Empecemos:
Al administrar cuidadosamente los costos de implementación de ISO 9001, las empresas pueden optimizar el costo general del proyecto y obtener un sistema bien diseñado e implementado.
Pero, ¿Cuánto cuesta implementar ISO 9001:2015?
En general, el costo de implementar ISO 9001:2015 en una empresa puede ser significativo, pero también puede ser una inversión que valga la pena. Al implementar el estándar, las empresas pueden formalizar y mejorar sus sistemas de gestión, lo que puede conducir a una mayor eficacia, productividad y satisfacción del cliente.
En este artículo discutiremos los costos relacionados con la implementación de un sistema de gestión de calidad.
Veamos:
I. Beneficios de la Implementación de ISO 9001
Se ha escrito mucho sombre los beneficios de implementar un sistema de gestión de calidad, pero podemos destacar tres grandes beneficios: la gestión por procesos que reorganiza a la empresa con un enfoque de sistemas consiguiendo la eficacia operativa; la mejora continua impulsada por la gestión de la calidad y la satisfacción y confianza de los clientes, claro esto cuesta, pero veamos cómo manejarlo.
II. Factores que Influyen en los Costos de Implementación
El costo de la certificación ISO 9001 puede hacer que las organizaciones se muestren reacias a obtener la certificación. Aunque obtener la certificación ISO 9001 puede ser costoso, existen muchos factores que influyen en el precio del proyecto en general, muchos de los cuales están bajo su control.
El costo de implementar el estándar en una empresa puede variar ampliamente según una serie de factores, como el tamaño de la organización, la complejidad de sus operaciones y los recursos necesarios para lograr el cumplimiento.
Los siguientes son algunos de los factores que pueden afectar el costo de la implementación de ISO 9001:2015:
- El tamaño y la complejidad de la empresa. Las empresas más grandes y complejas normalmente tendrán costos de implementación más altos que las empresas más pequeñas y sencillas. (Alcance y número de empleados)
- Los recursos que la empresa ya tiene establecidos. Las empresas que ya cuentan con parte de la documentación y los procesos necesarios suelen tener costos de implementación más bajos que las empresas que comienzan desde cero.
- El organismo de certificación elegido. El costo de la certificación variará según el organismo de certificación elegido. Algunos organismos de certificación son más caros que otros.
- La capacidad administrativa de los costos que tenga el líder de implementación. La elaboración de un presupuesto, su supervisión continua, la capacidad de negociación, gestión de conflictos, toma de decisiones, la prevención de los riesgos tienen todo que ver.
Un factor que lo define todo.
El tamaño y la complejidad de su organización (número de empleados) influirán en gran medida en el costo de implementación. Una forma de ayudar a controlar el tamaño puede ser limitar el alcance. Si bien esto siempre debe hacerse en beneficio de los resultados esperados de la organización, las empresas pueden ser conscientes de que el alcance afecta directamente el costo de la Certificación. Por ejemplo, las sucursales y ubicaciones adicionales requieren días de auditoría adicionales, por lo que se deben considerar cuidadosamente los beneficios de incluir sucursales.
III. Componentes del Costo de Implementación
A. Evaluación Inicial: La importancia de realizar una evaluación inicial para determinar la brecha entre el estado actual de la empresa y los posibles requisitos a cumplir.
Todas las empresas nace con cierto orden organizacional o han realizado intentos de implementar la norma en el pasado, una evaluación inicial de este orden o acciones anteriores respecto a los requisitos del estándar ISO 9001:2015 permitirá identificar las brechas y prioridades; preguntas como ¿por dónde iniciar?, ¿qué tenemos ya?, ¿cómo obtener beneficios inmediatamente? quedarán respondidas; trabajar con las brechas le permitirá optimizar el factor Tiempo. Recuerde a mayor tiempo, más costo.
B. Capacitación y Concientización: Tendrá la necesidad de capacitar al personal de la empresa sobre los requisitos de la norma ISO 9001 y la implementación efectiva del sistema de gestión de calidad.
Tenemos que brindar a los empleados los talleres, cursos y seminarios necesarios para que puedan maximizar positivamente sus capacidades y ayudar en la implementación.
Además, los empleados competentes y confiables minimizan los riesgos y los problemas, lo que puede ayudar a su organización a ahorrar dinero.
C. Documentación y Procedimientos: La creación de documentación, como manuales de calidad, procedimientos y registros, implica un costo en términos de tiempo, esfuezo y recursos.
El cumplimiento del estándar ISO 9001 requiere de mantener y conservar información documentada. El costo documental inicia con la capacitación, el uso del tiempo de las personas para documentar, implementar la documentación. Es un costo significativo en términos de esfuerzo.
D. Auditorías y Certificación: Una vez implementada la norma, es necesario realizar una auditoría externa y obtener una certificación ante ISO y los organismos de acreditación locales e internacionales, lo cual implica costos asociados.
Un organismo de registro y certificación ante ISO lleva a cabo la auditoría de registro. El costo depende de la cantidad de empleados, cuán compleja es su organización y el tiempo en días dedicado a la auditoría.
El costo cubrirá los gastos de viaje, las tarifas administrativas y las tarifas de certificación.
