7.1.6 de la ISO 9001: Cómo Aprovechar el Conocimiento Tácito y Explícito
El conocimiento se puede dividir en dos categorías principales: tácito y explícito.
Conocimiento Tácito: Es el conocimiento que es difícil de articular o expresar con palabras ya que a menudo se trata de «saber cómo» hacer algo sin necesariamente haberse entrenado o preparado. Se adquiere a través de la experiencia personal y la intuición. Este tipo de conocimiento es subjetivo y se encuentra en la mente de las personas.
- Características:
- Subjetivo: Varía de una persona a otra, basado en experiencias únicas.
- Implícito: Se adquiere a través de la práctica y la observación.
- Difícil de transmitir: No se puede fácilmente documentar o enseñar.
- Ejemplos:
- La habilidad de montar en bicicleta.
- La intuición de un líder experimentado.
- El conocimiento tácito de un artesano sobre su oficio.
Conocimiento Explícito: Es el conocimiento formal que puede ser articulado y codificado, que se puede almacenar, documentar, comunicar y transmitir fácilmente. Por ejemplo manuales, procedimientos, y cualquier información que se pueda escribir o transmitir verbalmente.
- Características:
- Objetivo: Se basa en hechos y datos verificables.
- Expreso: Se puede comunicar a través de palabras, números o símbolos.
- Fácil de transmitir: Se puede almacenar en libros, bases de datos, manuales, etc.
- Ejemplos:
- Las fórmulas matemáticas.
- Los procedimientos operativos estándar.
- Las definiciones de un diccionario.
Mientras el conocimiento tácito es más subjetivo y basado en la experiencia individual, por otro lado el conocimiento explícito es más objetivo y puede ser verificado y validado por otros.
En el contexto de una organización, el conocimiento tácito se refiere a las habilidades y experiencias no documentadas de los empleados, mientras que el conocimiento explícito se refiere a la información y los datos documentados y disponibles para todos. La gestión efectiva de ambos tipos de conocimiento es crucial para el éxito de una organización.
Importancia en las Organizaciones
Ambos tipos de conocimiento son cruciales para el éxito de las organizaciones. El conocimiento explícito permite la estandarización y la fácil transferencia de información, mientras que el conocimiento tácito es clave para la innovación y la creación de valor a través de la experiencia y la intuición.
La gestión efectiva del conocimiento implica equilibrar y facilitar la conversión entre conocimiento tácito y explícito para aprovechar al máximo el capital intelectual de la organización.
Ambos tipos de conocimiento son esenciales y se complementan entre sí.
¿Te gustaría saber cómo aplicar estos conceptos en la gestión de calidad?
En el contexto de un Sistema de Gestión de Calidad (SGC) basado en la norma ISO 9001:2015, la gestión del conocimiento es fundamental para asegurar la eficacia del sistema y el cumplimiento de los requisitos de los clientes y otras partes interesadas.
La norma, en su cláusula 7.1.6 «Conocimientos de la organización», establece la necesidad de determinar, mantener y poner a disposición los conocimientos necesarios para el funcionamiento de los procesos y el logro de la conformidad de los productos y servicios.
Aquí te explico cómo se pueden aplicar y vincular el conocimiento tácito y explícito dentro de un SGC conforme a la ISO 9001:2015:
1.Identificación de Conocimientos Necesarios
La Identificación de Conocimientos Necesarios es como hacer un inventario de todo lo que sabemos en una empresa para poder hacer nuestro trabajo bien y cumplir con los estándares de calidad.
¿Por qué es importante? La norma ISO 9001:2015, en su cláusula 7.1.6, nos dice que debemos saber qué conocimientos necesitamos para operar y cumplir con los requisitos de nuestros productos o servicios.
Conocimiento Explícito:
- Documentación de procesos y procedimientos: Crear y mantener documentos como manuales de procedimientos, instrucciones de trabajo, políticas y normas, que detallan cómo se deben llevar a cabo los procesos. Esto incluye también manuales técnicos y especificaciones de productos.
