¿Se ha preguntado alguna vez cómo asegurar que los empleados de su organización tengan las competencias laborales necesarias para desempeñar sus funciones de forma eficaz? ¿O cómo identificar las competencias que necesita su organización para alcanzar sus objetivos?
En particular, la norma ISO 9001:2015 se enfoca en la gestión de la calidad, mientras que la ISO 10015:2019 proporciona directrices específicas para la formación de competencias y el desarrollo del personal.
En este artículo, exploraremos cómo estas normas pueden ayudarle a asegurar que sus empleados estén adecuadamente preparados y tengan las competencias requeridas.
Además, vamos a hablar sobre la gestión de competencias laborales, un proceso que ayuda a las organizaciones a identificar, evaluar y desarrollar las competencias de su personal.
¿Qué son las competencias laborales?
Antes de sumergirnos en las directrices de las normas ISO, es importante comprender qué se entiende por competencias laborales.
Las competencias son el conjunto de conocimientos, habilidades y comportamientos que permiten a un empleado realizar sus tareas de manera óptima y aportar al logro de los objetivos de la organización.
Gestionar las competencias implica identificar, desarrollar y evaluar estas cualidades para garantizar que estén alineadas con los objetivos empresariales.
¿Qué es la gestión de competencias?
La gestión de competencias es un proceso que ayuda a las organizaciones a identificar, evaluar y desarrollar las competencias de su personal.
La gestión de competencias es importante para las organizaciones porque ayuda a garantizar que su personal tenga las competencias necesarias para desempeñar sus funciones de forma eficaz. Esto puede conducir a una mejora del desempeño, una mayor satisfacción del cliente y una reducción de los costos.
¿Qué dicen las normas ISO 9001:2015 e ISO 10015:2019 sobre la gestión de competencias?
Desde el punto de vista de las normas ISO, la competencia se define como la capacidad de aplicar conocimientos y habilidades para lograr los resultados previstos.
La norma ISO 9001:2015 establece que las organizaciones deben definir las competencias necesarias para el desempeño de las funciones y responsabilidades del personal.
La norma ISO 10015:2019, «Gestión de la calidad – Directrices para la gestión de la competencia y el desarrollo de las personas», proporciona una definición más detallada de la competencia:
Competencia: Capacidad de una persona para aplicar conocimientos y habilidades para lograr los resultados previstos.
La norma ISO 10015:2019 identifica los siguientes componentes de la competencia:
- Conocimientos: Información y comprensión de conceptos, hechos, principios o procedimientos relevantes para una tarea o campo específico; adquirida a través de la experiencia, la investigación o la educación.
- Habilidades: La capacidad de aplicar conocimientos y utilizar destrezas para llevar a cabo tareas específicas con éxito.
Las Actitudes son los comportamientos, valores y disposiciones mentales que influyen en cómo una persona se relaciona con los demás y se enfrenta a desafíos en el entorno laboral. Estas se integran con los conocimientos y las habilidades.
La norma ISO 10015:2019 se centra en proporcionar directrices para la formación en el ámbito de la gestión de recursos humanos y desarrollo del personal. Aunque es cierto que las actitudes son un componente importante de las competencias laborales, la norma ISO 10015:2019 se enfoca principalmente en los aspectos más tangibles y medibles de las competencias, es decir, los conocimientos y las habilidades.
Las organizaciones pueden utilizar la definición de competencia de las normas ISO para desarrollar un sistema de gestión de competencias que les ayude a garantizar que su personal tenga las competencias necesarias para cumplir con sus responsabilidades y objetivos.
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Cómo cumplir con las normas ISO 9001 e ISO 10015:
Para asegurar que tus empleados tengan las competencias necesarias, debes considerar la integración de estas dos normas en tu sistema de gestión de competencias. Aquí hay algunas recomendaciones adicionales:
1. Liderazgo comprometido: Obtener el compromiso de la alta dirección es fundamental. Los líderes deben respaldar y promover la gestión de competencias como parte integral de la cultura organizativa.
2. Participación de los empleados: Involucrar a los empleados en la identificación de sus propias necesidades de formación y desarrollo fomenta la responsabilidad y el compromiso.
