Definiendo los riesgos al implementar ISO 9001.
Ya de por si implementar un sistema de gestión es un riesgo en sí; enfrentar éste reto sin la visión de los riesgos que te pueden hacer tropezar una y otra vez en tu avance, es como meterte en un laberinto con los ojos cerrados…
Leyes de Murphy
“Un proyecto mal planeado se lleva tres veces el tiempo estimado para terminarse, uno bien planeado tomará solamente el doble.”
Podemos decir que un riesgo es el efecto (poco positivo) de aquel evento inesperado que impacta en el avance de tu proyecto de implementación de ISO 9001. Los riesgos pueden afectar en: costos, tiempos y calidad de los resultados; es por eso que debes poner toda tu competencia proactiva en visualizar los posibles riesgos que implica implementar ISO antes de que las leyes de Murphy sean tu realidad.
Ley de la atracción
«La ley de la atracción es la idea de que los pensamientos influyen sobre las vidas de las personas, argumentando que son unidades energéticas que devolverán a la persona una onda similar»
Yo prefiero dedicar un poco de tiempo en analizar los riesgos de implementación y planificar acciones de mitigación, y después olvidarme de ellos, por darles muchas vueltas en realidad se podrían presentar, ¿No Crees?
Los tipos de riesgos
En mi experiencia personal existen los siguientes riesgos al implementar ISO:
1. Riesgos del personal
Tienen que ver con las competencias del personal y la presencia del mismo. Influye el nivel y tipo de educación académica, la experiencia y antigüedad en el puesto, la cantidad y disponibilidad de personal, incluso hasta su motivación y ganas.
2. Recursos para la implementación
Son los relacionados con los recursos financieros necesarios para ir pagando cada etapa de la implementación, sin recursos no hay avances, un presupuesto planificado y disponibilidad de patrocinios, apoyos, subvenciones y negociaciones es lo mejor.
3. Alcance del sistema
Tienen que ver con el horizonte de aplicación del sistema, desde el principio es importante definir el alcance y comunicarlo constantemente para no terminar haciendo otras cosas que implican más tiempo.
4. Físicos y tecnológicos
En ocasiones queremos implementar software de gestión a la par con la implementación del sistema de gestión de calidad, si el software esta poco probado puede ser un lastre en lugar de aportar agilidad.
5. Entregas en tiempo
Riesgos de estimación de tiempos; nos falto tiempo para realizar un volumen especifico de actividades definidas; también implica la calidad de las actividades entregadas, si fueron mal hechas no se aprovecho el tiempo
6. Manejo de los mismos riesgos
Visualizar los riesgos en la implementación, planificar acciones para mitigarlos y no aplicarlos oportunamente es tema de manejo de riesgos, OJO también tienen que ver con los conocimientos del equipo de implementación.
Aquí una tabla con ejemplos de riesgos y acciones para mitigarlos
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Lista ejemplo de riesgos que se presentan al implementar ISO 9001 |
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Riesgos posibles |
Acción posibles para mitigar riesgo |
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Riesgos del personal |
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El personal clave no estará disponible cuando sea necesario y conforme al cronograma de implementación. |
Negociación y contacto constante con los involucrados para la ejecución del cronograma, en su defecto, convocatoria vía alta dirección – las relaciones sociales son clave |
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El personal clave del proceso no cuenta con habilidades y conocimientos que les permitan realizar sus tareas de implementación. |
Realizar y ejecutar un plan de formación para el personal clave y negociar la participación puntual con la dirección y lideres de procesos |
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El gerente no estará disponible durante el proyecto. |
Retroalimentación con informe de avances del proyecto al líder del procesos. |
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Riesgos de los recursos |
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La partida presupuestaria para el proyecto de implementación no estará disponible en el tiempo acordado. |
Hacer un presupuesto de implementación autorizado por dirección conforme al cronograma (paralelo en tiempo), distribuirlo a contabilidad y compras, hacer las órdenes de compras conforme avance el proyecto. |
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La alta dirección no logrará tomar decisiones en un tiempo adecuado. |
Aunque la gerencia está disponible casi en un 100%, la validación deberá ser definitiva por la alta dirección en encuentros mensuales sujeta a presupuesto previamente autorizado. |
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Los resultados tangibles no serán revisados de acuerdo a la agenda. |
Negociar tiempos de entregas, en caso de que sea solicitado un resultado entregable fuera de cronograma. |
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Riesgos del alcance del sistema |
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Falta de claridad en la definición del alcance del sistema terminará en numerosos cambios de alcance. |
Negociar las implicaciones de los cambios, en el calendario disponible, considerar como de las primeras actividades a definir en el cronograma de implementación. |
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Falta de claridad en la definición del alcance del sistema terminará en conflicto con el cliente en cuanto al alcance. |
Elaborar contrato de servicio de consultoría con una clausula específica donde quede detallado el alcance, o carta definición de alcance. |
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Falta de claridad en la definición del alcance terminará impactando en el presupuesto elaborado previa ejecución del proyecto. |
Considerar como de las primeras actividades a definir en el cronograma de implementación y elaborar el presupuesto de gastos. |
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Riesgos físicos y tecnológicos (generalmente software) |
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La tecnología tendrá limitaciones técnicas o de desempeño que podrán en peligro el proyecto. |
Analizar otros proveedores u opciones, optar por el auto desarrollo, o concentrarse solamente en el sistema de gestión que es más importante que cualquier software. |
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Los componentes tecnológicos no podrán integrarse con facilidad. |
Analizar otros proveedores u opciones, optar por el auto desarrollo, o concentrarse solamente en el sistema de gestión que es más importante que cualquier software. |
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La tecnología no ha sido probada y no podrá cumplir con los requerimientos del cliente y del proyecto. |
Correr pruebas y validaciones con especialistas, optar por no emprender nuevas tecnologías al implementar un sistema |
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Riesgos de entrega en tiempo |
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El tiempo de respuesta de la organización no será adecuado a lo pactado con la certificadora |
Evaluar si lo registros recopilados permitan realizar una evaluación razonables, según los requerimientos de la norma |
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Los tiempos de entrega acordados exceden la capacidad del equipo humano que trabaja en el proyecto |
Asignar más personal, revisar y simplificar actividades, replantear tareas, es una oportunidad para rediseñar procesos. |
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Los tiempos de entrega no fueron precisados de manera adecuada |
Planificar tiempos de holgura para mitigar |
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Riesgos del manejo de Riesgo |
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La inexperiencia relativa del líder del proyecto de implementación resultará problemas de presupuesto y de agenda. |
Revalidar siempre los objetivos vs. Los resultados tangibles deseados y reajustar el enfoque, asesoría externa. |
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La falta de seguimiento al plan de implementación creará problemas difíciles de resolver. |
Presentar el problema a la alta dirección para fines de toma de decisión final y comunicarla a las áreas implicadas |
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La dirección estimará un presupuesto poco adecuado para el proyecto. |
Realizar el plan en equipo y validar con un experto que ayude a definir los elementos del presupuesto. |
Para mayor información consulta la Guía rápida: ¿Cómo implementar un sistema de gestión de calidad? o deja un comentario.
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