- Bases de datos y registros: Mantener bases de datos con registros históricos, resultados de auditorías, informes de no conformidades y acciones correctivas, para facilitar el acceso al conocimiento explícito acumulado.
Conocimiento Tácito:
- Mapeo de competencias: Identificar y documentar las competencias y habilidades clave de los empleados que son críticas para los procesos. Esto puede incluir habilidades prácticas o conocimientos especializados que no están formalmente documentados.
- Evaluación del conocimiento crítico: Identificar áreas donde el conocimiento depende fuertemente de la experiencia de los empleados y que no está completamente documentado, como conocimientos técnicos especializados o intuiciones sobre problemas de calidad recurrentes.
2.Mantenimiento del Conocimiento
El mantenimiento del conocimiento es como cuidar de un jardín: hay que regarlo, quitar las malas hierbas y plantarlo de nuevo cuando sea necesario. En el caso de las empresas, se trata de asegurarse de que todo lo que sabemos, tanto lo que está escrito (conocimiento explícito) como lo que sabemos hacer (conocimiento tácito), se mantenga vivo y accesible.
¿Por qué es importante? Imagina que un empleado con mucha experiencia se jubila y se lleva consigo todos sus conocimientos. ¡Sería una pérdida enorme! El mantenimiento del conocimiento evita que esto suceda.
¿Cómo se hace?
- Documentando todo: Desde procedimientos hasta lecciones aprendidas.
- Capacitando al personal: Transmitiendo el conocimiento a las nuevas generaciones.
- Creando comunidades de conocimiento: Espacios donde los empleados puedan compartir sus experiencias.
- Utilizando herramientas digitales: Bases de datos, plataformas de colaboración, etc.
¿Por qué es relevante la ISO 9001? La norma ISO 9001:2015, en su cláusula 7.1.6, nos obliga a identificar y mantener el conocimiento necesario para operar nuestros procesos. Esto significa que mantener el conocimiento no es solo una buena idea, sino un requisito para cumplir con esta norma internacional de calidad.
3.Puesta a Disposición del Conocimiento
La puesta a disposición del conocimiento es como abrir una biblioteca donde todos los empleados pueden encontrar la información que necesitan para hacer su trabajo de la mejor manera.
¿Por qué es importante? Imagina tener un tesoro escondido en un baúl. Si nadie sabe que está ahí, nunca lo podrán usar. Lo mismo pasa con el conocimiento en una empresa: si no lo compartimos, no sirve de nada.
¿De qué conocimiento hablamos? Tanto del explícito (manuales, procedimientos) como del tácito (experiencia, habilidades).
¿Cómo se hace? Hay muchas formas, desde crear bases de datos hasta organizar reuniones de intercambio de conocimientos. Lo importante es que la información sea accesible para todos los que la necesiten.
¿Por qué es relevante la ISO 9001? La norma ISO 9001:2015, en su cláusula 7.1.6, nos obliga a no solo identificar el conocimiento, sino también a ponerlo a disposición de todos los que lo necesitan. Esto asegura que todos trabajen con la misma información y que se eviten errores.
4.Conversión de Conocimiento Tácito a Explícito
La conversión de conocimiento tácito a explícito es como traducir un idioma secreto a uno universal. Imagina que un maestro artesano tiene una técnica única para crear un producto, pero no sabe cómo explicarla con palabras. La conversión consiste en tomar ese conocimiento «secreto» (tácito) y transformarlo en algo comprensible para todos, como una guía escrita, un video o un diagrama (conocimiento explícito).
¿Por qué es importante?
- Compartir experiencia: Permite que el conocimiento de los expertos sea accesible para todos.
- Preservar el conocimiento: Evita que se pierda el conocimiento cuando un empleado se va.
- Fomentar la innovación: Al compartir ideas, se generan nuevas y mejores soluciones.
- Cumplir con la ISO 9001: La cláusula 7.1.6 de la ISO 9001:2015 exige que las organizaciones identifiquen y gestionen sus conocimientos.
¿Cómo se hace?
- Entrevistas: Conversar con expertos para capturar su conocimiento.
- Grupos focales: Reunir a un grupo de personas para discutir y compartir experiencias.
