte.

En el paso anterior realizaste un plan que debe ponerse en marcha, presenta el plan de diagnóstico al personal que estará involucrado, esto servirá para confirmar el momento en que participaran y su disponibilidad, puedes hacerlo en una reunión o mandar un comunicado vía mail.

En marcha. Asiste puntualmente a la cita concertada, sigue un protocolo tipo auditoria, lleva el cuestionario de diagnóstico y anota todos los hallazgos detectados; insiste en que el diagnóstico es algo positivo y motiva a las personas que opinen ¿Cómo pueden hacer mejor si trabajo?

Evaluar un hallazgo del diagnóstico consiste en clarificar la razón de mismo, consultando con un experto técnico, con el resto del personal que te acompaña en el diagnóstico y con los directivos. Se trata de acordar una opinión en conceso.

      Buenas prácticas.

• Organiza una reunión para comunicar el plan de diagnóstico, esto siempre genera compromiso
• Recalca siempre que el diagnóstico es una oportunidad de mejora
• Clarifica y toma decisiones en conceso

# Resultados – Todo es resultado de un esfuerzo.

Después del conceso, llega el momento de preparar un buen informe de los resultados, en cual consiste en mostrar los resultados obtenidos y el nivel de madurez que tiene la empresa respecto a las buenas prácticas de gestión de procesos (aún, si no están certificados deben tener algunas)

Un buen resultado de diagnóstico no solo es un inventario [Si] [No] de cada uno de los elementos de la norma, debería mostrar un nivel de madurez de buenas prácticas.

Del diagnóstico resultan las acciones que integraran tu plan de implementación, pero estas deben ser valoradas y deben dárseles prioridad para integrarlas a un buen plan; por ejemplo una empresa que realiza diseño y desarrollo debe de inmediato trabajar en los elementos de la norma que tratan este punto; empresas que estén ahogadas en problemas recurrentes deberían trabajar inmediatamente en su procedimiento de acciones correctivas.

      Buenas prácticas:

• Realiza un informe ejecutivo y una presentación para todo el equipo
• Utiliza una matriz de prioridades para valorar los hallazgos más relevantes
• Como base define 5 niveles de madurez para las practicas que detectes, referencia: anexo A ISO 9004:2009

Recuerda que un diagnóstico es una imagen que representa las fortalezas y debilidades que tendrá la empresa antes de la implementación, a mediano plazo y después de la implementación… la situación será otra… así que ahí tienes la mejor forma de demostrar que tu trabajo da resultados… un antes y un después.