3. Comunicación efectiva: Mantén a los empleados informados sobre las oportunidades de formación y desarrollo disponibles. La comunicación clara y abierta es esencial para el éxito de la gestión de competencias.
Ejemplos de competencias laborales
A continuación, se presentan algunos ejemplos de competencias que pueden ser relevantes para las organizaciones:
- Competencias técnicas: Conocimientos y habilidades específicas relacionadas con un campo o disciplina.
- Competencias conductuales: Habilidades para interactuar con los demás y trabajar de forma efectiva en equipo.
- Competencias de liderazgo: Habilidades para guiar y motivar a otros.
- Competencias de resolución de problemas: Habilidades para identificar y resolver problemas de forma efectiva.
- Competencias de comunicación: Habilidades para comunicar de forma eficaz de forma oral, escrita y visual.
¿Cómo gestionar las competencias como un proceso?
Aquí hay algunas formas de cumplir con los requisitos y directrices de los estándares con un enfoque de procesos:
Entradas, Desarrollo y Salidas del proceso de gestión de competencias.
La gestión de competencias laborales es un proceso de negocios que ayuda a las organizaciones a identificar, evaluar y desarrollar las competencias de sus empleados.
Entradas
Las entradas del proceso de gestión de competencias laborales pueden ser las siguientes:
- Requisitos del puesto: Los requisitos del puesto definen las competencias necesarias para desempeñar un puesto de trabajo específico.
- Evaluación del desempeño: La evaluación del desempeño proporciona información sobre las competencias actuales de los empleados.
- Consulta con los empleados: La consulta con los empleados proporciona información sobre sus necesidades de desarrollo.
Desarrollo del proceso
El desarrollo del proceso de gestión de competencias laborales se lleva a cabo en los siguientes pasos:
- Identificación de las habilidades y competencias requeridas: La organización debe identificar las habilidades y competencias necesarias para llevar a cabo sus procesos y alcanzar sus objetivos de calidad. Esto puede hacerse mediante la revisión de los roles y responsabilidades de los empleados y la definición de los conocimientos y habilidades necesarios para desempeñar esas funciones.
- Evaluación de las habilidades y competencias actuales: Es importante evaluar las habilidades y competencias actuales de los empleados para identificar brechas de conocimiento o habilidades. Esto se puede hacer a través de evaluaciones de desempeño, entrevistas, pruebas de habilidades, retroalimentación de los clientes, entre otros métodos.
- Planificación y proporcionar formación: Una vez identificadas las brechas, la organización debe desarrollar un plan de formación para cerrar esas brechas e implementarlo. Esto puede implicar la formación interna o externa, la capacitación en el trabajo, cursos, talleres u otras actividades de desarrollo profesional.
- Registro y seguimiento: La organización debe mantener registros de la formación proporcionada a los empleados y hacer un seguimiento de su progreso en la adquisición de las habilidades y competencias necesarias. Esto puede incluir la documentación de certificaciones, asistencia a cursos, resultados de evaluaciones, etc.
- Revisión y mejora continua: La norma ISO 9001 enfatiza la importancia de la mejora continua. La organización debe revisar regularmente la eficacia de su programa de desarrollo de habilidades y competencias y realizar ajustes según sea necesario para garantizar que los empleados estén debidamente calificados y competentes en sus roles.
- Comunicación y concienciación: Es fundamental que la organización comunique a sus empleados la importancia de adquirir y mantener las habilidades y competencias necesarias para el cumplimiento de los objetivos de calidad. Esto puede hacerse a través de reuniones, comunicados internos y otros medios de comunicación interna.
- Participación de la alta dirección: La alta dirección debe estar comprometida con el desarrollo de habilidades y competencias de los empleados y proporcionar los recursos necesarios para llevar a cabo los programas de formación y desarrollo.
Salidas del proceso.
Las salidas del proceso de gestión de competencias laborales son las siguientes:
- Registro de competencias: El registro de competencias es un documento que recopila información sobre las competencias de los empleados.
- Plan de desarrollo: El plan de desarrollo es un documento que detalla las acciones que se llevarán a cabo para mejorar las competencias de los empleados.
- Competencias: Necesidad cubierta respecto a formar las competencias laborales al 100%
Ejemplo.