- Modelado: Crear diagramas o modelos que representen procesos o conceptos.
- Documentación: Escribir manuales, guías o artículos.
Ejemplo: Un chef con años de experiencia puede tener una receta secreta para un plato delicioso. Al convertir esta receta en una guía escrita con medidas exactas y fotos, está transformando su conocimiento tácito en explícito, permitiendo que otros cocineros puedan replicar el plato.
Tabla comparativa entre el conocimiento tácito y el explícito.
Aquí tienes una tabla comparativa entre el conocimiento tácito y el conocimiento explícito en el contexto de la cláusula 7.1.6 «Conocimientos de la organización» de la ISO 9001:2015:
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Aspecto |
Conocimiento Tácito |
Conocimiento Explícito |
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Definición |
Conocimiento obtenido a través de la experiencia personal, difícil de articular y transferir formalmente. |
Conocimiento que es fácil de documentar, articular, escribir y compartir formalmente. |
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Naturaleza |
Implícito, interno y subjetivo; reside en la mente de las personas y se basa en la experiencia, intuición y habilidades. |
Explícito, externo y objetivo; se puede documentar y almacenar en medios físicos o digitales. |
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Ejemplos |
Habilidades individuales, pericia, intuiciones, creencias culturales, valores, ideas, percepciones, y observaciones. |
Manuales de calidad, procedimientos, instrucciones de trabajo, bases de datos, registros, políticas y documentos. |
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Métodos de Captura |
Difícil de capturar; a menudo requiere interacción personal, como mentoría, capacitación en el puesto, y comunidades de práctica. |
Fácil de capturar mediante documentación, creación de registros, y desarrollo de bases de datos y manuales. |
Transferencia |
Se transfiere a través de la observación, la práctica, la comunicación interpersonal y la experiencia compartida. |
Se transfiere fácilmente a través de documentos, bases de datos, medios digitales, y capacitación formal. |
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Retención |
Depende de la retención de empleados y del desarrollo continuo de habilidades y competencias. |
Retenido en documentos, sistemas de gestión documental, y registros, lo que facilita su preservación y acceso. |
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Relevancia en ISO 9001:2015 |
Importante para entender el «cómo» y el «por qué» de los procesos y las prácticas, contribuyendo a la mejora continua. |
Crucial para garantizar la conformidad de los procesos, la coherencia en las operaciones y el cumplimiento de requisitos normativos. |
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Gestión según ISO 9001:2015 |
Fomentar la transferencia de conocimientos mediante mentorías, sesiones de aprendizaje y cultura organizacional colaborativa. |
Asegurar que la documentación esté actualizada, accesible y que se realicen auditorías y revisiones periódicas. |
Esta tabla comparativa ayuda a entender cómo ambos tipos de conocimiento contribuyen al sistema de gestión de calidad y cómo se pueden gestionar de manera efectiva según la ISO 9001:2015.
Aplicación en ISO 9001:2015
La cláusula 7.1.6 de ISO 9001:2015 exige a las organizaciones:
- Determinar los conocimientos necesarios para la operación de sus procesos y el logro de la conformidad de productos y servicios.
- Mantener estos conocimientos y asegurarse de que están disponibles en la medida que se necesiten.
- Considerar el conocimiento actual y los cambios necesarios cuando se realicen cambios en el SGC.
- Auditorías Internas: Realiza auditorías internas regulares para asegurar que tanto el conocimiento tácito como el explícito se estén utilizando de manera efectiva.
- Mejora Continua: Utiliza el ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act) para revisar y mejorar continuamente cómo se gestionan y aplican ambos tipos de conocimiento.
- Retroalimentación y Evaluación: Recoge opiniones formales de los empleados sobre la utilidad de los documentos y las prácticas de transferencia de conocimiento, y ajusta según sea necesario.
Al integrar de manera efectiva el conocimiento tácito y explícito en el SGC, una organización puede mejorar su capacidad para prevenir no conformidades, satisfacer a los clientes y mejorar continuamente sus procesos y productos. Esto fortalece la base del sistema de gestión de calidad y ayuda a cumplir los objetivos organizacionales de manera consistente.