Cómo hacer un boletín interno sobre gestión de calidad.

Cómo hacer un boletín de gestión de calidad para tus compañeros de trabajo.

Es tarea de todos los directivos fomentar la conciencia sobre la importancia de la calidad; si bien existe un coordinador de estos esfuerzos, su gran trabajo es ejercer su liderazgo para que esa concientización de despliegue.

Gracias a la tecnología, hoy existen herramientas que nos permiten comunicar información que puede ser clave para motivar e implicar.

Un camino para generar conciencia y motivación, es comunicar de manera frecuente los resultados que el sistema de calidad va generando y que en realidad son de todos.

Un boletín electrónico interno, puede ser muy bueno para comunicar resultados y contagiar el ánimo por los beneficios que el sistema de calidad aporta.

¿Qué es un boletín?, digamos que es un comunicado breve de información relevante para un grupo especifico de personas.

Se puede entender que es un editorial propio y desarrollado internamente por una persona o un equipo de personas que pertenecen a una organización. Es como un periódico digital o impreso que no debería pasar más allá de una página tamaño oficio (carta o media carta)

¿Cuál sería su propósito? Por principio… comunicar a todos los interesados, de manera  breve los resultados del sistema de calidad… de manera puntual se pueden tratar otros temas que sean competencia de la organización.

Bien empleado, un boletín puede ser una excelente herramienta interna para vender ideas relacionadas con el SGC.

¿Qué temas específicos tratar?

En primer lugar, temas del sistema de calidad, en segundo temas de la organización y que estén dentro de la influencia del sistema de calidad.

Algunos pueden ser:

• Un cuadro de mando con un indicador clave de cada proceso dentro del sistema.
• Un breve análisis sobre los resultados de los indicadores.
• Eventos pasados relacionados con el sistema (auditorias, revisiones de dirección, capacitaciones, procedimientos implementados, cambios, etc.)
• Próximos eventos.
• Acciones para difundir la política de calidad.
• Estado de acciones correctivas y reconocimiento a las personas que han participado en el cierre de las mismas.
• Fotografías de personas en eventos internos, o de personas que hayan realizado acciones o aportes al sistema.
• Notas breves (mini artículos) sobre definiciones y términos, requisitos de la norma y su aplicación en la empresa (como una mini capacitación), diagramas o imágenes de conceptos sobre el sistema.
• Recalcar información sobre hábitos o el uso del sistema “Recuerden utilizar los formatos de registro conforme a lo planteado en sus procedimientos”
• Frases celebres sobre calidad, mejora continua, productividad, trabajo en equipo o temas relacionados.
• Temas relativos a seguridad, avisos de simulacros, brevemente reglas de seguridad en áreas específicas, tips de primeros auxilios.
• Temas de temporada.
• Dale oportunidad a tu creatividad.

OJO un boletín saturado de temas hace la lectura cansada. La intención es conseguir lectores.

¿Con que frecuencia realizar un boletín interno?

Un periodo de 30 días es adecuado para reflejar el desempeño del sistema. La frecuencia muy bien puede relacionarse con el volumen del contenido del boletín, te puedo comentar de una empresa que semanalmente imprimía su boletín al reverso del recibo de pago de salario, tal recibo era de tamaño media carta.

¿Qué herramientas utilizar para hacerlo y distribuirlo?

Es un trabajo totalmente local, no tenemos porque contratar periodistas, editores, ni mandarlo imprimir a un taller impresor… es un trabajo que se puede hacer al interior de la empresa… dos herramientas informáticas que se pueden usar: son Publisher y Word de Microsoft Office, ambas herramientas te permiten crear, evitar e incluso enviar por correo tu boletín.

De entrada tienes que crear una lista interna de correos electrónicos a quienes dirigirás los boletines, pueden  ser gerentes, jefes, supervisores, la alta dirección. A las personas que no tienen acceso a correo electrónicas, se les puede imprimir y pegar en vitrinas, eventualmente si el boletín resulta interesante más personas solicitaran que se les envíe a su correo.

Hay que usar la creatividad para hacer llegar el boletín a las personas que no tienen acceso a una computadora y menos a un correo personalizado de la empresa.

¿Cómo conseguir lectores para tu boletín interno?

Las trivias y concursos son motivadores interesantes para captar lectores; los premios no tienen que ser costosos… una tasa para el café con el logotipo de la empresa, una gorra, un par de tickets para el cine son accesibles en costos y atraen lectores.

Por ejemplo puedes organizar una trivia entorno a la política de calidad de la empresa.

En una edición de tu boletín puedes agregar la política de calidad en un recuadro, en una siguiente edición puedes lanzar una trivia  como la siguiente.

La política:
En Odontología Gándara brindamos servicios médicos dentales, basados en diagnósticos fiables, que sean de entera satisfacción para nuestros clientes. Las competencias certificadas de nuestro personal son la base de nuestro compromiso permanente por la mejora de nuestros procesos de servicios. Accesibilidad, disponibilidad y la aplicación de los principios médicos más recientes son nuestros principios de gestión.

La trivia.
P1. ¿Cuál es la base de nuestro compromiso de mejora en nuestros procesos?
 a) La competencia de mercado, b) la competencia en precios, c) competencia certificada de los dentistas.

P2. ¿Para nuestros clientes “disponibilidad” significa?
a) atención los 365 días del año, b) escucharlos cuando nos hablan, c) que se les realicen limpiezas dentales.

Las condiciones de participación.
La oportunidad de participar es para todo el personal, las cinco primeras personas en contestar correctamente las dos preguntas y presentarse en el departamento de rh con sus respuestas, se harán acreedores a dos tickets para el cine.

Te dejo un link para que descargues un archivo zip que contiene 3 modelos de plantillas en Word (2 dotx) y Publisher (1 pub)

Plantillas Office para boletín

EN RESUMEN

Un boletín interno de gestión de calidad nos puede ser útil como herramienta para comunicar los resultados del sistema, difundir sus principios y requisitos… se vuelve un medio de participación que la organización puede utilizar para difundir la vida del sistema.

Requiere planificación, tiempo y creatividad, como casi todo en esta vida.

¿Qué Te Parece?