Qué es y cómo hacer un diagrama de tortuga.

Un enfoque que ayuda al crecimiento y mejora continua de una pyme, es la gestión de sus procesos. Tener claro cuáles son los elementos de éxito para controlarlos y   mejorarlos es una base fundamental para el desarrollo sano de la empresa;  dicho enfoque  es aportado por las normas de gestión de sistemas de calidad ISO 9001.

Una herramienta de diagramación poderosa y sencilla es el diagrama de tortuga, usado en IS0 9001 para la gestión de la calidad. En él se dibujan todos los elementos que intervienen en un proceso; de esta manera podemos saber: sobre las competencias que requiere el personal, los elementos para controlar el desempeño, los indicadores para el éxito, clarificamos las entradas requeridas y lo resultados que debe generar el proceso, hasta podemos incluir el equipo de seguridad que requiere el personal.

Se llama diagrama de tortuga porque asemeja a dicho animalito, la cabeza representa las entradas, en el cuerpo las actividades de transformación o prestación, cada una de las patas representa: ¿Con qué?, ¿Cómo?, ¿Con que criterios?, ¿Con quién?…la cola representa las salidas o resultados del proceso.

8 pasos para hacer un buen diagrama de tortuga.

1 Identifique su proceso.

Anote en una forma el nombre y una breve descripción del proceso o función que se pretende analizar, existen tres tipos de procesos los de gerencia/dirección, los operativos y los de apoyo, los más comunes son: ventas, producción, planificación estratégica, recursos humanos entre otros; agregue un consecutivo (000001) a su proceso en turno para hacer el diagrama de tortuga. En este ejemplo seleccionamos el proceso de ventas de una empresa genérica.

2 Identifique las entradas del proceso.

Cree una tabla con dos columnas y varios renglones, titule la primera columna como “Entradas” y la segunda como “Proveedores”. En “Entradas” identifique todos los elementos que pueden ser requerimientos necesarios como documentos, materias primas, energía, resultados de otros procesos, especificaciones, dibujos, estudios…etc.; en “Proveedores” declare quien proporciona dicho elemento de entrada.

3 Identifique las salidas de su proceso.

Aquí nos concentramos en los resultados y a quien se los proveeremos; realice una tabla con dos columnas, una para las “salidas” y otra para los “clientes”, las salidas son los propósitos tangibles del proceso que están relacionadas con un cliente en especifico…ya tenemos la parte central de su diagrama de tortuga.

4 ¿Con qué?.

Vamos a declarar que infraestructura usamos para realizar las actividades del proceso, aquí nos centramos en equipos, instalaciones y los puestos de trabajo responsables de dicha infraestructura. Trazamos una tabla de tres columnas, en una relacionamos los equipos e instalaciones, en otra lo clasificamos y en la última asignamos el responsable de su cuidado y mantenimiento, algunas empresas más complejas y con experiencia en documentos abren una columna más y relacionan el documento controlado relativo al  mantenimiento del equipo.

5 ¿Con quién?.

Aquí es donde relacionamos los puestos de trabajo implicados en el proceso, se empiezan a declarar las autoridades y responsabilidades. Podemos trazar una matriz de 6 columnas, nombrando las columnas con “puesto”, “formación requerida para el puesto”, “habilidades interpersonales requeridas”, “experiencia en el puesto”, “nivel educativo del puesto”, de requerirse se pueden agregar columnas para registrar el “equipo de seguridad personal” requerido para él puesto.

6 ¿Con que criterios?.

Aquí definimos los indicadores  para evaluar el desempeño del proceso con respecto a las metas y objetivos de los planes estratégicos o de calidad, formulamos indicadores con su unidad de medida y los relacionamos con puestos o equipos de trabajo.

7 ¿Cómo?.

Toca declarar los métodos, técnicas o procedimientos documentados al momento, necesarios para la realización y control de los procesos, trazamos una matriz de tres columnas, “Método de control”, “Elaboro”, “Aprobó el método”.

8 Finalmente

acomodamos todas las partes para obtener visualmente el diagrama de tortuga.

13 Diagramas de Tortuga (Auditorías Internas, Ventas, Producción, Logística, Entregas a clientes, Compras, Calidad, Capacitación, Mantenimiento, Ingeniería, Metrología, Recursos humanos, Revisión por la dirección) incluidos en la guía rápida.