Un Sistema de Gestión de Calidad (SGC) es un sistema para crear resultados que se ajustan a los requisitos del cliente interno y externo. En esencia es una herramienta utilizada para mejorar el desempeño interno y la rentabilidad del negocio.
Un SGC robusto está impulsado por la necesidad de mejorar continuamente los procesos y sus resultados. Es una herramienta que evoluciona con el tiempo para ayudar a las empresas a ofrecer continuamente productos y servicios de la más alta calidad.
¿Pero qué características debemos destacar al momento de diseñar un SGC para su implementación?
En este artículo nos centraremos en las características de diseño que deberíamos darle a un SGC
Características de diseño de un sistema de gestión de calidad:
Cumplimiento normativo: El estándar ISO 9001:2015 dicta requisitos y principios para sistemas de gestión de calidad, que es necesarios completar en la organización, con el fin de que esta certifique su SGC. También tiene que ver con el cumplimiento legal y reglamentario establecido por organismos regulatorios aplicables a la empresa.
Estructura clara: El sistema debe tener una estructura bien definida que permita a las organizaciones comprender fácilmente cómo mantener los requisitos de la norma ISO 9001:2015 y mejorar su desempeño. Debe estar organizado de manera lógica y seguir un enfoque basado en procesos. El sistema debe ser fácil de usar y comprender para los empleados, sin requerir una capacitación extensa.
Flexibilidad: El sistema debe ser lo suficientemente flexible para adaptarse a las necesidades y características específicas de cada organización, sin ser demasiado complejo o difícil de administrar. Debe permitir la personalización y la incorporación de prácticas y procedimientos, siempre y cuando cumplan con los requisitos de la norma.
Un sistema de gestión adaptable es un sistema que puede cambiar y adaptarse a los cambios en el entorno y las necesidades de la organización. Esto significa que el sistema debe ser capaz de cambiar su estructura, procesos y recursos para responder a los cambios en el mercado, la tecnología y las preferencias de los clientes.
Sería escalable. El sistema debe poder escalarse hacia arriba o hacia abajo a medida que la organización crece o se reduce.
Se integraría con otros sistemas. El sistema debe poder integrarse con otros sistemas dentro de la organización, como el sistema ERP, el sistema CRM u otros sistemas basados en diferentes normas ISO.
Orientado al valor: El sistema debe agregar valor a la organización al mejorar la calidad de los productos o servicios, aumentar la satisfacción del cliente, optimizar los procesos y gestionar los riesgos y oportunidades. Debe ser capaz de demostrar beneficios tangibles y medibles para la organización. El sistema debe ser rentable y no debe requerir una gran inversión para implementarlo o mantenerlo.
Medición y seguimiento: El sistema debe incluir mecanismos para medir y monitorear el desempeño de calidad de la organización. Debe permitir la recopilación de datos, el establecimiento de indicadores clave de desempeño y la generación de informes para evaluar el cumplimiento de los objetivos y la eficacia del sistema.
Orientado a la mejora continua: El sistema debe promover la cultura de mejora continua dentro de la organización. Debe proporcionar un marco para la identificación de áreas de mejora, la implementación de acciones preventivas, y la revisión periódica de los procesos y el desempeño de la calidad.
Fácil de implementar: El sistema debe ser relativamente fácil de implementar, evitando una carga excesiva de trabajo y complicaciones innecesarias. Debe proporcionar orientación clara y herramientas prácticas para ayudar a la organización a implementar los requisitos de la norma de manera efectiva.
Fácil de gestionar: El sistema debe ser fácil de gestionar y mantener en el tiempo. Debe contar con un enfoque claro de responsabilidades y roles dentro de la organización, así como con una estructura de documentación y registros que sea accesible y actualizable de manera sencilla.
Sería seguro: El sistema debe ser seguro y proteger la información documentada de la organización.
Concluyendo
Además de estas características, el sistema también tendría que estar alineado con las metas y objetivos de la organización. Necesitaría ayudar a la organización a mejorar su calidad, reducir sus costos y aumentar la satisfacción de sus clientes.
Es importante tener en cuenta que las características específicas del sistema de gestión de calidad pueden variar según las necesidades y contextos de cada organización. Estas características mencionadas anteriormente son generales y pueden adaptarse para garantizar que el sistema cumpla con los requisitos de la norma ISO 9001:2015 y las expectativas de la organización.