Una organización que vende productos electrónicos puede tener los siguientes requisitos del puesto para el puesto de vendedor:
- Conocimientos técnicos: Conocimientos básicos de los productos electrónicos que vende la organización.
- Habilidades de comunicación: Habilidad para comunicarse de forma eficaz con los clientes.
- Habilidades de negociación: Habilidad para negociar con los clientes.
La organización puede utilizar la evaluación del desempeño para recopilar información sobre las competencias actuales de los empleados. Por ejemplo, la organización puede preguntar a los empleados cómo calificarían su propio nivel de conocimientos técnicos, habilidades de comunicación y habilidades de negociación.
Basándose en la información recopilada, la organización puede desarrollar un plan de desarrollo para ayudar a los empleados a mejorar sus competencias. El plan de desarrollo puede incluir acciones como formación, capacitación, coaching o mentoría.
Importancia del proceso.
La gestión de competencias laborales es importante para las organizaciones porque ayuda a garantizar que los empleados tengan las competencias necesarias para desempeñar sus funciones de forma eficaz. Esto puede conducir a una serie de beneficios, como:
- Mejora del desempeño
- Aumento de la satisfacción del cliente
- Reducción de los costos
- Mejora de la competitividad
¿Cómo gestionar las competencias en pequeñas y medianas empresas?
Las pequeñas y medianas empresas (PYMES) pueden gestionar las competencias de forma eficaz mediante una serie de estrategias, como las siguientes:
- Simplificar el proceso: Las PYMES pueden simplificar el proceso de gestión de competencias centrándose en las competencias más importantes para el éxito de la organización.
- Utilizar herramientas y recursos de bajo costo: Existen una serie de herramientas y recursos de bajo costo que pueden ayudar a las PYMES a gestionar las competencias.
- Involucrar a los empleados: Las PYMES pueden mejorar la eficacia de la gestión de competencias involucrando a los empleados en el proceso.
Test o pruebas para conocer las competencias.
Vamos a hablar sobre los test o pruebas públicas para conocer las competencias de una persona.
Existen varias pruebas para conocer las competencias de una persona para el ámbito laboral. Estas pruebas suelen evaluar una variedad de competencias, como las competencias técnicas, las competencias conductuales y las competencias de liderazgo.
A continuación, se presentan algunos ejemplos de prueba para conocer las competencias laborales:
- Test de competencias de Hay Group: Esta prueba evalúa una variedad de competencias, como las competencias técnicas, las competencias conductuales y las competencias de liderazgo. www.haygroup.com
- Test de competencias de Korn Ferry: Esta prueba evalúa las competencias técnicas, las competencias conductuales y las competencias de liderazgo. www.kornferry.com
- Test de competencias de SHL: Esta prueba evalúa las competencias técnicas, las competencias conductuales y las competencias de liderazgo. www.shl.com
- Test de competencias de Talent Q: Esta prueba evalúa las competencias técnicas, las competencias conductuales y las competencias de liderazgo. www.trytalentq.com
Estas pruebas son una buena herramienta para que las personas puedan identificar sus competencias y áreas de desarrollo. Sin embargo, es importante tener en cuenta que estas pruebas no son una evaluación definitiva de las competencias de una persona.
Otros medios para conocer las competencias laborales.
Las personas deben considerar los resultados de las pruebas junto con otros factores, como la experiencia laboral, la formación y las recomendaciones de terceros.
Además de las pruebas, también existen otros métodos para evaluar las competencias laborales. Estos métodos incluyen:
- Entrevistas de trabajo: Las entrevistas de trabajo son una buena oportunidad para que los empleadores puedan evaluar las competencias de los candidatos.
- Evaluación del desempeño: La evaluación del desempeño es un proceso continuo que permite a los empleadores evaluar el desempeño de los empleados.
- Formación y desarrollo: La formación y el desarrollo pueden ayudar a los empleados a adquirir o mejorar sus competencias.
Las organizaciones pueden utilizar una combinación de métodos para evaluar las competencias laborales de su personal.
Riesgos en el proceso de gestión de competencias.
Por último, vamos a hablar sobre los riesgos de no gestionar adecuadamente las competencias como un proceso.
