¿Por qué es «súper importante» codificar los documentos ISO de la manera más complicada y robusta posible?

Introducción a la codificación de documentos

¡Claro que sí! Porque si algo nos enseña la vida en la gestión de calidad es que entre más complicado sea todo, ¡mejor!

¿Quién quiere encontrar un documento en 5 segundos cuando puedes dedicarle media hora a descifrar un código secreto digno de la NASA?

Hoy te voy a explicar —con toda la seriedad que el caso no merece— por qué deberías (o mejor dicho, NO deberías) crear sistemas de codificación documental tan complejos que ni el propio autor pueda descifrar qué demonios significan.

¿Qué dice ISO 9001 realmente sobre identificar documentos? (Spoiler: nada de complicarlos)

 Según ISO 9001:2015, cláusula 7.5.2, la organización debe identificar adecuadamente su información documentada.

¿Dice ISO que debes crear códigos como SMP-XYZZ-APQ-47820-GG para un simple formato de vacaciones?

¡NO!

ISO simplemente pide:

• Que sepas qué documento es cuál.
• Que esté protegido y accesible para quien lo necesita.
• Que sepas cuál es la versión correcta.

¿Complicarlo innecesariamente? Solo si quieres ser recordado como el «Señor de los Códigos Imposibles«.

Grandes beneficios de tener códigos complicadísimos (¡nótese el sarcasmo!)

¡Ah, los increíbles beneficios de usar códigos crípticos! Vamos a ver algunos:

• Búsquedas épicas: ¿Te aburres en la oficina? No te preocupes, pasarás horas buscando documentos como si fuera una cacería del tesoro.
• Errores garantizados: Cada vez que alguien trate de codificar un nuevo documento, prepárate para el festival de equivocaciones.
• Gente feliz (no): A todos les encantará perderse en tu sistema. Especialmente los nuevos empleados que ya bastante tienen con sobrevivir.
• Auditorías inolvidables: Nada como ver a un auditor fruncir el ceño mientras intenta entender por qué la política de calidad tiene un código que parece el nombre de un robot japonés.
• Productividad inversa: Porque ser ineficientes también es una estrategia… ¿verdad?

¿Cuándo sí vale la pena complicarse (de verdad)?

Para ser justos, hay momentos donde un sistema robusto y estructurado sí se necesita. Por ejemplo:

• Empresas con miles de documentos donde un error puede significar millones de dólares perdidos.
• Industrias reguladas como farmacéutica, aeroespacial o nuclear, donde no puedes darte el lujo de nombrar los documentos “manualcito-final-final-este-sí”.
• Integraciones con bases de datos y sistemas de terceros que requieren estructuras complejas.

Pero, fuera de esos casos… complicar solo por deporte no es precisamente el objetivo de un buen sistema de gestión.

Cómo codificar documentos ISO como un genio (sin ser un villano)

¿Quieres hacer bien las cosas? Te dejo algunos tips para que tu codificación sea útil, no una pesadilla:

• Sé lógico, no críptico: Usa identificadores simples como área, tipo de documento y un número. Ejemplo: COM-PRC-003 (Comercial – Proceso – Documento 3).
• Manténlo corto y dulce: Evita combinaciones infinitas de letras y números.
• Agrega la versión, no la fecha de tu cumpleaños: Algo sencillo como V2, V3, etc.
• Hazlo entendible para humanos normales: No solo para criptógrafos de la Segunda Guerra Mundial.
• Usa una matriz de control: Un documento donde digas: este código = este documento.
• Revisa y mejora: Tu sistema debe evolucionar, no fosilizarse.

Conclusión: ¡Complicar no es igual a controlar!

!Ya!:

Codificar tus documentos como si fueran coordenadas secretas de la NASA no mejora tu sistema de calidad.

Lo único que logras es:

• Desesperar a todos.
• Generar errores.
• Hacer que el auditor te mire raro.

Tu misión, si decides aceptarla: crear un sistema de codificación tan claro, tan sencillo y tan lógico que hasta el becario de primer día pueda encontrar el procedimiento correcto… ¡y sin necesidad de llamar a emergencias!