IV. Estimación de los Costos de Implementación
Ahora que tenemos una idea más clara, debemos estimar los costos de implementación con el fin de responde a la alta dirección su típica pregunta ¿Cuando me va costar?, veamos.
Es necesario definir el proyecto de implementación, es decir; su alcance, su especificación (project charter), desglose en fases y tareas, y el costo de cada tarea.
Además de lo anterior hay que tomar en cuenta otros factores como ¿lo haremos nosotros o contrataremos ayuda externa?, ¿ya tenemos algunos avances o partimos de cero?, ¿hay un organismo certificador en nuestra localidad o tenemos que traer alguien de fuera?
Aquí hay un desglose grafico de los costos típicos asociados con la implementación de ISO 9001:2015:
Es de resalta que estos pueden variar según las características específicas de cada empresa.
V. Cómo reducir el costo de la certificación ISO 9001:2015
Exploremos aquí algunos consejos para la gestión efectiva de los costos de implementación, como establecer un presupuesto claro, evaluar opciones de capacitación asequibles y buscar proveedores de servicios competitivos.
Una buena noticia es que su organización tiene la libertad de implementar la norma ISO 9001 por su cuenta. La forma en que decida y planifique la implementación afectará significativamente el costo final. Recuerde, siempre puede mejorar la eficiencia haciendo más con menos recursos y reduciendo costos de implementación.
Inicie determinando el Alcance.
Defina claramente de dónde a dónde, detalle los procesos que incluirá la certificación de sus sistema de calidad, limite claramente lo que necesita; siempre puede ampliar en futuras renovaciones de certificado. Hay errores a evitar en la determinación del alcance que pueden costar.
Administre la implementación con metodologías de gestión de proyectos.
Ordenar por fases y tareas la implementación le permitirá ir ordenadamente, esto hace que sea oportuno al percibir lo riesgos que pudieran disparar los costos, un plan para gestionar el proyecto de implementación le facilitara el esfuerzo, de clic aquí para saber más.
Inicialmente, comience con una evaluación / diagnostico / análisis de las brechas, tomar en cuenta lo que ya se tiene hecho facilitará las cosas.
Haga un presupuesto.
No todos los costos del implementar ISO 9001 se suceden al inicio del proyecto, se pueden ir dando conforme se avanza en las distintas fases y tareas, esto permite reabastecer los ingresos necesarios para cubrir los gastos. Siempre se puede negociar con la ayuda externa o los organismos de certificaciones con el fin de hacer planes de pago justos para ambos. Administrar paso a paso un presupuesto le permitirá gestionar el costo y reaccionar a los riesgos.
Evalué la necesidad de ayuda externa como servicios de capacitación o consultoría.
Evalúe los efectos de contratar a un consultor.
Su organización puede crear un plan de implementación y ponerlo en marcha con sus propios recursos en lugar de contratar a un consultor externo. Pero si desea utilizar el servicio de consultores externos para implementar ISO 9001, ellos pueden ofrecerle distintas modalidades del servicio de intervención, por ejemplo 1 harán todo el proceso de implementación para su organización; 2 crear un plan por usted y guiarle a usted y su equipo en el proceso de implementación, digamos que 35% ellos y 65% usted.
Si los necesita, contacte al menos tres organizaciones de consultoría y evalúe sus planes y costos. Sin embargo siempre, tendremos el costo de la transferencia de conocimiento de la organización a los consultores para que puedan diseñar el Sistema de Gestión de Calidad.
Proporcionar formación basada en fuentes internas.
ISO 9001 ya tiene muchos años en el mercado, en su organización es posible que cuente con personal que ya tenga experiencia en el estándar, puede identificarlos y organizarlos para actualizar sus competencias con cursos de ISO 9001 e ISO 19011, y que estos diseñen programas internos de capacitación, impartan la capacitación y certifiquen las competencias del resto del personal necesario, por ejemplo; es valido.
Comuníquese con varios organismos de certificación, al menos tres.
Obtenga cotizaciones de más de un servicio de certificación para determinar los costos totales, incluidas las visitas de vigilancia de los próximos tres años. Enfóquese en organismos especialistas en el sector de su organización. Pregunte a los organismos de certificación si ofrecen tarifas especiales para su tipo de organización.
Esté atento a las tarifas ocultas. Evite gastos innecesarios discutiendo la cotización con la alta dirección.
Seleccione las herramientas de gestión de calidad más adecuadas
Hay que adquirir copias del estándar ISO 9001 directamente en el sitio web de la ISO o con organismos nacionales de acreditación. Decida sobre el uso de software y plantillas para gestionar los documentos, estos deben ser propios a su organización y a su presupuesto.
Para el seguimiento y medición hay que evaluar que equipos son necesarios, esto conlleva la contratación de servicios externos de calibración, siempre tenga al menos tres opciones.
Finalizando:
No deje que los costos de la certificación ISO lo desanimen. La clave es que su organización comprenda completamente los estándares, especialmente los beneficios, para que sea más fácil determinar el rango de precios, reducir el costo y estimar las tarifas de certificación de ISO 9001.
Considere detenidamente cómo la certificación ISO 9001 es beneficiosa para los procesos, clientes, empleados, productos, servicios y operaciones generales de su organización. De esta manera, podrá mirar más allá de los costos y ver que se trata de una mejora y una inversión que no querrá perderse.