La gestión de competencias y el desarrollo del personal son elementos cruciales para el éxito de cualquier organización. Sin embargo, en este proceso, se presentan varios riesgos que pueden obstaculizar la adquisición y mantenimiento de las competencias necesarias. A continuación, se presenta una lista de 30 riesgos relacionados con este proceso, junto con sus descripciones y acciones de mitigación.
Lista de 30 riesgos más frecuentes que afectan al proceso de gestión de competencias.
Esta lista es solo una guía y puede ser considerada de acuerdo a las necesidades específicas de tu organización:
|
Nº |
Riesgo |
Descripción |
Posible Causa |
Acción de Mitigación/Tratamiento |
|
1 |
Identificación inadecuada de competencias |
No se identifican correctamente las habilidades necesarias para el desempeño. |
Falta de comprensión de los roles y responsabilidades. |
Realizar un análisis exhaustivo de roles y competencias requeridas. |
|
2 |
Evaluación de competencias poco precisa |
Las evaluaciones de competencias no son confiables o consistentes. |
Falta de criterios claros de evaluación. |
Capacitar a los evaluadores y establecer criterios de evaluación claros. |
|
3 |
Desarrollo de competencias ineficaz |
Los programas de formación no producen mejoras significativas en las competencias. |
Diseño de programas de formación deficientes. |
Revisar y mejorar constantemente los programas de formación. |
|
4 |
Falta de recursos para la formación |
No se asignan suficientes recursos para programas de desarrollo. |
Limitaciones presupuestarias. |
Justificar la inversión en formación y asignar recursos adecuados. |
|
5 |
Falta de seguimiento de la formación |
No se realiza un seguimiento de la asistencia y el progreso en la formación. |
Falta de sistemas de seguimiento adecuados. |
Implementar sistemas de seguimiento y registro efectivos. |
|
6 |
Resistencia al cambio |
Los empleados pueden resistirse a adquirir nuevas competencias. |
Temor al cambio o falta de motivación. |
Comunicar los beneficios del desarrollo de competencias y fomentar la participación. |
|
7 |
Falta de alineación con objetivos estratégicos |
La formación no está alineada con los objetivos de la organización. |
Falta de comunicación o comprensión de los objetivos. |
Alinear los programas de formación con la estrategia organizativa. |
|
8 |
Rotación de personal |
La pérdida de empleados clave puede afectar la gestión de competencias. |
Falta de retención de talento. |
Implementar estrategias de retención de personal. |
|
9 |
Falta de actualización de contenidos |
Los materiales de formación no se mantienen actualizados. |
Cambios en la industria o tecnología. |
Revisar y actualizar regularmente el contenido de formación. |
|
10 |
Falta de compromiso de la alta dirección |
La falta de liderazgo puede debilitar la gestión de competencias. |
Falta de comprensión o apoyo de la alta dirección. |
Obtener el compromiso activo de la alta dirección en la gestión de competencias. |
|
11 |
Falta de retroalimentación de los empleados |
Los empleados no proporcionan retroalimentación sobre la formación. |
Falta de canales de retroalimentación efectivos. |
Establecer mecanismos para recopilar la retroalimentación de los empleados. |
|
12 |
Desarrollo de habilidades redundantes |
Inversión en el desarrollo de competencias no alineada con las necesidades. |
Cambios en las necesidades de la organización. |
Realizar análisis periódicos de necesidades de competencias. |
|
13 |
Desarrollo de habilidades obsoletas |
Las habilidades desarrolladas pueden volverse obsoletas con el tiempo. |
Cambios en la tecnología o la industria. |
Fomentar el aprendizaje continuo y la actualización de habilidades. |
|
14 |
Falta de comunicación interna |
Los empleados no están al tanto de las oportunidades de desarrollo. |
Falta de canales de comunicación efectivos. |
Establecer un sistema de comunicación interno para promover oportunidades de formación. |
|
15 |
Competencia limitada de instructores |
Los instructores carecen de habilidades adecuadas para proporcionar formación de calidad. |
Falta de capacitación de instructores. |
Proporcionar formación y desarrollo a los instructores. |
|
16 |
Falta de motivación de los empleados |
Los empleados pueden no estar motivados para participar en programas de desarrollo. |
Falta de reconocimiento o incentivos. |
