Protegido: Los costos de implementación y mantenimiento de un Sistema de Calidad

¿Cómo disminuir los altos costos de implementación y mantenimiento de un sistema de gestión, de manera que se compense con los beneficios que la organización recibirá por su certificación?

Se distinguen dos condiciones – (1) La implementación y – (2) El Mantenimiento del SGC.

La primera, debería realizarse conforme a una metodología de gestión de proyectos, ¡Porque eso es! Es una serie de acciones debidamente planificadas con el fin de implementar un SGC, un proyecto tiene un tiempo finito a diferencia de su producto (SGC) que es permanente.

Todo proyecto debería seguir, a lo menos cuatro fases; 1 Definición, 2 Planificación, 3 Ejecución y 4 Terminación. Y en cada acción de todo proyecto implementación debería administrarse 3 elementos: 1 Tiempo, 2 Costos de implementación, 3 Calidad (lo que hicimos es lo que planificamos).

Usar diagramas de Gantt, matrices de tiempo, costos de implementación y calidad del proyecto, junto con una supervisión del proyecto en cada una de sus etapas, te permite identificar oportunamente cualquier desviación y reaccionar de manera relevante.

La calidad en un proyecto, tiene mucha relación con la planificación de las acciones que lo constituyen, si planificamos un curso de elaboración de procedimientos y manuales con cierto temario en específico y cierta cantidad de horas en una fecha determinada, la calidad de esta acción, consiste en comprar para determinar la integridad de lo que se planificó con lo que se realizó. 

Ejemplos de costos de implementación o más bien casos de costos.

Seguir una metodología de gestión de proyectos te permitirá identificar y gestionar los costos de implementación del SGC y durante todo su mantenimiento, el no hacerlo te puede acarrear costos innecesarios que se pueden llevar de por vida o al menos hasta que alguien se de cuenta; te daré unos ejemplos:

Una empresa fabricante de productos para la construcción de vivienda decidió certificarse en ISO 9001, durante la implementación eligieron a una casa certificadora internacional y de mucho prestigio, cuyo nombre sonaría muy bien en todas las acciones de mercadotecnia; su mercado meta eran los desarrolladores de vivienda local y nacional, que ni por asomo les requerían ISO 9001 para ser sus proveedores, sin embargo distintos organismos legales y reglamentarios del desarrollo de vivienda, si exigían que productos específicos cumplieran con normas específicas de distintas características de calidad (resistencia, impermeabilidad, seguridad, etc.). Las últimas crisis en el sector de la construcción los obligo a analizar sus costos de mantenimiento del SGC, se dieron cuenta que existían un organismo nacional de acreditación dedicado a su sector que podía certificarles su SGC y las distintas normas de calidad de sus productos… al decidir el cambio de organismo certificador lograron reducir su costo anual de mantenimiento un 25%… Una correcta selección de una casa certificadora debe hacerse durante la fase de planificación del proyecto de implementación para evitar costos de implementación innecesarios a futuro.

Mucha gente pregunta ¿cuál es la mejor casa certificadora? No existe un observatorio que expida un ranking, muchas han ganado prestigio internacional en el tiempo, la mejor es la que entienda bien tu negocio y tenga empatía con sus estrategias presentes y futuras.

Otro ejemplo de costos sencillo; muchas empresas, durante la implementación, ponen en marcha un pequeño laboratorio interno de metrología (lo cual incrementa los costos por la compra de equipo y capacitación que se requiere) porque se los recomendó el asesor de implementación, siendo que los clientes nunca les solicitan un certificado de las características dimensionales (o de otra magnitud) de cada lote de producto que les entregan. Analizando más a fondo los procesos te das cuenta de los sub ensambles de producción no requieren características de magnitud para pasar a la siguiente etapa del proceso… luego vienen auditores externos a poner NC’s al laboratorio por no cumplir con la norma de laboratorios de metrología, que por cierto no la requiere porque no da servicio a terceros… ¿Y todo esto por qué? malas prácticas.

Situaciones como las dos anteriores hacen que los costos se inflen más de lo necesario y en un momento dado son cuestionados.

Los costos de mantenimiento, tienen mucho que ver con la definición y alcance del SGC en sus primeras etapas de implementación.

Es en la fase de definición y planificación donde se deberían definir claramente y por escrito los beneficios de un SGC, un alcance claro, una política y objetivos de la calidad apegados a lo que necesita la empresa y sus clientes son la base para contrastar los costos vs beneficios.

Te recomiendo siempre seguir una metodología de gestión de proyectos para implementar un SGC, la metodología que he documentado en la guía rápida: ¿Cómo implementar un sistema de calidad? Sigue una metodología de proyectos, te invito a descargar el primer capítulo gratuitamente.  

Saludos