Exploraremos aquí rápidamente la historia que precede a la Documentación de procesos.
Para apreciar verdaderamente la tecnología de hoy, ayuda mirar hacia atrás y reflexionar sobre el camino hacia el progreso. Para los documentos y el papeleo en el lugar de trabajo, ese camino se remonta a un largo tiempo atrás.
En la antigua China (inventores del papel por cierto), los burócratas registraban los acuerdos entre estados por triplicado (una copia para cada parte y otra para los espíritus) y los almacenaban en vastos archivos, [según el libro de Mark Kurlanksy de 2016, Paper: Paginando a través de la historia Paper: Paging Through History : Mark Kurlansky: Amazon.com.mx: Libros ]
Varios siglos después, la revolución del papel entró en su siguiente etapa.
La Europa medieval vio el desarrollo constante de las fábricas de papel, lo que permitió una forma relativamente primitiva de fabricación en masa. A esto le siguió uno de los inventos más revolucionarios de la historia humana, en 1440, la imprenta (por el alemán Johannes Gutenberg), que cambió el proceso de creación de documentos de un laborioso trabajo manual a un proceso mecánico confiable.
Uno de los primeros registros de documentación de procesos operativos y su impacto positivo que producen, fue realizado por el economista escocés Adam Smith en 1776.
Describió la idea de documentar procesos usando el proceso de una fábrica en la producción de un alfiler:
“Un hombre saca el alambre, otro lo endereza, un tercero lo corta, un cuarto lo apunta, un quinto lo muele en la parte superior para recibir la cabeza; hacer la cabeza requiere dos o tres operaciones distintas; ponerlo es un negocio peculiar, blanquear los alfileres es otro; incluso es un oficio en sí mismo ponerlos en el papel; y el importante negocio de hacer un alfiler se divide, de esta manera, en unas dieciocho operaciones distintas, que, en algunas fábricas, son realizadas por manos distintas, aunque en otras el mismo hombre a veces realiza dos o tres de ellas” referencia https://www.adamsmithworks.org/pin_factory.html
Al combinar la documentación del proceso con la especialización, Smith descubrió que la capacidad de producción de la fábrica de alfileres aumentó en un 24,000 %.
Referencia https://www.geeklawblog.com/2013/06/adam-smiths-pin-factory-and-law-fir.html
Pasaron algunos años más para que la documentación de procesos tomara forma.
A medida que la civilización entró en una era más moderna, tomó forma el mundo de los negocios tal como lo conocemos: un mundo de solicitudes de empleo, hojas de tiempo, informes de gastos y formularios de impuestos.
En la época de la posguerra, los negocios florecieron, junto con la población, pero los documentos en papel siguieron siendo objetos físicos, ocupando una gran cantidad de espacio en escritorios y archivadores.
Sin embargo, se necesitarían años más para que se acuñara la frase “documentación del proceso”.
El crédito por esa frase se debe a un documento de taller presentado por la Agencia Nacional de Irrigación de Filipinas (NIA) en 1978, que describía cómo dos instituciones centradas en la investigación documentaron sus métodos y resultados en sus proyectos independientes de manejo forestal social y manejo forestal conjunto.
El uso del término se extendió rápidamente y pronto pasó a otros sectores y regiones.
Ingreso de la computadora convencional.
Ese mundo de los documentos en papel fue interrumpido por la tecnología informática que cambia rápidamente. Dos cambios revolucionarios que todavía están muy presentes, Adobe PDF y la firma electrónica, hicieron su aparición inicial en la década de 1990.
¿Una nueva era?
Quizás la última revolución en la documentación del lugar de trabajo, la revolución digital, todavía está en marcha. Después de todo, el 82 % de los negocios siguen basados en papel, según la revista BizTech. https://biztechmagazine.com/
Si bien es posible que los documentos físicos se hayan vuelto obsoletos a estas alturas, el papel antiguo sigue siendo una presencia constante en muchos entornos empresariales y continúa consumiendo un espacio valioso.
La renuencia colectiva a dar ese último empujón es comprensible. Los viejos hábitos son difíciles de cambiar y el mundo está cambiando rápidamente.