Implementar incentivos y reconocimiento para la participación activa en la formación. |
|
17 |
Cambios en la dirección estratégica |
Variaciones en la estrategia de la organización pueden requerir nuevas competencias. |
Transformaciones en el mercado o la dirección de la organización. |
Adaptar rápidamente los programas de formación a las nuevas necesidades. |
|
18 |
Falta de seguimiento post-formación |
No se evalúa el impacto de la formación en el desempeño laboral. |
Falta de sistemas de evaluación post-formación. |
Implementar evaluaciones post-formación para medir la efectividad. |
|
19 |
Dependencia de individuos clave |
La organización depende en exceso de empleados con competencias críticas. |
Falta de planificación de sucesión. |
Desarrollar planes de sucesión y transferencia de conocimiento. |
|
20 |
Falta de documentación de competencias |
No se mantiene un registro actualizado de las competencias del personal. |
Falta de sistemas de gestión de competencias. |
Implementar sistemas de registro y seguimiento de competencias. |
|
21 |
Falta de diversidad en el desarrollo |
No se promueve la diversidad en el acceso a oportunidades de desarrollo. |
Falta de inclusión en los programas de formación. |
Promover la diversidad y la inclusión en el desarrollo de competencias. |
|
22 |
Desarrollo de competencias inapropiadas |
Los programas de formación no se ajustan a las necesidades específicas de los empleados. |
Falta de personalización en la formación. |
Adaptar la formación a las necesidades individuales. |
|
23 |
Falta de medición de resultados de formación |
No se evalúa el impacto real de la formación en el desempeño laboral. |
Falta de indicadores de desempeño. |
Establecer indicadores clave de desempeño y medir el impacto. |
|
24 |
Falta de acceso a recursos de formación |
Los empleados pueden no tener acceso a recursos de formación adecuados. |
Limitaciones geográficas o tecnológicas. |
Proporcionar acceso a los recursos de formación a través de diversas vías, como plataformas de aprendizaje en línea, bibliotecas de recursos digitales, o estableciendo acuerdos de capacitación con instituciones o proveedores externos. |
|
25 |
Falta de alineación con la cultura organizativa |
Los programas de formación no se alinean con la cultura y valores de la organización. |
Falta de comprensión de la cultura organizativa. |
Diseñar programas de formación que reflejen la cultura y valores de la organización. |
|
26 |
Incumplimiento normativo |
Los programas de formación no cumplen con los requisitos legales y normativos. |
Falta de conocimiento de las regulaciones pertinentes. |
Asegurar que los programas de formación cumplan con los requisitos legales aplicables. |
|
27 |
Desigualdad de oportunidades de desarrollo |
Algunos empleados pueden tener más oportunidades de desarrollo que otros. |
Sesgo en la asignación de oportunidades. |
Implementar políticas y procedimientos equitativos para la asignación de desarrollo. |
|
28 |
Falta de retroalimentación post-formación |
No se recopila retroalimentación de los empleados después de la formación. |
Falta de sistemas de retroalimentación post-formación. |
Establecer mecanismos para recopilar retroalimentación de los empleados después de la formación. |
|
29 |
Insuficiente seguimiento de la implementación |
Los planes de desarrollo no se implementan de manera efectiva. |
Falta de supervisión y seguimiento adecuados. |
Establecer un sistema de seguimiento y supervisión de la implementación de planes de desarrollo. |
|
30 |
Pérdida de conocimiento crítico |
La falta de retención del conocimiento clave puede afectar la gestión de competencias. |
Jubilaciones o salidas inesperadas. |
Implementar estrategias de transferencia de conocimiento y retención de experiencia. |
La gestión de competencias y el desarrollo del personal son procesos que requieren una atención cuidadosa y continua para garantizar que los empleados estén debidamente calificados y competentes. La identificación y mitigación de los riesgos asociados a este proceso son pasos fundamentales para garantizar que las organizaciones alcancen sus objetivos y mantengan un personal altamente capacitado y motivado. Al abordar estos riesgos de manera proactiva, las organizaciones pueden mejorar su capacidad para adaptarse a los desafíos en constante evolución y lograr un desempeño excepcional.